文/王海燕

信息化條件下會計檔案的電子化管理

文/王海燕

隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代信息化技術在越來越多的領域得到了應用，會計檔案的管理也逐漸走向了電子化，電子檔案對環(huán)境的要求比較高，而且容易遭到破壞，這對檔案的管理也提出了更高的要求。當前的會計檔案電子化管理中還存在一些問題，導致會計檔案不能進行有效的管理，要加強會計檔案的電子化管理，應該進一步加強會計檔案的管理措施，建立嚴格的內部控制制度，充分發(fā)揮電子化在會計檔案管理中的作用。本文介紹了會計檔案電子化管理的特點，分析了當前會計檔案電子化管理中存在的問題，并提出了電子化會計檔案管理的對策。

信息化；會計檔案；電子化管理

會計檔案的電子化管理正逐漸代替了傳統(tǒng)的管理方式，紙質檔案發(fā)展成為了電子檔案，這也對會計檔案的管理提出了更高的要求。電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失等問題，環(huán)境因素、人為因素等都可能給會計檔案的管理帶來影響。因此需要采取措施來避免這些因素給檔案帶來的損害，以提高會計檔案電子化管理的效果。

一、會計信息化下電子檔案的特點

目前會計電子檔案主要采用磁盤、磁帶和光盤等進行儲存，也有一些采用云存儲方式，存儲在云端的網(wǎng)絡空間，相較于紙質檔案其對存儲環(huán)境要求更高，容易遭到破壞，但是信息量也更大，查閱方便。

（一）電子檔案的載體對環(huán)境的要求較高

紙質的會計檔案占用的存儲空間比較大，分類、保存相對都比較復雜，管理難度比較大。電子檔案相對占據(jù)的空間比較小，查閱更容易，但是電子檔案一般是儲存在光盤或是磁盤等磁介質上的，光盤和磁盤在保存時對環(huán)境的要求比較高，一旦所處的環(huán)境潮濕或是溫度過高等，都可能造成磁盤、光盤中的信息被毀。

（二）電子檔案容易遭到破壞

電子檔案是存儲在磁介質內的，信息高度集中，與紙質檔案不同的是，電子檔案被篡改之后一般不會留下痕跡，因此很難被發(fā)覺，這樣電子檔案就會失去真實性。而且磁盤一般有一定的使用壽命，在保存的過程中存儲的數(shù)據(jù)也有可能會被破壞，加上設備的更新等問題，都有可能會影響到會計數(shù)據(jù)的真實性，造成信息失真。除此之外還要防止有人惡意篡改信息，一旦數(shù)據(jù)被篡改或是丟失都會帶來重大損失。

（三）內容豐富、領域寬泛

傳統(tǒng)的會計檔案一般包含了原始單據(jù)、記賬憑證以及賬目和報表等，都是反應經(jīng)濟業(yè)務的重要資料，電子化的會計檔案不僅包含了傳統(tǒng)意義上的這些會計檔案，還包括了存儲在計算機硬盤以及其它磁性介質中的電子數(shù)據(jù)，檔案的內容更加豐富。

（四）共享性和高速性

基于信息化條件下的會計電子檔案，在處理的過程中采用計算機進行處理，無論是信息的處理還是數(shù)據(jù)的整合，速度都相對更加的快速，并且信息可以通過網(wǎng)絡進行傳遞，方便信息的共享，具有較高的共享性。因此會計檔案的電子化管理及使用更加的方便快速，同時最大程度的發(fā)揮了會計檔案使用價值。

二、會計信息化下電子檔案管理中的問題

（一）管理制度不完善

當前的電子會計檔案一般都是財務軟件的管理人員進行保管的，但是這些工作人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，在進行電子檔案的管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)管理不到位的情況。而在會計電子檔案的管理過程中也沒有完善的管理制度，工作人員的職責不明確，管理沒有規(guī)范的流程，具有很大程度的隨意性。因此在管理中經(jīng)常出現(xiàn)檔案的丟失或是歸類錯誤，無法查找等情況，給檔案的使用造成了很大的不便，使得檔案無法發(fā)揮其應有的作用。

（二）保存環(huán)境不達標

在保存會計電子檔案時，許多部門還是采用傳統(tǒng)的方法進行管理和保存，保存的環(huán)境經(jīng)常出現(xiàn)潮濕或是磁場干擾比較嚴重的情況，或是檔案室可以被工作人員隨意出入，這就導致檔案可能被環(huán)境破壞或是被有心之人進行篡改，造成無法挽回的損失。

（三）計算機財務軟件版本的使用不一致

現(xiàn)在的財務軟件存在許多版本，還沒有進行統(tǒng)一，每一款軟件的功能和操作方式都不相同，財務人員在學習時存在較大的困難。一般情況下，財務工作人員并不能了解所有的軟件，對軟件的熟悉程度也比較有限，可能就會造成在工作中的操作失誤。

（四）備份不及時

會計檔案記錄的都是十分重要的信息和數(shù)據(jù)，但是許多檔案管理人員并沒有認識到會計檔案的重要性，對自身的工作要求不嚴格，經(jīng)常出現(xiàn)對檔案不及時備份的情況。這樣一來一旦檔案出現(xiàn)丟失或是損毀就會造成永久的損失，數(shù)據(jù)無法再進行恢復。

（五）缺乏專業(yè)的計算機維護人員

電子化管理會計檔案是在計算機網(wǎng)絡的基礎上開展的，但是網(wǎng)絡本身也存在較大的危險性，例如網(wǎng)絡病毒、網(wǎng)絡黑客等都會對網(wǎng)絡中的信息造成威脅。這就需要網(wǎng)絡技術人員對網(wǎng)絡進行安全性維護，但是很少有單位、部門有自己專業(yè)的網(wǎng)絡技術人才，通常都是財務人員經(jīng)過短暫的培訓擔當日常的維護人員，或者是在網(wǎng)絡出現(xiàn)問題時聘請外界的專業(yè)人士來進行網(wǎng)絡維護，這樣不僅維護效果不好，而且容易造成信息的泄露，從而造成巨大的損失。

三、會計信息化下電子檔案管理的對策

（一）完善管理制度

對于電子檔案的管理要建立完善的管理制度，財務檔案中包含的都是比較重要的數(shù)據(jù)，因此在管理中要格外謹慎，防止出現(xiàn)差錯，有效的開展檔案的電子化管理就要建立完善的管理制度。首先要制定電子會計檔案的傳遞及管理流程，數(shù)據(jù)和信息整理完成后要按照要求刻盤、備份，然后按照規(guī)定保存到檔案庫，進行分類存放，管理人員要定期檢查，維護，確保檔案的完整性。然后是制定嚴格的管理規(guī)范，例如查閱檔案時需要經(jīng)過審批等，管理人員要按照規(guī)范進行檔案的管理，不能出現(xiàn)違規(guī)的操作。

（二）確保會計電子檔案保存環(huán)境的安全

電子檔案需要采用現(xiàn)代設備加以保存，當前的會計檔案的保存一般是電子檔案和紙質檔案共存，電子檔案方便查詢，紙質檔案相對更加可靠，在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)差異時可以用來校對。電子檔案的保存應該進行至少一份的備份，防止在保存的過程中出現(xiàn)損毀，用來恢復數(shù)據(jù)，因此備份的磁盤和原盤要分別保存。存放電子檔案需要防火、防潮、防磁，庫房的溫度不能過高，要選擇陽光不會直照的環(huán)境，同時通風性也要好。入庫的磁盤都要放在特制的防磁柜中保存，并防止磁盤感染計算機病毒。

（三）選擇版本一致的軟件

財務軟件的版本較多以及版本更新速度比較快等因素造成了財務人員使用軟件比較困難，因此要加強財務人員的培訓，在采用新的軟件或是軟件版本更新之后，都應該對財務人員進行專業(yè)化的培訓，提升財務人員的操作水平，防止財務人員因為不熟悉軟件的操作而造成的操作失誤。另外會計檔案的操作軟件應該選擇與財務軟件版本一致的，財務人員在進行數(shù)據(jù)整理和檔案查詢時都會更加的方便。

（四）提高檔案管理人員的素質

首先要提高檔案保管人員對檔案重要性的認識，要讓檔案管理人員明白，財務檔案包含了許多重要的數(shù)據(jù)，在企業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展中都是不可或缺的，向檔案管理人員強調檔案的重要性，防止管理人員在管理中出現(xiàn)隨意性。其次是規(guī)范管理人員的操作，例如在磁盤提交過來之后及時進行備份，明確不同檔案的位置，以方便維護和查找等。企業(yè)要加強管理人員的培訓，對管理人員進行適當?shù)呢攧諏I(yè)知識的培訓，在管理檔案時更加的方便，另外也要加強其自身素質的培養(yǎng)，才能有效提高工作效率，防止工作中出現(xiàn)誤差。另外企業(yè)也要招收專業(yè)的計算機網(wǎng)絡人才，對系統(tǒng)進行定期的維護，保障檔案信息的安全。

四、結束語

會計檔案有著十分關鍵的作用，會計檔案的電子化管理可以有效提高檔案的管理效率，方便檔案資料的查詢。我們必須切實做好會計電子檔案的管理工作，使它同紙質檔案一樣發(fā)揮作用，能夠長期的存真、保實?？傊?，會計電子檔案是傳統(tǒng)會計檔案管理的一次質的改變，它代表著未來檔案管理現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展方向。

［1］孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理［J］.商業(yè)會計，2012（19）：124-126.

［2］劉陽，劉雪晶.會計信息化下電子檔案的管理［J］.商業(yè)經(jīng)濟，2011（8）：40-41.

［3］楊芳.高校會計檔案信息化管理評價指標體系的構建［D］.中原工學院，2013.

（作者單位：北方銅業(yè)股份有限公司）

上接（第188頁）模式和經(jīng)營理念也是醫(yī)藥批發(fā)企業(yè)謀求新的生存和發(fā)展的重要途徑。由于兩票制壓縮了藥品流通過程中的經(jīng)營利潤，醫(yī)藥批發(fā)公司要轉型向藥品流通行業(yè)發(fā)展。第三方醫(yī)藥物流可以通過現(xiàn)代化的信息技術、先進的專業(yè)化設備和高端的人才把握藥品流通的關鍵關節(jié)，從而實現(xiàn)生產(chǎn)、流通和消費之間的相互協(xié)調。只有形成專業(yè)化與社會化并行的第三方醫(yī)藥物流服務系統(tǒng)，才能面對目前的市場和經(jīng)濟政策給醫(yī)藥服務行業(yè)帶來的挑戰(zhàn)，并在激烈的市場競爭環(huán)境中逆流直上，為醫(yī)藥批發(fā)公司謀求新的經(jīng)濟效益關鍵點，并實現(xiàn)公司效益的持續(xù)發(fā)展。

（三）產(chǎn)業(yè)鏈的兼并重組是發(fā)展趨勢

醫(yī)藥行業(yè)由于受到兩票制的影響，行業(yè)優(yōu)化和重組將成為醫(yī)藥批發(fā)行業(yè)的必然趨勢。在兼并與重組的過程中，大型醫(yī)藥批發(fā)公司將有實力進行企業(yè)優(yōu)質資源的分割與發(fā)展，并逐步轉向新型產(chǎn)業(yè)和藥品相關的新的業(yè)態(tài)領域。因此，為了防止市場變革的大潮對醫(yī)藥批發(fā)公司帶來的不利影響，優(yōu)化其產(chǎn)業(yè)結構，通過產(chǎn)業(yè)鏈模式的發(fā)展可以逐步增強企業(yè)在競爭中的實力和穩(wěn)固性。兩票制在一定程度上優(yōu)化了醫(yī)藥批發(fā)公司的整個產(chǎn)業(yè)鏈組合，通過優(yōu)勝劣汰的方式，保證了優(yōu)勢企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。

（四）發(fā)展新型商務模式，拓展業(yè)務渠道

兩票制模式為醫(yī)藥批發(fā)公司向新型產(chǎn)業(yè)轉型提供了必要的動力。隨著信息技術的發(fā)展與普及，電子商務給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來了新的商機。為了擴大市場份額，謀求更大的發(fā)展前景，B2B電子商務系統(tǒng)成為了現(xiàn)代醫(yī)藥批發(fā)公司的必爭之地。B2B電子商務系統(tǒng)可以通過電商平臺實現(xiàn)流通層級的不斷縮減，使得藥品從制藥企業(yè)或藥品批發(fā)企業(yè)直達零售終端，從而改變藥品流通的傳統(tǒng)結構，為企業(yè)創(chuàng)建更高的效益優(yōu)勢。因此，藥品批發(fā)企業(yè)需要根據(jù)自身發(fā)展的特點，拓寬業(yè)務渠道，并抓住電子商務的興起和發(fā)展帶來的商業(yè)機遇，才能在新的政策下找到最為合適的發(fā)展戰(zhàn)略方向。

四、結束語

2016年對于醫(yī)藥行業(yè)來講是格局復雜的一年。隨著營改增稅制改革的推行，國家主張實行的兩票制對于傳統(tǒng)的醫(yī)藥批發(fā)公司的經(jīng)營模式帶來的巨大的影響和沖擊。因此，只有與時俱進，適應政策的變革給醫(yī)藥批發(fā)公司帶來的各種影響，并結合新的環(huán)境調整自身的發(fā)展模式，才能夠保持企業(yè)經(jīng)營的長久不衰，在新的政策環(huán)境下取得穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

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［3］白光銀.醫(yī)藥行業(yè)“兩票制”下代理商的發(fā)展方向［J］.全國商情（理論研究），2011（16）：11-12.

（作者單位：四川華通藥業(yè)有限公司）