劉若凌，李鳳蓮

衡陽(yáng)市中心血站，湖南衡陽(yáng) 421001

血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化研究

劉若凌，李鳳蓮

衡陽(yáng)市中心血站，湖南衡陽(yáng) 421001

血站檔案管理是血站規(guī)范化管理的重要內(nèi)容，隨著采供血法律法規(guī)的不斷健全，血站檔案管理在整個(gè)衛(wèi)生管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。該文在分析血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化意義的基礎(chǔ)上，針對(duì)血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提出了具體對(duì)策，對(duì)提升血站管理科學(xué)化、規(guī)范化水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

血站檔案；管理；標(biāo)準(zhǔn)化

血站檔案是血站在日常業(yè)務(wù)開(kāi)展，以及血站管理過(guò)程中所形成的各種公文、簿冊(cè)、圖表、人事以及科研等重要信息資源。血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是血站采供血、血液保存發(fā)放、血站管理標(biāo)準(zhǔn)化的重要組成部分，也是構(gòu)成血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)個(gè)子系統(tǒng)。隨著《標(biāo)準(zhǔn)化條例》的頒布實(shí)施，以及血站自身發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化成為推動(dòng)血站檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要載體，也是實(shí)現(xiàn)血站檔案管理工作現(xiàn)代化的前提和保障。一套科學(xué)、合理的檔案管理制度對(duì)于保障血站日常管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)揮著重要作用。

1 血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)包括管理標(biāo)準(zhǔn)化和工作標(biāo)準(zhǔn)化兩個(gè)部分。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)主要包括血站各類文件材料的歸檔范圍、要求、期限，以及案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等。而工作標(biāo)準(zhǔn)則是血站檔案部門(mén)與其業(yè)務(wù)部門(mén)以及工作人員的標(biāo)準(zhǔn)，包括檔案內(nèi)容要求、檔案工作程序標(biāo)準(zhǔn)等。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)具有統(tǒng)一性和穩(wěn)定性特點(diǎn)，總的來(lái)說(shuō)，血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義主要是以下幾點(diǎn)。

1.1 是實(shí)現(xiàn)血站檔案工作現(xiàn)代化的重要前提

血站檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用、嚴(yán)密的人員分工和廣泛機(jī)構(gòu)協(xié)作的基礎(chǔ)之上，血站檔案現(xiàn)代化離不開(kāi)業(yè)務(wù)科室的支持和配合，這就需要從制度上、技術(shù)上把分散于血站內(nèi)部各科室、各部門(mén)有機(jī)聯(lián)系起來(lái)，形成一個(gè)分工明確、職責(zé)清晰的有機(jī)整體，以保障血站檔案從收集、整理、調(diào)閱等每一個(gè)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。而管理標(biāo)準(zhǔn)化正是聯(lián)系血站各部門(mén)、檔案工作各環(huán)節(jié)的紐帶和橋梁。如果血站檔案工作離開(kāi)了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為共同遵守的依據(jù)和準(zhǔn)則，各部門(mén)提交的檔案勢(shì)必會(huì)雜亂無(wú)章，也不利于后期的檔案整理和檔案資源的信息共享。因此，檔案現(xiàn)代化程度越高，越離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化保障，此外，檔案標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展又會(huì)促進(jìn)血站檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2 是實(shí)現(xiàn)血站檔案科學(xué)管理的重要手段

血站檔案工作的科學(xué)化管理是根據(jù)血站檔案工作的特點(diǎn)和規(guī)律，運(yùn)用信息化技術(shù)和方法，依據(jù)血站檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行管理，開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)工作。因此，要求血站檔案管理部門(mén)高效、檔案管理方法科學(xué)合理、管理手段先進(jìn)，從而建立起一套符合血站檔案管理特點(diǎn)和規(guī)律的科學(xué)管理制度，并將其制定出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，最終實(shí)現(xiàn)血站檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，保障檔案工作每個(gè)環(huán)節(jié)都始終按照標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行。如果離開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化，血站檔案的管理將成為無(wú)本之末，無(wú)章可循，檔案工作的質(zhì)量必然會(huì)大打折扣，也不利于檔案自身的安全和后期的利用。

1.3 是提升血站檔案工作質(zhì)量效率的重要保證

從具體標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，血站檔案的標(biāo)準(zhǔn)包括檔案的制訂、收集、入卷、保管以及利用等要求?？茖W(xué)的血站檔案標(biāo)準(zhǔn)制訂、頒布和實(shí)施后，具體從事與血站檔案有關(guān)的工作人員便能夠規(guī)范地按照各項(xiàng)具體的標(biāo)準(zhǔn)要求，完成檔案收集、整理、裝訂、歸檔等工作，也能快速地為血站檔案的利用者提供準(zhǔn)確、高效服務(wù)。因此，血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化既能夠保證血站檔案工作質(zhì)量，又能提高工作效率。此外，標(biāo)準(zhǔn)化還能夠?yàn)檠竟?jié)省一定的人力和物力。例如，血站的檔案庫(kù)房嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行施工和裝修，建成后的檔案庫(kù)房便能夠很好地滿足檔案保管需要。反之，如果檔案庫(kù)房安全達(dá)不到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)影響檔案安全，也會(huì)造成人力物力財(cái)力的浪費(fèi)。

2 血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)狀

隨著血站各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的制度化、規(guī)范化程度越來(lái)越高，作為血站管理重要內(nèi)容之一的檔案管理工作的作用和地位日益受到重視，但其在標(biāo)準(zhǔn)化方面與快速發(fā)展的血站工作不相匹配，未對(duì)血站檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一[1]。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

2.1 血站檔案管理內(nèi)容不清

隨著科技的進(jìn)步、社會(huì)的發(fā)展，血站檔案的內(nèi)涵和外延也都發(fā)生了深刻的變化。血站檔案由當(dāng)初的文書(shū)、人事勞資、財(cái)務(wù)、采供血記錄等文書(shū)檔案逐漸發(fā)展到如今的采供血設(shè)備器械檔案、獻(xiàn)血員檔案（包括個(gè)人資料記錄、獻(xiàn)血者的健康征詢、體檢、采血記錄、血液初、復(fù)檢記錄、成分血分離制備記錄、血液入庫(kù)、保存、發(fā)放等各種記錄[2]）等等，由于血站檔案管理的范圍、書(shū)寫(xiě)、質(zhì)控、收集整理和歸檔等工作尚未有明確要求，不同的血站根據(jù)自身需要進(jìn)行日常的檔案管理工作，使得一些本應(yīng)納入管理的檔案沒(méi)有及時(shí)納入。

2.2 血站檔案管理職能不清

在一些基層血站，由于人力、物力、財(cái)力有限，檔案管理部門(mén)常常設(shè)立在行政辦公室的綜合檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理，由于血站發(fā)展的歷史因素，以及血站行業(yè)管理的現(xiàn)實(shí)要求，綜合檔案室只保管一些文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)和部分實(shí)物類檔案，對(duì)于膠片檔案以及各種業(yè)務(wù)部門(mén)管理的檔案，在機(jī)構(gòu)內(nèi)部形成了多頭管理檔案的格局，檔案標(biāo)準(zhǔn)尚未建立，職責(zé)不清，導(dǎo)致了檔案管理效率的低下。

2.3 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平低

我國(guó)血站的檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)起步較晚，標(biāo)準(zhǔn)化水平不高，標(biāo)準(zhǔn)制度建設(shè)不完善，無(wú)論是檔案工作人員還是血站的各業(yè)務(wù)科室，對(duì)于檔案的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)不強(qiáng)，思想觀念滯后。即便研制出血站檔案業(yè)務(wù)應(yīng)用軟件，但由于標(biāo)準(zhǔn)水平低，軟件功能簡(jiǎn)單，導(dǎo)致許多重要檔案數(shù)據(jù)錄入不完整，檔案信息資源的共享程度不高。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理存在盲目性。

2.4 缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

目前，受制于血站管理體制和運(yùn)行機(jī)制的現(xiàn)實(shí)制約，我國(guó)尚未建立一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃和協(xié)調(diào)血站檔案的統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。血站檔案管理呈現(xiàn)的多是條塊分割、自成體系局面，站與站之間、中心站與中心站之間、區(qū)域與區(qū)域之間的血站檔案信息資源共享尚未完全建立。

3 血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的對(duì)策

血站檔案管理是血站提供良好服務(wù)的一面“窗口”，隨著我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，以及血站數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，加強(qiáng)血站檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)意義重大，是血站檔案適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步的現(xiàn)實(shí)需要，也是提高血站檔案信息開(kāi)發(fā)和醫(yī)療服務(wù)水平的必然選擇。

3.1 建立統(tǒng)一的血站檔案管理體系

國(guó)家檔案局、國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委以及國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)應(yīng)從頂層做好血站檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，收集檔案法律、法規(guī)以及醫(yī)療行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，運(yùn)用ISO9000《質(zhì)量管理體系》認(rèn)證的管理模式，根據(jù)血站的規(guī)模、級(jí)別的差異性，制定出具體的管理程序和辦法，編寫(xiě)血站檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理細(xì)則。例如，制訂標(biāo)準(zhǔn)的血站檔案管理名詞術(shù)語(yǔ)；設(shè)置血站檔案的代號(hào)代碼標(biāo)準(zhǔn)，便于血站檔案的整理編目，實(shí)現(xiàn)血站檔案的信息資源共享；制定合理的分類方案[3]；制訂血站檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的血站檔案檢索體系，實(shí)行血站檔案著錄的統(tǒng)一和規(guī)范；血站檔案的收集、整理以及鑒定標(biāo)準(zhǔn)；血站檔案的統(tǒng)計(jì)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)等等，明確血站檔案提供利用的范圍、密集、閱覽以及職責(zé)范圍等等。

3.2 建立完善的血站檔案管理流程

根據(jù)血站檔案的管理特點(diǎn)，建立符合血站檔案管理規(guī)律的程序規(guī)范，實(shí)現(xiàn)血站檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)血站檔案保管價(jià)值利用的最大化、檢索利用的便捷化以及案卷歸檔的完整性。例如，血站檔案的立卷歸檔應(yīng)堅(jiān)持以本級(jí)機(jī)構(gòu)形成的檔案文件為主，要把握檔案文件立卷歸檔的時(shí)效性，要保證血站現(xiàn)行文件任務(wù)的完成，否則不能立卷或歸檔，防止給檔案管理造成混亂。要明確立卷歸檔的重點(diǎn)，注意區(qū)分相似的血站檔案文件。檔案歸檔時(shí)要分清主次，把住裝卷宗的入口關(guān)，既要防止不應(yīng)歸檔的檔案資料混入，也要注意防止應(yīng)歸檔的檔案資料的散失，要保證血站檔案立卷歸檔之后所形成的檔案的完整。

3.3 以標(biāo)準(zhǔn)為主導(dǎo)，抓好血站檔案源頭管理

檔案的源頭是各種文件和資料，長(zhǎng)期檔案管理工作的實(shí)踐表明，即便是這種文件和各種資料與具體的血站檔案管理工作方式方法內(nèi)容等有著很大差異，并且具有一定的獨(dú)立性，但文件和資料作為血站檔案的源頭，檔案只是其歸宿，因此，兩者又構(gòu)成了文檔工作流程緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)，存在密切聯(lián)系。這就需要血站檔案工作人員結(jié)合文檔的工作特點(diǎn)，把標(biāo)準(zhǔn)、流程、程序和細(xì)則作為工作的一條主線，堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，大力推進(jìn)血站文檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)化程序意識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，努力從源頭做好檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，嚴(yán)把文件資料處理的入口關(guān)。

3.4 提升血站檔案管理人員標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行力

血站要加強(qiáng)具體從事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其具備血站檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的水平和能力，了解和掌握血站檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求和專業(yè)技術(shù)，經(jīng)常深入到血站各個(gè)部門(mén)了解一線業(yè)務(wù)部門(mén)的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，幫助各業(yè)務(wù)部門(mén)滿足統(tǒng)一的檔案立卷要求，使血站的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)在日常工作中所形成的具有保存價(jià)值的文件資料能夠及時(shí)得以立卷，并定期向血站的檔案部門(mén)歸檔。歸檔時(shí)，檔案管理人員要保持檔案的橫向和縱向聯(lián)系，通過(guò)區(qū)別檔案保存價(jià)值，做好血站檔案的分類、立卷。在血站檔案的借閱、歸還等方面也要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)的流程和要求進(jìn)行，防止因亂借、亂發(fā)導(dǎo)致檔案的分散和流失。此外，血站管理人員要加強(qiáng)對(duì)具體從事檔案管理人員的考核，以考核來(lái)促使其熟練掌握檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，提升血站檔案標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力。

4 結(jié)語(yǔ)

近年來(lái)，為強(qiáng)化檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和管理，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化委員會(huì)以及國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局陸續(xù)發(fā)布了一系列檔案管理方面的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，使得任何1份檔案的交接以及檔案完成都有較為明確的歸檔國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)管理模式，例如《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》（GB/T15418-2009）、《文書(shū)檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）等多個(gè)檔案方面的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。廣大血站管理部門(mén)應(yīng)在此基礎(chǔ)上，結(jié)合血站檔案特點(diǎn)，積極做好檔案資料的收集、分類、管理的標(biāo)準(zhǔn)化，切實(shí)發(fā)揮血站檔案在服務(wù)社會(huì)、提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)形象和社會(huì)發(fā)展進(jìn)步方面的重要作用。

[1]趙曉紅.關(guān)于血站檔案管理質(zhì)量貫標(biāo)的探討[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)雜志，2016（18）：3715-3716.

[2]常群英.對(duì)血站檔案管理規(guī)范化建設(shè)的思考[J].檔案，2016（7）:61-62.

[3]付海忠，崔悅，解京泉，等.血站文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理探討[J]辦公室業(yè)務(wù)，2014（10）：214-215.

R197.1

A

1672-5654（2017）08（b）-0197-02

2017-05-16）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.197

劉若凌（1984-），女，湖南衡陽(yáng)人，碩士，中級(jí)政工，主要從事檔案管理研究工作。