張正義山東省鄄城縣民政局

婚姻登記檔案管理工作存在的問題與措施

張正義
山東省鄄城縣民政局

婚姻登記檔案的管理是我國民生檔案管理的重要組成，規(guī)范化的婚姻登記檔案管理，能夠使之更好的服務(wù)于婚姻管理相關(guān)工作中，是民政檔案部門的重要職責(zé)。本文分析并闡述了婚姻檔案管理工作中存在的問題，提出針對性的婚姻登記檔案管理工作的優(yōu)化措施，旨在提升婚姻檔案管理處的為民服務(wù)水平。

婚姻登記；檔案管理；問題；措施

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和城鄉(xiāng)人口的大批量流動，婚姻登記檔案的利用與查詢工作開始被人們重視起來?；橐鰴n案的使用頻率開始增多，國民離婚率的大幅度增長、再婚、社會保險以及出國打工等多方面工作，都需要婚姻證明材料。檔案的利用率不斷升高，再加上檔案管理本身存在的一些弊端，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然無法適應(yīng)新形勢的需求，因此，加強(qiáng)對婚姻登記檔案的有效管理工作，是民生部門為人民服務(wù)，保障國民合法權(quán)益的重要民生工程之一。

一、婚姻檔案管理工作中存在的問題

1、婚姻登記檔案中有損毀、遺失等現(xiàn)象

由于婚姻檔案管理工作在初期的不到位，沒有一個科學(xué)系統(tǒng)的管理模式，因此不同年代的婚姻檔案存在著不同程度的蟲蛀、水盡和破損情況，在鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)甚至還存在檔案資料丟失的情況。

2、檔案利用的不規(guī)范

檔案儲存相關(guān)部門在提供相關(guān)服務(wù)的時候，雖然存在著檔案利用相關(guān)制度，但工作人員的不重視，并未按照規(guī)定程度進(jìn)行嚴(yán)格辦理，對來訪者身份的審查相對不嚴(yán)格，保密措施不到位，對其利用情況未做出及時、有效的的登記，同時工作人員沒有做好檔案利用的統(tǒng)計工作[1]，造成檔案在借出之后內(nèi)容的泄密，甚至出現(xiàn)原件意識的情況，嚴(yán)重?fù)p害了當(dāng)事人的合法權(quán)益，對社會造成一定影響。

3、在提供檔案服務(wù)上，檢索的效率偏低

隨著近幾年來，婚姻檔案的高利用率，閱檔和服務(wù)的人數(shù)在不斷增多，而多數(shù)檔案利用者對原登記地點(diǎn)與時間的不明確，使得檔案檢索工作存在較大難度。在及上我國檔案系統(tǒng)的整體龐大性，依然使用傳統(tǒng)的人工檢索方式，其查閱的范圍和難度都相當(dāng)大，甚至出現(xiàn)查詢不到的情況。

二、婚姻登記檔案管理工作的優(yōu)化措施

1、嚴(yán)格貫徹《婚姻登記檔案管理辦法》，依法辦事

我國在2006年頒布了《婚姻登記檔案管理辦法》，加強(qiáng)了對各地區(qū)婚姻檔案的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，這一制度的頒布促使著我國檔案管理朝著制度化與規(guī)范化方向大步邁進(jìn)[2]。因此，婚姻登記的相關(guān)工作人員必須要嚴(yán)格的、全面的掌握《辦法》中各種制度和規(guī)定，嚴(yán)格將其執(zhí)行在工作的方方面面中，重點(diǎn)對檔案的歸檔、整理以及查詢做好監(jiān)督，保證檔案的科學(xué)性管理。將婚姻檔案大致分為四類，結(jié)婚類、離婚類、補(bǔ)發(fā)類以及撤銷類。在每一類別上按照當(dāng)事人為單位進(jìn)行整理和裝訂，檔案的排列嚴(yán)格按照年份和月份等進(jìn)行，并配備嚴(yán)密的流水賬號，方便后期查找。

2、提升婚姻登記檔案的管理水平

民政局和相關(guān)的答案管理部門應(yīng)當(dāng)將為民服務(wù)的原則謹(jǐn)記在心，通過定期教育與培訓(xùn)工作，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和責(zé)任心。通過保證檔案管理室的科學(xué)布置，保證其具備防潮、防火和防盜的基本性條件，同時還需要加快檔案管理的信息化水平，通過紙質(zhì)檔案與電子檔案的并存，實現(xiàn)婚姻檔案的“雙套機(jī)制”[3]，確保檔案管理的絕對安全。

3、提升檔案管理的信息化水平

為確保檔案調(diào)檔程度的簡化，從而更好的為利用者提供高效服務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極的將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實現(xiàn)微機(jī)管理與檢索，以現(xiàn)代的計算機(jī)相關(guān)技術(shù)作為依托，對檔案的服務(wù)空間進(jìn)行最大程度的開發(fā)，以不斷提升檔案查詢服務(wù)層次的提升。計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步極大的促進(jìn)了檔案儲存的方式，因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)積極的研發(fā)檔案管理新技術(shù)，通過微機(jī)、光盤、磁介質(zhì)等工具進(jìn)行檔案的有效管理[4]。根據(jù)云計算相關(guān)技術(shù)進(jìn)行檔案信息資源的整合與細(xì)化，從而建立一種較為完備的檔案管理技術(shù)和模式，對離婚檔案、結(jié)婚答案、補(bǔ)辦和撤銷檔案等進(jìn)行細(xì)化分類，在計算機(jī)設(shè)備上進(jìn)行細(xì)化標(biāo)注，方便后期的檔案查詢與利用。

4、完善婚姻登記檔案管理制度

隨著我國《新婚姻法》以及《辦法》的出臺，對婚姻資料的等級、審查、入庫、查閱、保密管理等工作都做出了細(xì)化規(guī)定，并對當(dāng)事人在初期填寫的表格、證件以及寫字墨水等都做出了統(tǒng)一的規(guī)定，保證每一各環(huán)節(jié)的絕對嚴(yán)密。檔案的歸檔工作中，必須保證材料的完備和準(zhǔn)確，按照不同種類進(jìn)行細(xì)化裝訂與存放。同時，在檔案的查詢工作中，還需要實行查詢登記制度，對查檔人的身份、介紹和用途等作出詳細(xì)說明，并加蓋公章，實現(xiàn)檔案管理與使用一系列的規(guī)范化。

5、強(qiáng)化政務(wù)公開，提升檔案管理的依法行政水平

在檔案管理相關(guān)工作中，人員必須要嚴(yán)格的按照制度進(jìn)行檔案利用、借閱以及管理等分析。同時，對檔案的登記條件、工作原則、工作電話、辦公時間、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)以及監(jiān)督機(jī)構(gòu)等都需向社會各界公開，接受社會大眾的廣泛性監(jiān)督，以正視工作的實際水平，勇敢的接受社會大眾對部門工作的實施監(jiān)督，提升本部門依法行政的水平。

6、加強(qiáng)婚姻登記檔案工作的隊伍建設(shè)

針對人員建立起完備的管理體系，需要認(rèn)識到人才隊伍管理的重要性，加大力度進(jìn)行專業(yè)性人才的聘用與開發(fā)，促進(jìn)婚姻檔案相關(guān)人員對理論知識的更新，以不斷提升其工作專業(yè)水平與道德素質(zhì)。同時應(yīng)當(dāng)建立一套科學(xué)的競爭機(jī)制，以促進(jìn)人員對自身軟素質(zhì)的提升。

結(jié)束語

婚姻登記檔案的管理工作關(guān)系著民生，在人民群眾的生活中有著重要的影響，與人民的切身利益有著密切聯(lián)系，為我國人民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)是婚姻檔案管理處的重要職責(zé)，也是實現(xiàn)其實際價值的重要環(huán)節(jié)。

[1]石金瑞.試談婚姻登記檔案管理工作存在的問題、原因及對策[J].蘭臺內(nèi)外,2012,02（03）：42-43.

[2]趙舉,楊彩燕.淺議婚姻登記檔案管理工作存在問題和應(yīng)對策略[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊,2016,11（05）：198-199.

[3]李娟.對婚姻登記檔案管理的幾點(diǎn)建議[J].中國商界（上半月）,2010,06（08）：167-168.

[4]顧巖.對做好婚姻登記檔案管理工作的分析及建議[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,12（11）：54-55.