李曉琨

檔案管理與知識管理的關(guān)系

李曉琨

檔案管理與現(xiàn)代的知識管理之間是存在著相應(yīng)的聯(lián)系的，傳統(tǒng)的檔案管理方式能夠目前的知識管理奠定實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，而知識管理也能夠反作用于檔案管理，給予檔案管理更多的發(fā)展空間。本文將針對檔案管理與知識管理的基本內(nèi)涵進(jìn)行分析，從而研究二者之間的內(nèi)在關(guān)系。

在企業(yè)的發(fā)展過程之中，檔案管理與知識管理工作是相輔相成、互相促進(jìn)的，也是我國檔案事業(yè)之中最為基礎(chǔ)的工作組織成分，研究目前的檔案管理與知識管理二者之間的關(guān)系，能夠促進(jìn)檔案管理與知識管理的綜合水平的提升。所以分析二者關(guān)系也能夠具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

檔案管理與知識管理的基本內(nèi)涵

檔案管理在我國企業(yè)以及事業(yè)單位發(fā)展過程之中往往起著最為基礎(chǔ)的作用，能夠配合進(jìn)行人力資源管理工作的同時(shí)，能夠有效為管理工作以及人員調(diào)動工作提供基本依據(jù)。其檔案管理的主要形式以檔案、紙質(zhì)信息為主，一些企業(yè)單位也在適當(dāng)使用數(shù)據(jù)庫等信息技術(shù)來完善檔案管理的形式，但是還是無法完全脫離紙質(zhì)檔案的保存形式。隨著企業(yè)與社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，目前單一的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)的發(fā)展需求，想要進(jìn)一步提升企業(yè)的管理工作效率，促進(jìn)企業(yè)的綜合發(fā)展，就必須進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

知識管理這一概念很早就被提出，但是對于概念的界定與實(shí)施行為上往往存在著爭論，我國企業(yè)在知識管理層面上起步較晚，還缺乏系統(tǒng)的理論體系，無法實(shí)現(xiàn)相對獨(dú)立實(shí)施方式。而知識管理不是僅限于人力資源管理的層面上，而是將企業(yè)的組織智力化為相應(yīng)的一種資產(chǎn)進(jìn)行記錄，也包括企業(yè)員工的有效知識等，利用對知識的管理行為，來為企業(yè)提供更大的生產(chǎn)潛力[2]。所以可以說知識管理就是綜合結(jié)合集體的知識能力來利用所有的知識去獲取并且創(chuàng)造知識，以此促進(jìn)集體綜合創(chuàng)效。

檔案管理與知識管理的不同之處

檔案管理的基本管理形式相對于知識管理而言偏向于實(shí)體化，檔案管理的本質(zhì)與核心是對于相關(guān)文件，其中包括企業(yè)文件以及人力資源信息檔案等的安全性、真實(shí)性，這樣所進(jìn)行管理的方案才能夠確保其相應(yīng)的應(yīng)用價(jià)值。而檔案管理的配套措施往往偏向于制度化與規(guī)范化，需要一定的程序?qū)n案管理運(yùn)轉(zhuǎn)下去。對于企業(yè)而言是必不可少的，同時(shí)也消耗一定的人力、物力與財(cái)力。

知識管理所不同的就是比起形式上的檔案管理，更偏向于顯性信息與隱性信息的有機(jī)結(jié)合，顯性內(nèi)容上能夠進(jìn)行管理之外，同時(shí)也更加注重文字信息背后的內(nèi)部個(gè)體知識，這種內(nèi)部知識我們也可以稱之為內(nèi)部潛力探索，對于個(gè)體所具有的創(chuàng)效潛力予以相應(yīng)的掌握，從而合理進(jìn)行資源的有效配置，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)知識的應(yīng)用。

檔案管理與知識管理的相似之處

其實(shí)檔案管理的形式與知識管理的形式歸根到底都圍繞著價(jià)值、以主要提供價(jià)值服務(wù)于個(gè)體或整體發(fā)展而存在，所以二者的基本的管理目的都是為了提供價(jià)值與實(shí)現(xiàn)價(jià)值，管理目的相當(dāng)一致，這也為二者能夠融合統(tǒng)一奠定基礎(chǔ)。無論是知識管理還是檔案管理其管理形式都可以通用，傳統(tǒng)形式上的紙質(zhì)管理，將文件進(jìn)行歸納整理等，或者利用信息技術(shù)促進(jìn)檔案的數(shù)字化管理等，都可以為二者提供相對完善的管理方式。

除此之外檔案管理與知識管理的管理內(nèi)容上具有一定的相似之處的，檔案管理強(qiáng)調(diào)信息，強(qiáng)調(diào)廣泛意義上的資料整理，而知識管理是基于信息整理基礎(chǔ)之上的，對于信息所具有的基本知識屬性上進(jìn)行收集與管理的。在管理環(huán)節(jié)上二者之間的管理也大體相同，都是對于信息進(jìn)行收集之后，加以整理，并且根據(jù)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r對于信息進(jìn)行有效地應(yīng)用，最后進(jìn)行檔案的保管。

檔案管理與知識管理之間的內(nèi)在聯(lián)系

檔案管理為知識管理奠定相應(yīng)的基礎(chǔ)。做好檔案管理能為知識管理提供相對基礎(chǔ)性的信息，實(shí)施上知識管理也是基于檔案管理信息上而繼續(xù)發(fā)展的。檔案管理的根本目標(biāo)就是為企業(yè)等各個(gè)組織活動提供檔案信息，服務(wù)于廣大組織與個(gè)體，滿足絕大多數(shù)的經(jīng)營體的發(fā)展需求與檔案需求[4]。知識管理的目的也是在為廣大用戶提供相應(yīng)的知識服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)知識價(jià)值等，在檔案管理工作已經(jīng)完成較好的同時(shí)，知識管理能夠省去基礎(chǔ)性的步驟，直接使用需要的相關(guān)信息，所以檔案管理為知識管理能奠定相應(yīng)的基礎(chǔ)，促進(jìn)信息的交流與共享的同時(shí)，促進(jìn)成本管理。

知識管理能夠反作用于檔案管理。因?yàn)橹R管理能夠?qū)τ谛畔⒈澈蟮碾[藏信息加以重視的基礎(chǔ)之上進(jìn)行管理，這些隱形的知識是需要不斷整理總結(jié)的，以組織的發(fā)展角度上而言，檔案的表現(xiàn)形式相對穩(wěn)定，是已經(jīng)固化了的產(chǎn)物知識管理是基于迅速發(fā)展的知識經(jīng)濟(jì)下的產(chǎn)物，所以知識管理在某種程度上來看是基于檔案管理的一種創(chuàng)新成果，所以知識管理在發(fā)揮更大價(jià)值的同時(shí)也能夠反作用于檔案管理的發(fā)展。

知識管理與檔案管理是相輔相成的關(guān)系。傳統(tǒng)的檔案管理往往手段落后，偏向于淺層的信息管理，知識管理更加注重技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，對于基礎(chǔ)信息不是能夠有效掌握，而知識管理與檔案管理的共同的有效運(yùn)用，能夠在滿足知識需求的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值與管理價(jià)值，無論是淺層的利用方式還是深層的利用方式，都能夠加強(qiáng)其管理的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展而提供經(jīng)營與發(fā)展的可靠依據(jù)。

目前在對于知識管理與檔案管理的利用方面還有很大的發(fā)展空間，我們要在明確知識管理與檔案管理的基本內(nèi)涵、相似之處、不同之處的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步加強(qiáng)對于二者關(guān)系的理解與研究——檔案管理為知識管理奠定相應(yīng)的基礎(chǔ)并且知識管理能夠反作用于檔案管理，所以二者之間其實(shí)是相輔相成、相互促進(jìn)的關(guān)系，共同在提供服務(wù)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)價(jià)值并且創(chuàng)造價(jià)值，益處促進(jìn)管理行為與管理活動的開展。

（作者單位：青島市第五人民醫(yī)院）