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        實施文檔一體化管理 推進高校檔案信息化建設(shè)

        2017-01-09 13:39:06山東省濟寧市第一中學(xué)朱麗娟
        辦公室業(yè)務(wù) 2016年12期
        關(guān)鍵詞:信息化建設(shè)檔案管理

        文/山東省濟寧市第一中學(xué) 朱麗娟

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        實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設(shè)

        文/山東省濟寧市第一中學(xué) 朱麗娟

        【摘要】不斷提升檔案資源的利用和開發(fā)力度,加強高校檔案信息化建設(shè),是高等教育院校檔案管理工作的重要研究課題和基本工作內(nèi)容。本文將對實施文檔一體化管理推進高校檔案信息化建設(shè)進行研究分析,以期給相關(guān)研究者以有益借鑒。

        【關(guān)鍵詞】文檔一體化;檔案管理;信息化建設(shè)

        當(dāng)前,隨著信息科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)對人們生活和生產(chǎn)的影響越來越大,并逐漸成為人們生產(chǎn)和生活的重要手段。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展和逐漸普及,信息技術(shù)在檔案管理工作中的運用越來越多,在很大程度上推動著我國檔案管理工作的發(fā)展。對于廣大高等教育院校而言,檔案管理工作水平的高低對高校文化水平的建設(shè)具有直接的影響,而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及則為高校檔案信息化建設(shè)提供了堅定的支撐。文檔一體化管理的實施,不但能夠有效推動高校檔案信息建設(shè),而且也能在一定程度上提升檔案管理的功效性。

        一、高校檔案信息化建設(shè)概述

        高校檔案信息化是指在檔案管理、檔案資源開發(fā)和整合中通過信息技術(shù)的有效運用,把現(xiàn)代信息技術(shù)與高校檔案管理工作進行有機結(jié)合,提升高等教育院校檔案管理工作的成效性,推動信息化文檔管理發(fā)展的一種檔案管理方式。這對于信息利用的有效性和公平性具有非常現(xiàn)實的作用。就當(dāng)前來講,檔案信息化建設(shè)包括兩個階段:一是電子檔案管理階段,二是計算機檔案管理階段。

        二、文檔一體化管理的實施對檔案信息建設(shè)的作用

        (一)可以提升高校檔案管理的有效性。高等教育院校的檔案樣式不一、多種多樣,采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進行檔案管理很難達到預(yù)期的效果,也很難滿足社會發(fā)展的實際需要,而文檔一體化管理模式的實施則可以通過信息技術(shù)的運用進行檔案和文件管理,能在很大程度上實現(xiàn)檔案管理效率和管理質(zhì)量的提升,進而提升檔案管理工作的有效性。

        (二)社會發(fā)展的客觀要求。隨著高等教育院校的持續(xù)擴招,高校畢業(yè)生數(shù)量越來越多,畢業(yè)生面臨的就業(yè)壓力越來越大,文檔一體化管理的推行可在管理平臺上進行學(xué)生檔案信息推送,社會用人企業(yè)可以對學(xué)生的成長信息、學(xué)習(xí)成績、獎懲情況進行隨時隨地的查詢,進而對學(xué)生形成更為詳細(xì)、更為全面的認(rèn)識,適當(dāng)?shù)剡M行就業(yè)擇取。同時,檔案一體化的實施,使得信息全方位的共享成為了可能,學(xué)生可以通過信息平臺的利用獲取各項學(xué)習(xí)資源,進而為他們的學(xué)習(xí)提供方便。

        三、實施文檔一體化管理,提升高校檔案信息化建設(shè)的措施

        (一)完善檔案管理規(guī)范。用文檔一體化管理促進高校檔案信息化建設(shè)需要以一定的財力、人力和物力投入作為支撐,特別是需要投入很大精力進行系統(tǒng)平臺的構(gòu)建,這就需要高校檔案管理機構(gòu)強化管理力度,構(gòu)建和健全檔案管理規(guī)范,為規(guī)范化的檔案信息管理提供必要的保障。同時,在辦公用品的采購問題上,需要嚴(yán)格遵守各項規(guī)定,對文件信息實行科學(xué)的分類。同時,要定期對高校檔案信息管理工作人員進行培訓(xùn)和培養(yǎng),讓他們對檔案管理工作形成更加全面、深刻的認(rèn)知,全面掌握各項檔案管理工作技能,提升工作的積極性和自主性,確保檔案管理工作朝著正確的方向發(fā)展。

        (二)構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu)。檔案與文檔密切相關(guān),二者之間存在著息息相關(guān)的聯(lián)系性,從本質(zhì)上來講,檔案與文檔的主體和內(nèi)容并沒有特別大的差別,僅僅是在時間和范圍上存在著一定的區(qū)別。為了文檔一體化管理的實現(xiàn),高等教育院校需要在自身內(nèi)部構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理機構(gòu),讓組織管理充分發(fā)揮優(yōu)勢,對各種檔案管理工作實行全面的考察與監(jiān)督,并對各個職能部門的工作職責(zé)進行明確的劃分,讓他們能夠各司其職、各安其政,切實提升高校檔案信息化建設(shè)工作的有效性。

        (三)系統(tǒng)性的規(guī)劃檔案管理軟件。當(dāng)前,很多高等教育院校有自己的檔案管理軟件,但是,軟件的種類各式各樣,與其他部門的軟件或多或少地存在一定的不兼容現(xiàn)象,十分不利于檔案作用的發(fā)揮。因此,必須對高校檔案管理軟件進行系統(tǒng)性地規(guī)劃,全面樹立整體性的管理理念。實用性強、智能程度高的檔案管理軟件,可以在內(nèi)部使檔案與文件進行便捷的調(diào)用和傳輸,這同樣也是檔案一體化實施的基本前提。同時,還要根據(jù)高校的實際情況和自身內(nèi)部機構(gòu)的實際工作職責(zé)制定不同的、相互包容的保管期限與保管方式,統(tǒng)一著錄和標(biāo)引。

        (四)提升檔案管理工作人員的安全意識。病毒入侵、黑客攻擊、信息泄密和丟失等問題在文檔的使用過程中是現(xiàn)實存在的,對于檔案管理的工作人員而言,必須具備較強的責(zé)任意識和安全意識,在檔案信息管理中及時進行文件信息分級,合理的進行文檔加密,對于那些比較重要的、保密要求較高的文檔,需要在專用的儲存器中進行儲存,對于文檔歸檔載體要進行合理安全處理,避免擦傷、劃傷問題的出現(xiàn)。此外,為確保檔案的完整性,在儲存初期盡量采用紙質(zhì)文件與電子文檔相結(jié)合的方式進行儲存,在能確保電子文檔無誤后銷毀紙質(zhì)文件。

        四、結(jié)語

        總之,檔案信息是高校的重要信息資源。隨著社會的發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難滿足社會發(fā)展的需要,檔案一體化管理模式的實施勢在必行。檔案一體化管理模式的推行不但可以大幅提升檔案的利用效率,讓檔案充分發(fā)揮自身作用,而且還可以在一定程度上促進高校文件建設(shè)工作的開展,降低管理成本,讓檔案管理工作更加規(guī)范化。

        【參考文獻】

        [1]吳峰.以文檔一體化為導(dǎo)向的高校信息化管理思路[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(19).

        [2]楊茜茜.數(shù)字時代的文檔一體化管理:理念、手段與目標(biāo)[J]. 檔案學(xué)通訊,2014(02).

        [3]劉希琳. 淺議電子檔案及其利用[J]. 發(fā)展,2013(03).

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