姚樹(shù)靜

【摘要】本文首先對(duì)高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，查出存在的不足，進(jìn)而提出如今環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的目標(biāo)系統(tǒng)；其次對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行可行性設(shè)計(jì)，功能設(shè)計(jì)和模塊設(shè)計(jì)；最后通過(guò)測(cè)試，檢驗(yàn)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的合理性和實(shí)際運(yùn)行的效果。

【關(guān)鍵詞】網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；高校檔案管理系統(tǒng)；網(wǎng)絡(luò)檔案管理

在當(dāng)前新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，隨著我國(guó)高等院校的擴(kuò)招，辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案管理也隨之變得復(fù)雜起來(lái)。原有的傳統(tǒng)意義上的檔案管理在如今環(huán)境下影響了檔案管理工作效率的提高。在這樣的情況下，經(jīng)過(guò)研究人員的大量調(diào)查研究、實(shí)驗(yàn)測(cè)試，初步完成了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)。

一、當(dāng)前我國(guó)高校檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前，我國(guó)很多高校的信息檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了大數(shù)據(jù)檔案信息的數(shù)字化，在保存檔案、提升檔案利用率上有了很大的進(jìn)步，然而，這些大多都是在使用獨(dú)立的數(shù)字化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，并沒(méi)有與真正意義上的檔案管理系統(tǒng)相結(jié)合，這就顯示出在搜索查找檔案時(shí)出現(xiàn)了一定的限制。現(xiàn)如今，依然有一部分高校還在使用上一代甚至是上幾代的檔案管理系統(tǒng)，相比網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下其他信息系統(tǒng)的建設(shè)，檔案管理系統(tǒng)還存在很大的不足，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理范圍不夠：大多數(shù)高校檔案管理系統(tǒng)對(duì)于檔案信息的管理只是涉及了目錄的管理，無(wú)法很好地對(duì)電子信息檔案文件進(jìn)行有效的管理，歸檔功能實(shí)際上只是實(shí)現(xiàn)了單純的數(shù)據(jù)錄入。二是后期維護(hù)成本高：高校檔案管理系統(tǒng)大部分使用C/S模式的應(yīng)用管理系統(tǒng)，需要安裝專用的客戶端應(yīng)用軟件，對(duì)于軟件硬件環(huán)境的要求比較多，在很大程度上受限于操作系統(tǒng)的版本，用戶計(jì)算機(jī)一旦出現(xiàn)軟件硬件故障，就可能需要重新安裝操作系統(tǒng)，這樣大量的維護(hù)工作和時(shí)間成本都比較高。除了以上的不足之處外，有些高校檔案管理系統(tǒng)還存在權(quán)限沖突問(wèn)題、檢索功能不足等一系列的問(wèn)題，這些都需要我們?cè)谠O(shè)計(jì)高校檔案管理系統(tǒng)時(shí)重點(diǎn)注意。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

在具體的設(shè)計(jì)中，設(shè)計(jì)方法現(xiàn)如今主要采用的是面向?qū)ο蠛兔嫦蜻^(guò)程相結(jié)合的方法。首先，將系統(tǒng)功能分解為有某種聯(lián)系的不同的組成功能模塊；其次，具體對(duì)不同的功能模塊都采用面向?qū)ο蟮脑O(shè)計(jì)方法，以數(shù)據(jù)為中心進(jìn)行程序設(shè)計(jì)。

（一）功能模塊劃分。高校檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)過(guò)程中，一般采用“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的程序進(jìn)行。最大限度地使數(shù)據(jù)和程序相對(duì)獨(dú)立，應(yīng)用軟件檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)硬件相對(duì)獨(dú)立，這樣更有利于系統(tǒng)的擴(kuò)充和檔案信息資料的共享，更便于系統(tǒng)的移植。通過(guò)分析，我們的設(shè)計(jì)理念是將網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)劃分為以下幾個(gè)功能模塊：系統(tǒng)初始化、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)打印、借閱管理、成績(jī)交流、系統(tǒng)維護(hù)及幫助等功能。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。高校檔案管理系統(tǒng)模塊劃分以后，需要將各種存放的數(shù)據(jù)類型進(jìn)行分析分類，系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)形式需要轉(zhuǎn)換為適合于管理系統(tǒng)所依賴的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這就是通常所說(shuō)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是整個(gè)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理成功的關(guān)鍵。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，既要遵循數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的原則，又要考慮數(shù)據(jù)庫(kù)需要的數(shù)據(jù)處理平臺(tái)，還要重點(diǎn)保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。由于檔案管理中的大量數(shù)據(jù)存放于數(shù)據(jù)庫(kù)中，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)庫(kù)是許多用戶直接共享信息資源，所以安全性問(wèn)題尤為重要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

在系統(tǒng)測(cè)試階段，各個(gè)高校應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況、獨(dú)特的系統(tǒng)要求來(lái)制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這種情況下高校可以制定具有自身特色的適合自身需要的檔案管理系統(tǒng)，其中包括對(duì)目錄格式的編輯和報(bào)表的打印。檔案的分類要在國(guó)家對(duì)檔案分類要求的原則之下有序地完成。檔案管理系統(tǒng)要支持多媒體對(duì)數(shù)據(jù)的管理以及對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，例如各類電子文檔的存儲(chǔ)，圖像數(shù)據(jù)的壓縮處理與存儲(chǔ)等。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的功能，有以下特點(diǎn)：第一，檔案管理系統(tǒng)必須要符合高校檔案管理的流程，符合信息輸入輸出要求的多樣性，系統(tǒng)用戶界面要清晰。第二，用戶要采用的模式是分級(jí)管理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，以保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。第三，檔案信息數(shù)據(jù)查詢要有多樣性，因?yàn)閿?shù)據(jù)分類的多樣性，要求系統(tǒng)的輸入輸出具有靈活性，這樣有利于保證系統(tǒng)管理的正常有序運(yùn)行。第四，要定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，隨時(shí)查看系統(tǒng)的運(yùn)行情況，保證系統(tǒng)能有效地為我們使用。

四、結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，采用高效檔案管理系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，一方面可以進(jìn)一步提高工作效率，另一方面也可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)久保存、統(tǒng)計(jì)和查詢，有利于發(fā)現(xiàn)檔案信息中有價(jià)值的信息，有利于為重大決策提供數(shù)據(jù)支持。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)會(huì)為我國(guó)高校檔案管理水平的提高作出貢獻(xiàn)。

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