醫(yī)院辦公室是醫(yī)院中負(fù)責(zé)對日常事務(wù)進(jìn)行行政管理的綜合性部門，在醫(yī)院各個部門中所承擔(dān)特殊的職能，不但為協(xié)調(diào)醫(yī)院其他不同部門的紐帶，完善醫(yī)院的人力資源狀況；而且可承擔(dān)同外界機(jī)構(gòu)交流協(xié)商的作用，負(fù)責(zé)對醫(yī)院的短期目標(biāo)和長期發(fā)展方向進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，反映了醫(yī)院的整體管理水平[1]。醫(yī)院辦公室部門的職責(zé)復(fù)雜性和范圍相對較大，事務(wù)繁重，因此醫(yī)院辦公室管理工作的質(zhì)量能夠決定該部門處理相關(guān)事務(wù)的效率和質(zhì)量，能夠在一定程度上反映醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的高低[2]。近年來，隨著醫(yī)療改革的實(shí)施，對醫(yī)院辦公室管理工作的效率也提出更高的要求。本文分析醫(yī)院辦公室管理作用、存在的問題以及可行性的創(chuàng)新措施。

1 醫(yī)院辦公室的主要特征

醫(yī)院辦公室的主要特征可包含政策性、綜合性、服務(wù)性以及被動性。第一，在政策性方面，由于醫(yī)院辦公室工作屬于醫(yī)院中的行政部門，該部門的主要目的是協(xié)同配合醫(yī)院管理階層的相關(guān)工作，其職責(zé)中需負(fù)責(zé)對醫(yī)院的短期目標(biāo)和長期發(fā)展方向進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，因此應(yīng)全面地明確我國政府部門制定的法律和政策，為醫(yī)院的整體發(fā)展指明正確的方向。第二，在綜合性方面，由于目前我國各地區(qū)醫(yī)院的規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)院中劃分的科室數(shù)量較多，醫(yī)院辦公室在和不同科室協(xié)調(diào)溝通時的工作內(nèi)容和形式范圍較廣，因此醫(yī)院辦公室應(yīng)全面掌握不同科室的醫(yī)療現(xiàn)狀和常見問題，所以醫(yī)院辦公室具有綜合性的特征[3]。第三，在服務(wù)性方面，由于醫(yī)院辦公室的職責(zé)涉及到多方面，一是需要協(xié)同、配合和具體落實(shí)醫(yī)院管理階層的決策，二是需要在醫(yī)院的不同部門和臨床科室中相互協(xié)調(diào)溝通，三是及時搜集了解醫(yī)務(wù)人員的需求和意見，并將其反饋給上級管理階層。第四，在被動性方面，由于醫(yī)院辦公室在日常相關(guān)事務(wù)的處理中通常會以管理階層的決策為指導(dǎo)，依靠管理階層的指令實(shí)施，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通和上傳下達(dá)，因此該部門工作的創(chuàng)新性偏低，工作內(nèi)容的波動性偏低[4]。

2 醫(yī)院辦公室管理工作的作用

醫(yī)院辦公室管理工作在醫(yī)院中具有不可替代的地位，其作用主要包含協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)階層、協(xié)調(diào)不同部門工作、負(fù)責(zé)上傳下達(dá)和促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行效率等方面。

第一，在協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)階層方面，醫(yī)院辦公室在工作中會參與落實(shí)執(zhí)行醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層的相關(guān)決策。由于醫(yī)院辦公室在日常工作中會同臨床醫(yī)務(wù)工作者和其他部門人員密切地交流接洽事務(wù)，因此其對醫(yī)療工作的了解程度較高，能夠及時快速地掌握臨床相關(guān)信息資料，從而為領(lǐng)導(dǎo)階層的決定和規(guī)劃提供更為詳盡和準(zhǔn)確的參考，同時還能夠根據(jù)臨床實(shí)際提出可行性的建議，保證醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層決策的有效性和可行性。

第二，在協(xié)調(diào)不同部門工作、負(fù)責(zé)上傳下達(dá)和促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)事務(wù)的執(zhí)行效率方面，醫(yī)院辦公室負(fù)責(zé)為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層服務(wù)，將領(lǐng)導(dǎo)階層的規(guī)劃或者指示逐層向下傳達(dá)，并將相關(guān)指示具體化，按照指示和決策的要求，按照醫(yī)院和不同部門、不同科室的具體狀況制定出詳細(xì)可行的落實(shí)方案，保證指示的順利開展。在落實(shí)相關(guān)事務(wù)過程中，辦公室需同醫(yī)院的不同部門進(jìn)行交流，在不同部門之間溝通相關(guān)事宜，保證各部門信息第一時間傳達(dá)，避免發(fā)生不同部門之間推卸責(zé)任、推諉事務(wù)的現(xiàn)象，增加不同部門之間相關(guān)工作的處理效率。同時，醫(yī)院辦公室還負(fù)責(zé)“上傳”[5]，即醫(yī)院辦公室工作者在日常積極了解其他各個部門的意見和建議，并進(jìn)行整合和歸納總結(jié)，將多數(shù)意見和建議告知醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)決策階層。由于醫(yī)院各個科室、部門之間能及時、有效地溝通，并由醫(yī)院辦公室進(jìn)行適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督，從而提高各部門對日常事務(wù)的執(zhí)行效率。

目前，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大和日常事務(wù)的增多，電子化技術(shù)逐漸應(yīng)用于醫(yī)院辦公室的辦公和管理中，電子化辦公一方面提高了辦公室事務(wù)的處理效率，另一方面卻帶來新的問題。在我國醫(yī)院辦公室的管理中存在的主要問題包含四方面。第一，在醫(yī)院辦公室中相同職責(zé)人員的責(zé)權(quán)分工不明確，人員業(yè)務(wù)缺乏有效地監(jiān)督，會存在職責(zé)混淆問題[6]，影響醫(yī)院辦公室的工作效率。第二，醫(yī)院辦公室部門中的管理制度尚未完善和有效落實(shí)，在我國醫(yī)院辦公室部門中存在一些制度只是應(yīng)付上級的檢查，僅為形式主義[7]。而醫(yī)院辦公室工作者對管理制度的重視程度較低，沒有在日常工作中嚴(yán)格遵循制度的規(guī)定。第三，醫(yī)院辦公室的日常工作復(fù)雜性較高，然而由于該部門缺乏相應(yīng)的獎懲機(jī)制，導(dǎo)致該部門的工作者在日常的工作中熱情和積極性都日益降低，以至于影響醫(yī)院辦公室事務(wù)的順利有序執(zhí)行。第四，電子化辦公所依賴的信息化技術(shù)缺乏創(chuàng)新性，傳統(tǒng)信息化模式的安全性存在漏洞。

3 醫(yī)院辦公室管理工作的創(chuàng)新措施

3.1 在醫(yī)院辦公室管理工作中以目標(biāo)為核心

為了提高醫(yī)院辦公室工作者的工作積極性，在醫(yī)院辦公室管理工作中應(yīng)以目標(biāo)為核心。一方面，應(yīng)確立合理地階段性管理目標(biāo)，在制定目標(biāo)時，需充分考慮工作者的意愿，將工作者的意愿同部門的整體目標(biāo)有效地融合和平衡。同時，還應(yīng)按照目標(biāo)的內(nèi)容具體落實(shí)，在管理過程中把握好適當(dāng)?shù)摹岸取?，避免因過于嚴(yán)格而影響工作者的積極性。另一方面，在醫(yī)院辦公室中應(yīng)設(shè)置基于電子化辦公的目標(biāo)評價(jià)和監(jiān)督管理人員，擴(kuò)大監(jiān)督人員的電子化辦公權(quán)限，嚴(yán)格監(jiān)督日常工作的效率，并實(shí)施定期考核，制定相應(yīng)的獎懲制度，進(jìn)一步提高工作者的積極性。

3.2 將醫(yī)院辦公室的管理流程系統(tǒng)化和規(guī)范化

為了提高醫(yī)院辦公室的工作和管理效率，應(yīng)將醫(yī)院電子化辦公的管理流程系統(tǒng)化和規(guī)范化。首先，當(dāng)辦公室管理者收到領(lǐng)導(dǎo)階層下達(dá)的指令后，應(yīng)實(shí)施擬辦，綜合考慮各個因素并提出有效地落實(shí)方案，并明確具體實(shí)施的部門和相關(guān)事項(xiàng)。其次，對需落實(shí)的方案進(jìn)行詳細(xì)地記錄并督辦，然后經(jīng)網(wǎng)絡(luò)辦公平臺詳細(xì)告知事務(wù)的負(fù)責(zé)部門。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院辦公室中的管理制度建設(shè)

針對我國醫(yī)院辦公室中管理制度不足的現(xiàn)狀，今后應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)院辦公室中的管理制度建設(shè)，確立系統(tǒng)化和完善化的管理制度和具體章程，并對各個事務(wù)的具體電子化辦公流程進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，明確不同崗位工作者的職責(zé)范圍[8]，杜絕職責(zé)交叉現(xiàn)象。另一方面，應(yīng)保證辦公室部門中不同管理工作的公開性和公正性，設(shè)置各個工作者之間的互相監(jiān)督機(jī)制，杜絕違反管理制度的現(xiàn)象。通過加強(qiáng)醫(yī)院辦公室中的管理制度建設(shè)能夠使得辦公室工作者的日常工作有所依據(jù)，進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院辦公室的綜合管理能力，增加醫(yī)院辦公室的整體工作效率，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。