鐘啟超

（中共云南省委黨校 組織人事處，云南 昆明 650111）

論數(shù)字化干部人事檔案管理

鐘啟超

（中共云南省委黨校 組織人事處，云南 昆明 650111）

數(shù)字化干部人事檔案管理，是隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展而產(chǎn)生的有別于傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理的新的檔案管理形態(tài)。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理的弊端及繁瑣程序，數(shù)字化干部人事檔案管理具有安全性、集約性、節(jié)約性、高效性、實(shí)效性、規(guī)范性等優(yōu)勢。但是，這種新的管理模式，也受制于檔案的信息管理技術(shù)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等因素。因此，推廣數(shù)字化干部人事檔案管理，要高度重視干部人事檔案的價(jià)值、部門協(xié)同配合推進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理、紙質(zhì)檔案同步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理、管理理念也要向服務(wù)化轉(zhuǎn)變。具體操作上，要完善數(shù)字化干部人事檔案技術(shù)管理，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、人事檔案搜索引擎和電子副本、管理風(fēng)控機(jī)制等，同時(shí)要注重提高數(shù)字化干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

數(shù)字化；干部人事檔案；檔案價(jià)值；標(biāo)準(zhǔn)化；規(guī)范化；協(xié)同推進(jìn)

數(shù)字化干部人事檔案管理是指隨著計(jì)算機(jī)、掃描、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫和存儲等技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的對干部人事檔案進(jìn)行存儲、加工、檢索、傳輸?shù)囊环N新型檔案管理形態(tài)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查借閱等日常工作的數(shù)字化，并可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享?？茖W(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，既為檔案的現(xiàn)代化管理提供了先決條件，也對傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理模式帶來了挑戰(zhàn)。目前，大多數(shù)干部人事檔案仍以手工方式、紙質(zhì)材料為主，其管理弊端及繁瑣程序日益凸顯。因此，數(shù)字化干部人事檔案管理也是廣大檔案管理工作者亟須研究的一項(xiàng)全新課題。

一、數(shù)字化干部人事檔案管理的優(yōu)勢

數(shù)字化干部檔案管理在操作層面一般是把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用。相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理形式，數(shù)字化干部人事檔案管理主要有以下優(yōu)勢。

（一）安全性

干部人事檔案需要永遠(yuǎn)保存，所以，一旦檔案材料出現(xiàn)滅失的情況，往往很難予以還原和替代。在傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理過程中，檔案材料經(jīng)常會出現(xiàn)損壞等情況，數(shù)字化檔案則沒有這種風(fēng)險(xiǎn)，檔案存儲的安全性更高。數(shù)字化干部檔案管理通過數(shù)字化錄入、電子檔案的建立以及信息化管理，可以替代原件使用，減少紙質(zhì)檔案的翻閱次數(shù)，延長其使用壽命。

（二）集約性

傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理，一般都實(shí)行有形的庫房存儲，存儲空間非常有限。數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)，從紙張等轉(zhuǎn)變?yōu)楣獗P、硬盤等新型載體。這些載體體量小、容量大，可以有效地節(jié)省檔案的存儲空間，因此，可以有效地突破空間局限，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造了有利的條件。

（三）節(jié)約性

傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案材料的數(shù)字化，既是“無紙化辦公”的重要內(nèi)容，符合保護(hù)環(huán)境、節(jié)約資源的大趨勢，又可以充分實(shí)現(xiàn)資源共享，從而節(jié)省很多物力和財(cái)力。這些節(jié)省下來的資源，一是用來促進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化、風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制的完善化等。二是用來獎勵(lì)數(shù)字化干部人事檔案的管理人員和參與人員等，是一舉多得的好事。

（四）高效性

傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理模式，由于是以紙質(zhì)材料為主，所以，查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等工作，一直處于一種封閉的狀態(tài)，查找和增添檔案材料都需要手工操作，比較繁瑣。數(shù)字化干部檔案管理實(shí)現(xiàn)從手工檢索到電腦檢索的轉(zhuǎn)變，檔案管理人員僅僅需要根據(jù)系統(tǒng)操作提示，省去了逐卷逐頁查找的時(shí)間，極大地提高了工作效率。

（五）實(shí)效性

傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理從信息收集、加工整理到入庫存檔，往往要多人協(xié)作，經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，花很長的時(shí)間。這樣，有時(shí)就會造成信息過時(shí)，影響檔案材料使用的實(shí)效性，給干部管理帶來諸多不便。數(shù)字化干部人事檔案管理可以避免這個(gè)問題，及時(shí)進(jìn)行信息更新，從而保證檔案材料使用的準(zhǔn)確性。［1］

（六）規(guī)范性

數(shù)字化干部檔案可以有效地杜絕在查閱檔案過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改等現(xiàn)象的發(fā)生，既提高了檔案管理的規(guī)范性，又保障了檔案的真實(shí)性。同時(shí)，數(shù)字化干部檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，為檔案管理由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)化為動態(tài)管理提供了必要條件。

二、數(shù)字化干部檔案管理的制約因素

（一）信息技術(shù)尚不能滿足干部人事檔案管理的要求

信息技術(shù)是數(shù)字化干部人事檔案管理中的核心，因此，可以這樣講，信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用水平，直接決定了數(shù)字化干部人事檔案管理的效能。由于我國的數(shù)字化干部檔案管理還處于起步階段，檔案信息技術(shù)發(fā)展與數(shù)字化干部人事檔案管理的實(shí)際需求，還有一定的差距。第一，很多關(guān)鍵技術(shù)難題未能有效突破，制約了檔案管理人員的數(shù)字化檔案管理工作，甚至還有可能降低檔案管理的效能。第二，目前的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)尚不能完全杜絕干部人事檔案面臨的泄密和篡改的風(fēng)險(xiǎn)。第三，當(dāng)下很多單位的數(shù)字化檔案管理硬件嚴(yán)重缺乏，計(jì)算機(jī)的作用往往局限于信息錄入、編輯和文件打印，加之許多設(shè)備存在老化或過時(shí)的現(xiàn)象，軟件的搜索功能和兼容性也比較差，影響了檔案數(shù)字化的推進(jìn)速度和效率。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理而言，數(shù)字化干部人事檔案管理與信息技術(shù)有著重要關(guān)聯(lián)，這就對檔案管理者的綜合素質(zhì)提出了新的更高的要求，因?yàn)槿耸聶n案數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜，而且要求保密。但是，當(dāng)前既懂檔案業(yè)務(wù)知識，又精通計(jì)算機(jī)管理的復(fù)合型檔案管理人員短缺，成為干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)過程中的一大瓶頸。檔案管理員大都缺乏數(shù)字化檔案管理專業(yè)知識的系統(tǒng)培訓(xùn)，另外，檔案管理員工作流動性相對較大，極大制約了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。

基于此，目前，多數(shù)干部人事檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)管理階段，以“保管型”的管檔方式為主，缺乏干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，無紙化閱檔基本沒有實(shí)現(xiàn)，仍靠人工管理、手工檢索，工作量大、效率低下、準(zhǔn)確性差。既不利于檔案的保管利用，又影響了服務(wù)效率。

三、切實(shí)推進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理的著力點(diǎn)

（一）高度重視干部人事檔案的價(jià)值和數(shù)字化工作

檔案有著自身不可替代的價(jià)值。檔案價(jià)值是指檔案對國家、社會組織或個(gè)人的有用性，它是主體（檔案利用者及其利用需求）與客體（不同時(shí)代產(chǎn)生的各種類型、載體、內(nèi)容的檔案）之間的關(guān)系范疇。［1］干部人事檔案是干部個(gè)人情況的反映以及參與社會活動的記載，包括干部學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎懲處罰等，是個(gè)人發(fā)展的重要考察依據(jù)之一。紙質(zhì)干部人事檔案具有唯一性，一旦滅失無法補(bǔ)救，所以，要大力推廣數(shù)字化干部人事檔案管理，保護(hù)好紙質(zhì)干部人事檔案。

（二）部門協(xié)同配合，推進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理

數(shù)字化干部人事檔案管理，不僅在系統(tǒng)上涉及干部統(tǒng)計(jì)、黨員統(tǒng)計(jì)等，也涉及包括班子建設(shè)、干部任免、干部教育、黨員管理等多項(xiàng)內(nèi)容。因此，應(yīng)當(dāng)全員參與，明確干部人事檔案信息采集的分工，形成科學(xué)、有序、規(guī)范、協(xié)調(diào)的運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源整合、避免重復(fù)勞動。尤其要避免只有先進(jìn)數(shù)字化干部人事檔案管理的設(shè)備，但是沒有主觀上的配合和支持的現(xiàn)象發(fā)生。要加大對干部人事檔案數(shù)字化管理的宣傳力度，讓單位各部門認(rèn)識到數(shù)字檔案的重要性，鼓勵(lì)大家積極參與到檔案的建設(shè)中。

（三）同步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理

目前，在干部檔案數(shù)字化建設(shè)中，紙質(zhì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的落后，制約了檔案數(shù)字化的發(fā)展。要推進(jìn)干部檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，就必須抓好干部紙質(zhì)檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。干部檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化其本身也是一個(gè)非常系統(tǒng)的工程，如果在紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展，那么，干部檔案數(shù)字化建設(shè)將有質(zhì)的飛躍。

（四）從被動提供服務(wù)向主動提供服務(wù)轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理中，收集檔案、歸集檔案是工作的重點(diǎn)，致使檔案的利用率并不高，其服務(wù)效能沒有得到充分發(fā)揮。數(shù)字化的檔案更加具有智能性，能夠突破原來“一檔一查”的局限性，因此，數(shù)字化干部人事檔案管理中，要注意管理理念的服務(wù)化，不應(yīng)再以被動提供服務(wù)為主要的服務(wù)方式，而應(yīng)根據(jù)相關(guān)的信息需求主動提供服務(wù)。［2］

（五）完善數(shù)字化干部人事檔案的技術(shù)管理方式

1.建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。要干部人事檔案管理數(shù)字化，首要的問題是建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫。目前已有許多公務(wù)員管理的軟件，比如公務(wù)員信息統(tǒng)計(jì)、黨員信息統(tǒng)計(jì)、干部情況統(tǒng)計(jì)、學(xué)歷學(xué)位統(tǒng)計(jì)等軟件，但由于這些軟件各自側(cè)重點(diǎn)不同，所以，實(shí)踐中往往會出現(xiàn)重復(fù)錄入的問題，造成了資源的浪費(fèi)。為了能更好地統(tǒng)籌各種公務(wù)員統(tǒng)計(jì)的軟件，在干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的選擇方面，最好兼顧軟件的標(biāo)準(zhǔn)化、安全性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、后續(xù)技術(shù)等幾個(gè)方面。［3］中央組織部開發(fā)的全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》，是實(shí)現(xiàn)干部信息標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，［4］必須選取建立在此基礎(chǔ)上的軟件。

2.建立人事檔案搜索引擎和電子副本。如前所述，為了避免干部人事檔案查閱中的原始檔案滅失的問題，以及避免查閱檔案過程中可能發(fā)生的抽取、撤換、涂改檔案材料等現(xiàn)象的發(fā)生，同時(shí)，為了提高檔案管理工作人員的工作效率，建立快捷的干部人事檔案搜索引擎，有利于檔案管理人員記錄檔案的入庫和出庫情況。建立干部人事檔案副本，就需要對干部人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。這樣，可以避免查閱使用檔案過程中潛在的不安全、不規(guī)范的風(fēng)險(xiǎn)，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，降低檔案管理工作人員的工作強(qiáng)度，減少相關(guān)手續(xù)，簡化辦事流程。

3.建立數(shù)字化干部人事檔案管理風(fēng)控機(jī)制。干部人事檔案，如果采用數(shù)字化管理方式，必須對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)出口進(jìn)行嚴(yán)格把控，對相關(guān)鏈接和數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，安裝身份認(rèn)證系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)防火墻和殺毒軟件，并且需要保證系統(tǒng)的各個(gè)組成部分都能有效保持在同一個(gè)水平，能夠通過網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)手段進(jìn)行適當(dāng)適時(shí)的鏈接。只有這樣，才能發(fā)揮系統(tǒng)整體的優(yōu)越性，提高整個(gè)系統(tǒng)的綜合運(yùn)行能力，向組織人事等部門提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源的有效共享。

（六）著力提高數(shù)字化干部人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為干部人事檔案工作人員，第一，要不斷提高自身的政治素養(yǎng)和專業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，把干部人事檔案工作看作是一項(xiàng)政治工作，在平常的管理中體現(xiàn)它的嚴(yán)肅性，堅(jiān)持原則、嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。第二，要努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，積極探索新的信息管理模式，進(jìn)一步提高工作效率，準(zhǔn)確、及時(shí)地傳輸人事信息，提高人事信息管理的時(shí)效性。

總之，數(shù)字化干部人事檔案管理建設(shè)是對傳統(tǒng)紙質(zhì)干部人事檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠切實(shí)提高檔案的利用效率，真正有效地發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用，［5］能夠提高干部人事檔案管理工作的效率和水平、促進(jìn)干部人事檔案管理更加制度化和規(guī)范化。數(shù)字化干部人事檔案管理，也是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、具有創(chuàng)新意義的系統(tǒng)工程，對提高干部隊(duì)伍素質(zhì)，增強(qiáng)組織人事部門創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于人才人事工作，也有積極的促進(jìn)作用。

［1］陳紅.推進(jìn)環(huán)保檔案管理信息化淺議［J］.商業(yè)文化，2011（07）.

［2］丘軍江,林蔚.檔案管理信息平臺的深化與應(yīng)用［J］.中國 電力教育，2011（27）．

［3］朱艷瑩.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理［J］.當(dāng)代 經(jīng)濟(jì)，2011（06）．

［4］劉惠霞.淺談數(shù)字化檔案管理［J］.城建檔案，2011（12）.［5］王學(xué)平.淺議我國檔案數(shù)字化建設(shè)實(shí)踐與發(fā)展策略［J］.檔案學(xué)通訊，2011（06）.

［6］李惠萍.檔案信息化發(fā)展方向——檔案數(shù)字化［J］.云南檔案，2009（11）.

責(zé)任編輯：萬泳延

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1671-2994（2017）02-0174-03

2016-08-17

鐘啟超（1977-），男，湖北?？等?，中共云南省委黨校組織人事處助理館員。研究方向：干部人事檔案管理。