趙玉芳林長(zhǎng)宇

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理初探

趙玉芳林長(zhǎng)宇

隨著醫(yī)療機(jī)構(gòu)的發(fā)展，我國(guó)各地各大醫(yī)院都在進(jìn)行大力度的改革，醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了更高的要求。目前，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在諸多不盡如人意的地方，如新員工建檔不全面、后期資料歸檔不及時(shí)、檔案借閱管理不嚴(yán)、人事檔案資料利用率低等問(wèn)題。各大醫(yī)院要極力構(gòu)建完善的人事檔案管理體系，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。本文指出了醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理的重要性，分析了當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的弊端，提出了創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理模式的有效策略。

人事檔案管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)管理工作之一，構(gòu)建規(guī)范化的檔案管理機(jī)制是有效提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理效率的重要手段。為確保人事檔案管理工作的機(jī)密性、完整性和準(zhǔn)確性，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須提高檔案管理水平，提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能，確保人事檔案管理工作的規(guī)范化。醫(yī)院要以檔案管理為抓手構(gòu)建高效的檔案管理體制，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的快速發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理的重要意義

醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案主要是記錄行政部門(mén)及醫(yī)療部門(mén)人員的個(gè)人信息、政治面貌、工作經(jīng)歷、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等重要信息的資料，是一種有效的憑證和依據(jù)，是醫(yī)療機(jī)構(gòu)開(kāi)展各項(xiàng)工作的參考資源。人事檔案對(duì)于醫(yī)護(hù)人員轉(zhuǎn)正、職務(wù)晉升、評(píng)定職稱等提供重要的基礎(chǔ)資料，是醫(yī)護(hù)人員人生經(jīng)歷、思想文化、科研能力的縮影，檔案中不但記載了其薪資情況和崗位調(diào)整，還記錄了受過(guò)的獎(jiǎng)勵(lì)與處罰，為醫(yī)院進(jìn)行人事安排提供科學(xué)而有效的依據(jù)。

人事檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作不容忽視，人事檔案中的資料和內(nèi)容與員工息息相關(guān)，做好人事檔案管理工作有助于提升單位的管理效能，充分發(fā)揮員工的能力和價(jià)值。醫(yī)院作為重要的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，完善人事檔案管理模式有助于提高人事檔案管理的科學(xué)化水平，使人事檔案管理工作朝著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

管理部門(mén)和人員對(duì)人事檔案管理不夠重視。目前，我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)重視醫(yī)療工作，忽視了檔案管理工作，部分管理者對(duì)于人事檔案管理工作不夠重視，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于醫(yī)院的重要性。部分醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理的投入較少，管理效率不高。其次，部分檔案管理人員認(rèn)為人事檔案管理就是抄寫(xiě)一些資料，缺少技術(shù)專業(yè)技術(shù)的指導(dǎo)，沒(méi)有將其與醫(yī)院其他管理工作放在同等重要的位置上。

人事檔案管理方式較為落后，管理效率較低。目前，部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)的人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理層面，管理方式很落后，個(gè)別醫(yī)院檔案檢索、查閱還采用人工方式，人事檔案管理工作缺乏現(xiàn)代性和高效型，人事檔案管理效率有待提升。其次，由于部分醫(yī)療機(jī)投入不足，導(dǎo)致現(xiàn)存檔案管理硬件設(shè)施難以滿足工作需求。再次，醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升，檔案管理人員在新建和收集檔案資料時(shí)，沒(méi)有按照醫(yī)院的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對(duì)材料的審核和甄別力度不夠，難以保證歸檔材料的完整性和真實(shí)性，導(dǎo)致檔案內(nèi)容存在爭(zhēng)議，檔案價(jià)值受到一定的影響。如醫(yī)院存在職工同名現(xiàn)象很普遍，由于檔案管理人員的失職導(dǎo)致檔案張冠李戴，檔案歸檔效率很低。

醫(yī)院?jiǎn)T工檔案資料歸檔不及時(shí)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員人事檔案中的具體內(nèi)容較多，包括幾大類，一是學(xué)歷相關(guān)資料，包括學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、深造教育與函授證明或證書(shū)、工作總結(jié)報(bào)告、醫(yī)療下鄉(xiāng)、防疫工作證明等。二是專業(yè)技術(shù)資格材料，任職資格申請(qǐng)表、考核表、職務(wù)資格證書(shū)、執(zhí)業(yè)證書(shū)、聘任合同等。三是醫(yī)療技術(shù)成果資料，包括專題研究研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、技術(shù)成果資料、代表性病歷、成功病案等。四是其它材料，包括醫(yī)院內(nèi)部評(píng)價(jià)與考核材料、進(jìn)修結(jié)業(yè)證明、參加會(huì)議、講座證明、獲獎(jiǎng)證書(shū)等。但目前，由于醫(yī)療服務(wù)人員對(duì)于檔案管理不重視，導(dǎo)致這些材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，檔案資料不夠齊全。

創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的有效策略

建立人事檔案管理機(jī)制，做好新建及補(bǔ)充檔案管理。醫(yī)療機(jī)構(gòu)要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，建立完善的人事檔案管理機(jī)制，確保人事檔案管理朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置專門(mén)檔案管理部門(mén)，吸引專業(yè)檔案管理人才。制定適合本醫(yī)院的檔案管理制度，做好制度執(zhí)行的監(jiān)督和管理，確保制度落到實(shí)處。再次，加強(qiáng)新員工首次建檔管理，后期個(gè)人人事資料及時(shí)歸檔，包括員工在職期間的考核、崗位調(diào)整、職位晉升、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰等，進(jìn)而保證檔案的完整性和可查性。

加強(qiáng)管理人員培訓(xùn)，促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范化。醫(yī)院要采用有效的方式對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，針對(duì)專業(yè)業(yè)務(wù)和崗位技能進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理員熟練掌握檔案管理技巧。其次，檔案管理人員要明確檔案管理規(guī)定和守則。妥善保管人事檔案等機(jī)密文件，避免泄露信息。醫(yī)院部門(mén)主任以上人員可以查詢本部門(mén)員工檔案，無(wú)關(guān)人員沒(méi)有權(quán)利查詢?nèi)魏螜n案；任何人不得以任何理由借閱本人檔案；收回檔案時(shí)要認(rèn)真核查，確定檔案沒(méi)有缺失和改動(dòng)方可存檔。再次，提高人事檔案管理的安全性，使用專用柜存儲(chǔ)檔案，做好防火、防潮、防盜工作，檔案管理人員要保證檔案的完整性，不得進(jìn)行涂改、拆散、圈劃和損壞。

做好醫(yī)療機(jī)構(gòu)人事檔案的信息化管理。醫(yī)療機(jī)構(gòu)要建立信息化的人事檔案管理體制，首先，醫(yī)院要加大投入，購(gòu)置先進(jìn)的信息化設(shè)備，保證人事檔案管理需要的硬件設(shè)施齊全。再次，提高檔案管理人員的信息化技能，熟練地操作信息化設(shè)備，提高檔案管理效率。檔案管理員負(fù)責(zé)建立員工檔案薄，記載檔案的接收、存入、使用和變動(dòng)情況。要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序。其次，要制定信息化管理方案，提高檔案管理員的信息化技能，運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行檔案整理和分類，利用電子文檔紀(jì)錄檔案信息，提高檔案檢索效率。

綜上所述，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須加強(qiáng)人事檔案管理工作的改革和創(chuàng)新，建立規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理機(jī)制，提高人事檔案管理的信息化水平，進(jìn)而確保人事檔案管理為醫(yī)院發(fā)展提供有效的資源，挖掘檔案中的有效資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：黑龍江齊齊哈爾市第一醫(yī)院）