文/沈陽建筑大學(xué)檔案館 田佳妤

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新《會計檔案管理辦法》施行下高校財務(wù)檔案管理探析

文/沈陽建筑大學(xué)檔案館 田佳妤

【摘要】本文通過對新舊《會計檔案管理辦法》的解讀，明晰新《會計檔案管理辦法》內(nèi)容，探討在新《管理辦法》施行下，如何加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理。

【關(guān)鍵詞】新會計檔案管理辦法；解讀；建議措施

高校財務(wù)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財務(wù)往來資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案管理部門檔案門類中的重要組成部分。

隨著國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技時代的變遷，各單位財務(wù)信息化水平日益提升，越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。1998年修訂的《會計檔案管理辦法》已無法適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要，為更快更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，財政部、國家檔案局于2010年起對原管理辦法進(jìn)行調(diào)研，經(jīng)過研討和試點(diǎn)，于2015年12月正式修訂，并于2016年1月1日起施行。隨著新《會計檔案管理辦法》的修訂施行，高校檔案管理部門如何以新管理辦法為準(zhǔn)繩，制定新的順應(yīng)社會發(fā)展的財務(wù)檔案管理體系，是高校財務(wù)檔案管理中所面臨的一個重要問題。

一、新舊《會計檔案管理辦法》變化對照

1998年32號《會計檔案管理辦法》中，共有21條款，2016 年79號令施行的新《會計檔案管理辦法》分為31條款。對照新舊管理辦法，分別在會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案銷毀程序、會計檔案出境管理要求、會計檔案定期保管期限等五方面對檔案管理進(jìn)行了調(diào)整，調(diào)整后的管理辦法更有利于契合大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展，推動互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)，形成綠色低碳的發(fā)展方式，進(jìn)而推進(jìn)國家治理能力現(xiàn)代化。

（一）完善了會計檔案的定義和范圍。新《會計檔案管理辦法》中，對于會計檔案定義闡述的更加明晰和全面，“指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。”定義中將電子會計檔案納入會計檔案范疇。在檔案歸檔范圍中，刪除了會計憑證類中的匯總憑證和其他會計憑證；刪除了財務(wù)報告類中的會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務(wù)報告；增加了其他類中的納稅申報表、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

（二）增加并明確了電子會計檔案的管理要求。新《管理辦法》中第三條會計檔案定義中，首先明確了“包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”，將電子會計檔案納入會計檔案管理范疇。對于電子會計檔案管理要求，原《管理辦法》中規(guī)定，“采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案”“并報財政部、國家檔案局備案”。新的《管理辦法》中，則規(guī)定“單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案?！奔床挥脠髠浼纯墒褂糜嬎銠C(jī)等技術(shù)手段管理會計檔案。對于不需要打印成紙質(zhì)會計檔案的具體情況，新的《管理辦法》也有明確闡述，即從形成的電子會計資料的來源、使用的會計核算系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、安全防范措施、備份制度、保存價值界定、電子簽名等七方面進(jìn)行了具體要求。單位內(nèi)部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的必須同時滿足新《管理辦法》第八條中的第一至六項規(guī)定；單位外部接收的電子資料僅以電子形式保存的，必須同時滿足新《管理辦法》第八條和第九條規(guī)定。

（三）完善了會計檔案銷毀程序。首先，檔案銷毀鑒定工作由原來的檔案機(jī)構(gòu)與會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，改為“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)共同進(jìn)行”。第二，編制會計檔案銷毀清冊由原來的檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同完成，變更為檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。第三，簽署銷毀意見由原來的單位負(fù)責(zé)人改為由“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。第四，組織銷毀工作由原來的檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同監(jiān)銷，改為檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同監(jiān)銷。第五，對于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)憑證，不得銷毀需單獨(dú)抽出的紙質(zhì)憑證，增加了需要在“會計檔案鑒定意見書”中列明、電子會計檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存。

（四）明確了會計檔案出境的管理要求。會計檔案出境管理由原來的“我國境內(nèi)所有單位的會計檔案不得攜帶出境”，改為“單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！?/p>

（五）調(diào)整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的期限。原《管理辦法》第八條，會計檔案保管期限定期分為3年、5年、10年、15年、25年，新的《管理辦法》第十四條中，將定期保管期限劃分為10年和30年，即會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。

二、新《會計檔案管理辦法》施行下，高校財務(wù)檔案管理建議

（一）把握新《會計檔案管理辦法》方向，加強(qiáng)宣傳，做好新舊管理銜接。首先要從思想上加強(qiáng)重視，在財務(wù)檔案管理工作中，對單位負(fù)責(zé)人及財務(wù)、審計、檔案相關(guān)人員進(jìn)行新《管理辦法》的解讀和培訓(xùn)，強(qiáng)化管理人員的責(zé)任意識，以新《管理辦法》施行為契機(jī)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對外進(jìn)行財務(wù)檔案重要意義的宣傳，強(qiáng)化全民意識。按照財務(wù)部、國家檔案局發(fā)布的《關(guān)于新舊會計檔案管理辦法有關(guān)銜接規(guī)定的通知》精神，做好新《管理辦法》出臺后高校財務(wù)檔案管理的平穩(wěn)過渡。

（二）修訂單位會計檔案管理辦法，加快財務(wù)檔案管理步伐。以新的《管理辦法》為準(zhǔn)繩，調(diào)整單位會計檔案管理辦法，做好電子財務(wù)檔案管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1](98)財會字第32號.會計檔案管理辦法[M].財政部國家檔案局,1998.

[2]張曉芳.財務(wù)檔案管理中的問題和對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(12).