◎趙靜

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基于高校學(xué)生檔案管理中隱私權(quán)保護(hù)的問(wèn)題

◎趙靜

高校學(xué)生檔案管理中的隱私保護(hù)問(wèn)題，不僅局限于檔案的公布，在學(xué)生檔案材料的搜集、利用過(guò)程中都涉及隱私權(quán)保護(hù)的問(wèn)題。在學(xué)生檔案管理中，針對(duì)隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制的規(guī)范與完善，建議通過(guò)不斷加強(qiáng)檔案立法工作、建立檔案利用管理制度、建立高校個(gè)人檔案專門(mén)機(jī)構(gòu)，保護(hù)學(xué)生的檔案隱私。

高校檔案信息不斷開(kāi)放，已為社會(huì)廣泛利用，但“檔案作為一種特殊的信息載體，在管理利用過(guò)程中不僅涉及到利害關(guān)系人的知悉權(quán)，更關(guān)系到當(dāng)事人的隱私權(quán)”。檔案管理過(guò)程中，檔案部門(mén)作為管理者，其職責(zé)不僅包括滿足查閱人對(duì)檔案信息的合法查閱和利用需要，也包括有效保護(hù)檔案主體的隱私權(quán)，防止信息的不當(dāng)泄露。因此，在信息化的今天，檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，檔案信息當(dāng)事人的隱私問(wèn)題也日益凸顯。

高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

高校學(xué)生的隱私權(quán)是指高校大學(xué)生在校期間依法享有的與社會(huì)公共權(quán)益無(wú)關(guān)的對(duì)自身學(xué)習(xí)、工作和生活等私人信息、私人活動(dòng)和私人空間自主支配的人格權(quán)。比如，每個(gè)人的身份證號(hào)、家庭出身、父母收入、生理缺陷、疾病及不幸遭遇等都屬于個(gè)人隱私，這些均記載與體現(xiàn)在個(gè)人檔案中。

我國(guó)法律對(duì)個(gè)人信息隱私權(quán)的保護(hù)采取的是一種間接的、零散的保護(hù)方式，這就導(dǎo)致了高校檔案管理中對(duì)學(xué)生隱私保護(hù)的薄弱。近年來(lái)，隨著高校自主管理權(quán)的擴(kuò)大，高校基于管理和教育的需要，從學(xué)生檔案中了解個(gè)人信息，就要保證檔案的保密性。然而，部分高校存在著泄露學(xué)生檔案信息的情況。不管是檔案管學(xué)生檔案材料的收集出現(xiàn)擴(kuò)大化、缺失、偽造等情況，雖然這些問(wèn)題只是局部理部門(mén)無(wú)意泄露學(xué)生的檔案信息，還是個(gè)別檔案管理者的有意為止，學(xué)生檔案被不合理公開(kāi)和利用的現(xiàn)狀在客觀程度上或多或少地?fù)p害了學(xué)生的隱私權(quán)。法律的空白，理論的缺失，現(xiàn)實(shí)的無(wú)奈，使得高校加強(qiáng)檔案隱私管理與保護(hù)工作迫在眉睫。

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然檔案相關(guān)立法不盡完善，但是高校從提升檔案管理人員素質(zhì)和加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理的角度采取了相應(yīng)的措施，切實(shí)保護(hù)了學(xué)生的隱私權(quán)。

該措施可分類總結(jié)如下：

在學(xué)生檔案整體管理方面，高校檔案管理部門(mén)建立了學(xué)生檔案材料接收、查閱或借閱、移交登記等有效的管理制度。

在學(xué)生檔案查閱程序方面，高校檔案管理部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行，要求所查閱學(xué)生檔案的個(gè)人或部門(mén)，須持有關(guān)部門(mén)的證明、介紹信并經(jīng)學(xué)院負(fù)責(zé)人簽字審批方可查閱的目的性審查程序。借鑒一般檔案的管理要求，規(guī)定閱檔時(shí)不得涂改內(nèi)容、勾畫(huà)、添加批語(yǔ)、損壞檔案材料；不得將檔案內(nèi)容向無(wú)關(guān)人員傳播；未經(jīng)允許不得轉(zhuǎn)抄或復(fù)印；不得查閱與其沒(méi)有利害關(guān)系的他人檔案。

在學(xué)生檔案整理移交方面，學(xué)生檔案管理部門(mén)要求學(xué)生檔案歸檔材料的相關(guān)職能部門(mén)或組織在向檔案館移交學(xué)生檔案材料時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)清、核查，登記備查，對(duì)出現(xiàn)的毀損、滅失等情況，由當(dāng)事人負(fù)責(zé)處理。

在學(xué)生檔案日常管理方面，學(xué)生檔案材料的出具者與管理者不得隨意涂改、杜撰、增刪、抽取學(xué)生檔案材料。

此外，各高校也普遍加強(qiáng)了對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作者的管理力度。學(xué)校為檔案管理工作者提供檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，明確對(duì)從業(yè)人員的專業(yè)要求，客觀上減少了學(xué)生檔案信息外泄的機(jī)率。各高校還加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作者的監(jiān)管力度，陸續(xù)建立、完善了相關(guān)的管理制度，對(duì)故意非法泄露學(xué)生檔案信息的行為予以嚴(yán)厲制裁。

學(xué)生檔案管理中的隱私權(quán)問(wèn)題

檔案收集、整理和傳遞等環(huán)節(jié)受到侵害的問(wèn)題現(xiàn)象，但是對(duì)學(xué)生個(gè)體和學(xué)校群體有著不同程度的影響。對(duì)個(gè)體學(xué)生而言，檔案材料收集范圍的擴(kuò)大化，容易侵犯學(xué)生的隱私權(quán)。有些學(xué)校在收集檔案材料時(shí)，就要求學(xué)生明確注明對(duì)社會(huì)沒(méi)有威脅的某些健康狀況，此即對(duì)學(xué)生隱私權(quán)的侵犯和學(xué)生心理的傷害。而學(xué)生檔案的缺失、偽造，不利于體現(xiàn)其檔案的完整度、真實(shí)性，對(duì)于需要學(xué)生檔案的部門(mén)單位而言是不具有參考價(jià)值的。

高校檔案館使用的檔案管理軟件，都普遍存在著或多或少的安全漏洞，系統(tǒng)的安全性能存在缺陷，黑客攻擊系統(tǒng)更容易造成信息外泄，學(xué)生信息被不法分子利用，其隱私權(quán)也就無(wú)法得到保證，加之高校檔案館很少有專門(mén)負(fù)責(zé)管理和支持系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)技術(shù)人員，學(xué)生隱私權(quán)保護(hù)工作更顯薄弱。

在學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞與托管上，檔案館要負(fù)責(zé)組織和實(shí)施學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞與托管工作中的一切事務(wù)，畢業(yè)學(xué)生就業(yè)派遣方案的詳細(xì)名冊(cè)和檔案轉(zhuǎn)遞與托管移交具體準(zhǔn)確的部門(mén)或單位地址等信息學(xué)校就業(yè)部門(mén)向檔案館提供，兩部門(mén)的交接不當(dāng)也容易造成學(xué)生檔案信息的泄露。

非法公布和利用學(xué)生檔案中隱私內(nèi)容的問(wèn)題

非法公布學(xué)生檔案中的隱私內(nèi)容。檔案保管機(jī)構(gòu)的工作人員在檔案管理工作中，違反相關(guān)規(guī)定，在未經(jīng)檔案主體同意的情況下，擅自對(duì)外提供檔案資料，使學(xué)生的隱私權(quán)遭到損害。

非法利用學(xué)生檔案中的隱私內(nèi)容。這一方面表現(xiàn)為未經(jīng)檔案主體收集、復(fù)制、利用的行為。例如，檔案機(jī)構(gòu)或者其他主體為實(shí)現(xiàn)自身的某些目的，未經(jīng)許可擅自使用他人檔案中的隱私信息；另一方面表現(xiàn)為商業(yè)機(jī)構(gòu)通過(guò)信息比對(duì)實(shí)施的濫用個(gè)人隱私，對(duì)其展開(kāi)針對(duì)性的促銷活動(dòng)等行為。

檔案隱私權(quán)保護(hù)的建議和對(duì)策

盡管在高校學(xué)生檔案管理實(shí)踐中，諸多以加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)管理為目的的舉措，在客觀上起到了對(duì)學(xué)生隱私的保護(hù)作用，但是仍需要從宏觀上思考學(xué)生檔案管理中隱私權(quán)的保護(hù)規(guī)范與機(jī)制的完善。具體而言，可以從以下幾個(gè)方面入手。

不斷加強(qiáng)檔案立法工作

目前，我國(guó)還沒(méi)有一部專門(mén)針對(duì)高校人事檔案知情權(quán)和隱私權(quán)方面的法律法規(guī)，使得高校人事檔案管理部門(mén)在處理兩者之間具體問(wèn)題的時(shí)候，常常無(wú)所適從，只能依靠檔案管理者個(gè)人主觀意愿的判斷，這樣無(wú)法對(duì)高校檔案主體的隱私權(quán)和利益提供完善的保護(hù)。特別是涉及學(xué)生個(gè)人職業(yè)生涯、發(fā)展前途、就業(yè)生活等切身利益的問(wèn)題，需要一個(gè)專門(mén)的法律法規(guī)加以解決。因此，檔案管理的立法工作迫在眉睫。

建立檔案利用管理制度

把好收集存儲(chǔ)關(guān)。對(duì)如何收集個(gè)人檔案，什么內(nèi)容的個(gè)人資料能夠存儲(chǔ)，收集到的個(gè)人檔案如何開(kāi)放利用等應(yīng)該做出詳細(xì)的規(guī)定。

要把好查閱利用關(guān)。查閱利用個(gè)人檔案時(shí)，對(duì)必須遵守的規(guī)定要做出詳細(xì)的要求，任何查閱個(gè)人隱私檔案的人都必須有完整的記錄（包括利用的時(shí)間、目的和對(duì)象等）。當(dāng)然，在下列情形下，高校公開(kāi)和利用個(gè)人的檔案記錄，不需取得權(quán)利人的同意，沒(méi)有構(gòu)成對(duì)公民隱私侵犯，如國(guó)家安全機(jī)關(guān)、公安機(jī)關(guān)等部門(mén)為了國(guó)家利益、公共利益，必須調(diào)閱某人的材料；用人單位核實(shí)畢業(yè)生身份的真?zhèn)?；各?guó)大使館、外國(guó)院校核實(shí)某人的學(xué)籍、身份等。

要把好檔案開(kāi)放關(guān)。高校檔案可根據(jù)現(xiàn)行法規(guī)如《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和控制范圍的暫行規(guī)定》，對(duì)進(jìn)入開(kāi)放期限的檔案嚴(yán)格鑒定審查，對(duì)任何檔案的公開(kāi)都必須有完整的記錄，對(duì)公開(kāi)的時(shí)間、性質(zhì)、目的等都必須寫(xiě)清楚。未達(dá)到個(gè)人隱私開(kāi)放期限的要列入控制使用范圍，確保個(gè)人隱私不受侵犯。需要強(qiáng)調(diào)的是，高校所有學(xué)生都應(yīng)享有隱私權(quán)，每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的成績(jī)、操行評(píng)定、違規(guī)記錄等與個(gè)人有關(guān)的檔案，不能隨便公開(kāi)。檔案機(jī)構(gòu)不得將學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間產(chǎn)生的隱私材料透露給無(wú)關(guān)的工作人員或機(jī)構(gòu)，學(xué)生在校檔案只能提供需要知情的合法利用者。

建立高校個(gè)人信息保護(hù)專門(mén)機(jī)構(gòu)

由于高校與學(xué)生之間存在管理與被管理關(guān)系，學(xué)生處于相對(duì)弱勢(shì)地位。因此，針對(duì)高校學(xué)生隱私權(quán)保護(hù)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，才能有效的監(jiān)督高校對(duì)隱私權(quán)保護(hù)法律法規(guī)的實(shí)踐情況，及時(shí)糾正高校在學(xué)生檔案管理工作中侵犯或者可能侵犯學(xué)生隱私的行為?？梢再x予專門(mén)監(jiān)督機(jī)構(gòu)如下職能：

負(fù)責(zé)起草檔案隱私權(quán)保護(hù)辦法。獨(dú)立職能部門(mén)的重要職能之一就是起草和制定高校學(xué)生檔案信息保護(hù)辦法。同時(shí)，對(duì)學(xué)校制定的與學(xué)生隱私權(quán)有關(guān)的規(guī)章制度，提出意見(jiàn)和建議，避免高校因行為不當(dāng)導(dǎo)致學(xué)生個(gè)人信息的泄露而發(fā)生沖突。獨(dú)立職能部門(mén)也可以通過(guò)公布案例，向師生員工和社會(huì)提出自己對(duì)某些涉及個(gè)人信息的爭(zhēng)議問(wèn)題的觀點(diǎn)。

負(fù)責(zé)處理投訴和組織調(diào)查。協(xié)助學(xué)生維護(hù)自己的權(quán)利。學(xué)生在認(rèn)為發(fā)生違法行為時(shí)，即可向獨(dú)立職能部門(mén)提出投訴。獨(dú)立職能部門(mén)不僅應(yīng)當(dāng)有權(quán)向校內(nèi)各信息系統(tǒng)管理人索取信息，而且還應(yīng)當(dāng)有權(quán)不事先通知管理人而獨(dú)立進(jìn)行調(diào)查，以確認(rèn)個(gè)人信息法的規(guī)定是否被遵守。相應(yīng)地，管理人有義務(wù)不得阻撓獨(dú)立職能部門(mén)進(jìn)行合法活動(dòng)并有義務(wù)提供所有的檢查便利。獨(dú)立職能部門(mén)在調(diào)查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)違法行為時(shí)，有權(quán)要求信息系統(tǒng)管理人消除違法行為。

進(jìn)行學(xué)生隱私保護(hù)宣傳教育活動(dòng)。宣傳教育是獨(dú)立職能部門(mén)的主要活動(dòng)之一。在全校范圍內(nèi)宣講個(gè)人隱私權(quán)、個(gè)人信息權(quán)的基本概念、與其他權(quán)利和自由的關(guān)系等、保護(hù)被侵犯人權(quán)利的方法等。

檔案是公民穩(wěn)私的重要載體,檔案利用與保護(hù)公民隱私是一個(gè)對(duì)立統(tǒng)一體。因此，我們應(yīng)該更加重視檔案的隱私權(quán)保護(hù)問(wèn)題，遇到侵權(quán)行為，學(xué)生也要積極拿起法律武器保護(hù)自己的合法權(quán)益不受侵害。

（作者單位：忻州職業(yè)技術(shù)學(xué)院）