李沖 孫素梅

摘 要：近年來，我國醫(yī)療飛速發(fā)展，其中一個亟需整改的環(huán)節(jié)便是醫(yī)院管理，而該環(huán)節(jié)的核心與關(guān)鍵為檔案管理，其管理及應(yīng)用效率密切關(guān)聯(lián)醫(yī)院整體管理水平。在本文中，分析了當前醫(yī)院檔案管理的困境，并提出相關(guān)改進對策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 困境 對策

引 言

在醫(yī)院中，它自身的發(fā)展歷程被詳細記錄在管理檔案中。憑借當前的管理檔案，可以了解這家醫(yī)院所達到的醫(yī)療水平，并且可一次為依據(jù)，制定與之相符的發(fā)展規(guī)劃，基于此提升其醫(yī)療及管理水平?？傊?，對于醫(yī)院而言，當前的管理檔案是其發(fā)展不可或缺的資源。

1當前醫(yī)院檔案管理的困境

1.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有待強化自身檔案管理意識

在很多醫(yī)院中，對于當前的管理檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者并且正確、清晰認知其重要性，仍舊存在重視業(yè)務(wù)而忽略檔案的現(xiàn)象。目前，為數(shù)較多的醫(yī)院在主觀上輕視檔案管理，在其認知中檔案管理這項工作比較簡單，并不具備較強技術(shù)性，在需找資料時僅需將與當事人有關(guān)的資料找出來即可，其中的部分領(lǐng)導(dǎo)者認為該工作缺乏利用價值，在醫(yī)院進步發(fā)展過程中無足輕重，不必加大檔案建設(shè)的強度，對于醫(yī)療水平提升與科研教學等方面管理檔案的作用十分輕視。只有少數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)層才會考慮將檔案管理作為醫(yī)院的一項重點工作，通常并不會納入到醫(yī)院年度計劃中，在醫(yī)院安排中也難以看到這部分內(nèi)容。

1.2在檔案管理資源方面投入過少，對現(xiàn)代管理方式缺乏有效應(yīng)用

當前，市場競爭愈演愈烈，大多醫(yī)院為在其中占據(jù)有利地位，在現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備購買方面投入更多資金，提升醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)療素質(zhì)和能力，加強醫(yī)院基建等，但并未對檔案管理建設(shè)做到足夠重視。在安排醫(yī)院預(yù)算時，往往都缺乏檔案工作專項經(jīng)費，對于信息化資金，在安排過程中，并未安排其所需平臺及設(shè)備。很多時候醫(yī)院都會將醫(yī)療用房欠缺作為理由，縮減檔案用房，部分醫(yī)院改建一般房屋，將其用作檔案庫，達不到檔案保管要求，甚至存在檔案管理設(shè)施落后及有待完善的現(xiàn)象，對檔案資源產(chǎn)生較大影響，導(dǎo)致其遭受損失，無法發(fā)揮檔案作用，制約其發(fā)展。在部分醫(yī)院中，合并檔案室與倉庫，還有些醫(yī)院在地下室中堆放檔案，而其環(huán)境十分潮濕，極易導(dǎo)致卷宗發(fā)霉，時間一長必定會損壞案卷，甚至無法復(fù)原。除此之外，對于檔案管理工作的信息化，醫(yī)院仍舊有待重視，和醫(yī)療業(yè)務(wù)難以實現(xiàn)發(fā)展同步，并且有其具體體現(xiàn)。其一，檔案管理尚且停留于手工層面，不利于檔案的發(fā)展與應(yīng)用等，不能與現(xiàn)代社會同步發(fā)展。其二，部分醫(yī)院的文件歸檔目前仍舊處于紙質(zhì)狀態(tài)，并未建立電子檔案。

1.3未在第一時間移交和收集檔案材料

根據(jù)關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和要求，對于承擔檔案材料形成工作的相關(guān)職能部門而言，在結(jié)束材料辦理的第二年首個季度，必須在要求的歸檔時間，基于歸檔質(zhì)量達標，將檔案移交到檔案室中。但是當下部分醫(yī)院并未做好這項工作，將檔案材料散落在有關(guān)職能部門中，尚待進行統(tǒng)一管理以及形成明確的材料目錄，對材料查詢與應(yīng)用產(chǎn)生巨大限制作用。

2當前醫(yī)院檔案管理的改進對策

2.1同時從多角度入手強化醫(yī)院管理層及全體工作人員的檔案意識

醫(yī)院管理者及全體工作人員都應(yīng)正確、清晰認知檔案管理對醫(yī)院進步發(fā)展的重要性，明確這項工作密切關(guān)聯(lián)自身工作及生活，從而為其提供重要支持，且積極參與。部分鮮活事件可突出 這項工作的重要性，相關(guān)檔案管理者需要將其上報單位，利用各種形式積極宣傳該工作體現(xiàn)于醫(yī)院管理中的價值與意義，不斷提高醫(yī)院管理層及員工的重視程度。此外，對于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理，并將其作為一個重點。

2.2增加投資，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

在醫(yī)療業(yè)務(wù)活動開展過程中，許多電子病歷及音像資料等出現(xiàn)，大大增加業(yè)務(wù)量，在人財物各方面，傳統(tǒng)管理方式都造成嚴重浪費現(xiàn)象，并沒有同步于時代發(fā)展。所以，在醫(yī)院中，對于其檔案管理，現(xiàn)代化管理方式已成為其必然趨勢，可在醫(yī)院自動化辦公平臺上添加檔案收集等內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)以實際情況為依據(jù)，增加檔案工作投資，將多種先進技術(shù)與設(shè)施引入到醫(yī)院中，積極改進與完善各種問題與漏洞，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有效強化管理效率[1]。

2.3科學有效開展日常檔案材料收集工作，使其貫徹落實到檔案管理全過程

不僅應(yīng)建立健全收集平臺，還應(yīng)針對檔案材料，完善其移交轉(zhuǎn)遞制度。以本部門需歸檔材料具體情況為依據(jù)，利用科學合理的制度，確保形成檔案材料的相關(guān)部門在第一時間實現(xiàn)移交歸檔[2]。對于不同類型的材料，必須明確其形成部門與移交歸檔在時間上的具體要求及職責等，不斷督促相關(guān)部門，保證它們可以根據(jù)實際要求與標準，在第二年首個季度完成檔案移交歸檔。

2.4完善檔案管理制度，加強檔案管理行為規(guī)范

通過檔案管理制度的完善，可以使檔案管理隨意性有一定程度的降低，確保其這項工作的規(guī)范性[3]。其一，相關(guān)檔案管理者應(yīng)根據(jù)具體法規(guī)，并與自身實際情況相結(jié)合，健全多項規(guī)章制度，且科學合理制定所有環(huán)節(jié)的標準和要求。另外，對醫(yī)院的所有科室都提出相應(yīng)要求，必須配備一名兼職檔案管理者，在縱向上與檔案室人員相對接，在每一科室落實崗位責任制，有效避免推諉等現(xiàn)象的出現(xiàn)，醫(yī)院在每個年度都要派遣某些科室檔案管理者參與到業(yè)務(wù)培訓中。其二，院辦應(yīng)加強監(jiān)督，不斷開展檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定與制度的行為，必須在第一時間進行懲處，同樣對于表現(xiàn)良好管理人員應(yīng)及時給予獎勵，由此在最大程度上調(diào)動職工積極性和主動性，激發(fā)其工作熱情，從而為檔案管理提供較大便利[4]。

結(jié)束語

綜上所述，當前的醫(yī)院檔案管理仍舊存在較多問題，面臨較大困境，必須不斷提高醫(yī)院管理層及全體工作人員的認知與重視程度，利用多種現(xiàn)代化管理手段加以改善，由此提高醫(yī)院整體管理水平，進一步推動我國醫(yī)療事業(yè)的健康長遠發(fā)展。

參考文獻

[1] 陳婧婧，尹遠芳，肖俊杰.當前醫(yī)院檔案管理的困境與對策[J].蘭臺世界，2017（24）：42-44.

[2] 房建玲.信息化時代醫(yī)院檔案管理工作探討[J].管理觀察，2017（04）：106-108.

[3] 迪力努爾·吐爾遜.淺談醫(yī)院財務(wù)檔案管理的困境及措施[J].東方企業(yè)文化，2014（03）：302.

[4] 楊靜仙.醫(yī)院電子檔案管理面臨的困境及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（23）：190.