韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

淺談?dòng)?jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)及實(shí)踐應(yīng)用

韓凱琪

江蘇省蘇州市教育局

信息化高速發(fā)展的今天，辦公模式發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)公文處理中的紙質(zhì)媒介已不再適用。計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)，能夠?qū)⒓堎|(zhì)公文轉(zhuǎn)化為電子公文，不僅可以起到保護(hù)公文的作用，還能夠提高工作效率，避免公文處理錯(cuò)誤導(dǎo)致的重大損失，目前在我國辦公領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。

計(jì)算機(jī) 公文處理 應(yīng)用

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)需要依據(jù)一定的邏輯進(jìn)行組織，并且對(duì)公文的呈報(bào)、流轉(zhuǎn)、審批以及分發(fā)等操作予以處理。一般來講，公文處理系統(tǒng)內(nèi)容主要包括群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)等組織在公務(wù)辦理中所需要的通用公文，即人們常說的“紅頭文件”，公文的安全保密、傳輸工作極為重要，現(xiàn)就計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)展開探討。

1 計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)特點(diǎn)

1.1 系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)支撐

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)主要應(yīng)用字碼記錄，其共享、查詢以及傳輸?shù)裙δ芤残枰蕾囉谟?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及硬件平臺(tái)。目前，計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)已經(jīng)向信息高速公路時(shí)期發(fā)展，且數(shù)字化印章、電子版式等技術(shù)已經(jīng)相對(duì)成熟，集閱讀設(shè)備智能化、安全認(rèn)證規(guī)范化、公文格式標(biāo)準(zhǔn)化、多媒體信息一體化的多功能、多層次的公文處理基礎(chǔ)開始滲透于人們?nèi)粘Ｉ钪小?/p>

1.2 智能化和大容量

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化、大容量的語音、圖像、數(shù)據(jù)、圖形、文字等信息結(jié)合的一體化處理，在傳輸、復(fù)制、檢索、存放等方面極具優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)公文的智能化處理。

公文處理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)全過程的、退文警示多節(jié)點(diǎn)、來文提示、限時(shí)辦理、整理歸檔、傳遞發(fā)送、數(shù)字印章、審核流程、要素標(biāo)識(shí)、版式生成以及文字圖像輸入的智能化自動(dòng)處理。

1.3 高效率和便捷式

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)一道程序便可以進(jìn)行龐雜的工作量，并且可以通過語音、手寫、掃描等方式編輯數(shù)據(jù)、圖像、表格、文字，便于工作人員的操作使用。辦文部門能夠利用計(jì)算機(jī)全程跟蹤監(jiān)控，完成多道程序，秘書部門可以利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)工作環(huán)節(jié)的跟蹤、查詢、排序、顯示，發(fā)文部門可以利用計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)距離高速傳送，檔案部門可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)比查詢和自動(dòng)編號(hào)歸檔公文，并快速檢索歸檔公文信息。

2 計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)的開發(fā)及應(yīng)用

2.1 電子收文程序、操作應(yīng)用

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)中的電子收文主要包括歸檔、分發(fā)、催辦、承辦、批辦、擬辦、審核、登記、簽收等處理環(huán)節(jié)，銜接辦文環(huán)節(jié)，可以進(jìn)行文檔一體化管理。

2.1.1 收文簽收、登記

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)可以對(duì)來自各個(gè)單位的公文自行簽收、等級(jí)，并且支持手動(dòng)修改公文，登記來文后，還會(huì)對(duì)回執(zhí)來文單位，通知對(duì)方已收到來文，支持登記人員的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)修正和登記信息的刪除，與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)還有自動(dòng)發(fā)送擬辦人員功能，例如未簽收的時(shí)候，會(huì)撤回操作。

2.1.2 收文擬辦環(huán)節(jié)

擬辦人員可以操作公文處理單的備注、辦理期限、抄送、擬辦意見等欄目，并在聯(lián)系電話、聯(lián)系人中填入對(duì)應(yīng)信息，由計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)將處理單發(fā)送到會(huì)辦單位信箱和主辦單位信箱。秘書部門可以修改擬辦人員的意見，并在經(jīng)過上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審示后，分送辦理，系統(tǒng)對(duì)來文辦理動(dòng)向自動(dòng)提示，并且跟蹤來文單位，如果來文不滿足處理規(guī)定，則予以退文處理。

2.2 電子辦文程序、操作應(yīng)用

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)中的電子辦公主要包括分發(fā)、登記、用印、繕印、復(fù)核、簽發(fā)、審核、草擬等處理環(huán)節(jié)，銜接歸檔、收文環(huán)節(jié)，可以進(jìn)行文檔一體化管理。

2.2.1 辦文草擬環(huán)節(jié)

公文處理系統(tǒng)可以自動(dòng)記錄秘書部門分辦來件的簽收姓名、時(shí)間，辦文部門經(jīng)辦人員簽署意見或由領(lǐng)導(dǎo)直接簽署辦理意見，經(jīng)辦人員根據(jù)辦理意見以及反饋意見，起草文件，待辦文領(lǐng)導(dǎo)審核完畢后，則予以統(tǒng)計(jì)、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、會(huì)簽、修改等操作。

2.2.2 辦文核稿環(huán)節(jié)

接受公文后，核稿人員在系統(tǒng)中登記，并進(jìn)行撤辦、收回、作廢、催辦、退辦、修改以及差錯(cuò)統(tǒng)計(jì)等操作。公文如果需要補(bǔ)充材料，則退回辦公部門，需要辦公廳領(lǐng)導(dǎo)審核的公文，需要簽署核稿意見，再送交辦公廳。

2.2.3 審核、簽發(fā)、復(fù)核環(huán)節(jié)

領(lǐng)導(dǎo)核稿沒有問題后，簽署問題并復(fù)核，復(fù)核若有問題，則重新辦理，并回執(zhí)中間操作人員。秘書部符合公文的材料、簽批手續(xù)，若不全，則退回相關(guān)環(huán)節(jié)，并回執(zhí)中間操作人員。此過程中，計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)均支持統(tǒng)計(jì)、撤辦、收回、作廢、催辦、退辦等操作。

2.3 電子發(fā)文程序、操作應(yīng)用

計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)中的電子發(fā)文環(huán)節(jié)包括數(shù)據(jù)庫發(fā)送、公文自動(dòng)加載、打印份數(shù)、發(fā)放范圍、加蓋電子印章、轉(zhuǎn)換版式文件、自動(dòng)編號(hào)等功能，對(duì)每個(gè)文件的下發(fā)單位個(gè)性化選擇，催收下發(fā)公文，銜接數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)公文。

2.4 電子歸檔程序、操作應(yīng)用

公文處理系統(tǒng)可以確定公文的保管期限，并且歸檔于文件數(shù)據(jù)庫中，以供檔案員對(duì)移交的紙質(zhì)文件予以裝訂、分類、裝盒，和電子公文銜接。綜上所述，計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)有助于單位的公文自動(dòng)化處理，效率顯著，出錯(cuò)率低，值得廣泛應(yīng)用。

[1]張超.對(duì)計(jì)算機(jī)公文處理系統(tǒng)特點(diǎn)和應(yīng)用的一點(diǎn)看法[J].商品與質(zhì)量,2010(19X):52-53

[2]涂小燕,胡彩明.淺談?dòng)?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在實(shí)踐中的應(yīng)用[J].科技展望,2014(24):12-13