衛(wèi)亭廷

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ERP在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用分析

衛(wèi)亭廷

蘇州大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，江蘇 蘇州 215006

隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸在社會(huì)各個(gè)行業(yè)中普及。國(guó)內(nèi)許多企業(yè)開(kāi)始將傳統(tǒng)的采購(gòu)模式結(jié)合新的信息技術(shù)，從而使采購(gòu)管理更加高效、合理。ERP系統(tǒng)將信息技術(shù)與傳統(tǒng)采購(gòu)管理結(jié)合，展現(xiàn)供應(yīng)商、客戶以及企業(yè)三者的實(shí)際情況，從而最大限度的控制企業(yè)成本。研究主要分析ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用。

ERP系統(tǒng)；企業(yè)采購(gòu)；流程化

ERP系統(tǒng)將當(dāng)代信息技術(shù)與企業(yè)采購(gòu)管理結(jié)合，使企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)與客戶需求、供應(yīng)商所提供的資源緊密鏈接，從而為企業(yè)的成本管理、工作效率化以及資金運(yùn)行情況等一系列問(wèn)題提供解決的依據(jù)和細(xì)部的數(shù)據(jù)。當(dāng)企業(yè)處于競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的經(jīng)濟(jì)環(huán)境中，采購(gòu)的成本控制堪比品質(zhì)提高、銷售擴(kuò)大的重要性，尤其是在勞動(dòng)密集型企業(yè)中更為突出。

1 ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)管理當(dāng)中的作用

在企業(yè)的采購(gòu)管理當(dāng)中，采購(gòu)業(yè)務(wù)是預(yù)計(jì)、實(shí)行與調(diào)控的整個(gè)管理過(guò)程[1]。在企業(yè)當(dāng)中，采購(gòu)工作非常重要并且也是非常繁瑣的，因?yàn)椴少?gòu)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題而影響整個(gè)企業(yè)運(yùn)行流程的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮[2]。傳統(tǒng)的采購(gòu)模式當(dāng)中，對(duì)商品供應(yīng)商的價(jià)格查詢方式主要是通過(guò)電話，其無(wú)法保留信息記錄，也無(wú)法展現(xiàn)真實(shí)的供應(yīng)商信息，從而使采購(gòu)活動(dòng)中出現(xiàn)許多安全隱患[3]。ERP通過(guò)整個(gè)供應(yīng)商、客戶以及銷售網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)的銷售、供應(yīng)以及生產(chǎn)有機(jī)的聯(lián)系在一起，從而做到及時(shí)、快速、有跡可循地生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，達(dá)到提升生產(chǎn)效率等目的。

2 ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)管理當(dāng)中的應(yīng)用

2.1 建立有效的供應(yīng)鏈

將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到企業(yè)采購(gòu)管理當(dāng)中，能夠幫助企業(yè)建立供應(yīng)商信息檔案，并依據(jù)供應(yīng)商所能提供的資源進(jìn)行分類，對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行主次分類，分為首選、次選[4]。同時(shí)，還可以進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，記錄不良率。價(jià)格、不良率和產(chǎn)能都是影響供應(yīng)商評(píng)價(jià)的重要KPI指標(biāo)，這些數(shù)據(jù)甚至歷史記錄可以在ERP系統(tǒng)中完整保留和查詢。在實(shí)行采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，需要先分析對(duì)應(yīng)供應(yīng)商的資料，然后再分析采購(gòu)商品的信息，最終才能夠確定采購(gòu)方案。

2.2 生成采購(gòu)計(jì)劃

依據(jù)ERP的物料需求，可以生成行之有效的采購(gòu)計(jì)劃，并在采購(gòu)之前，考慮商品的L/T、訂貨量、運(yùn)輸方式以及物料的存儲(chǔ)方式等，并利用ERP系統(tǒng)對(duì)物料進(jìn)行分類、合并[5]。假設(shè)某些物料的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，供應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)、庫(kù)存管理和市場(chǎng)營(yíng)銷的不穩(wěn)定性加劇，對(duì)此，ERP系統(tǒng)可以最及時(shí)反映物量變化并幫助制定商品合理的采購(gòu)計(jì)劃。

2.3 合理選擇供應(yīng)商

在選擇供應(yīng)商的過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)可以利用ERP系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的信息進(jìn)行收集并進(jìn)行分類對(duì)比。直觀的展現(xiàn)供應(yīng)商的不良率、價(jià)格、納期等KPI指標(biāo)，作為采購(gòu)部門(mén)量化的考評(píng)依據(jù)。依此得出優(yōu)秀協(xié)力社可成為向后物量分配等采購(gòu)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略制定的參考。

2.4 生產(chǎn)采購(gòu)用款

在制定采購(gòu)計(jì)劃之后，ERP系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)的生成采購(gòu)總款數(shù)額，并制定用款計(jì)劃[6]。采購(gòu)部門(mén)可以將用款計(jì)劃上報(bào)給財(cái)務(wù)部門(mén)，并在財(cái)務(wù)部門(mén)確認(rèn)之后，將反饋的信息、意見(jiàn)提供給采購(gòu)部門(mén)，兩個(gè)部門(mén)的共同認(rèn)可之后進(jìn)行付款。

2.5 下達(dá)采購(gòu)訂單

ERP系統(tǒng)能夠依據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品儲(chǔ)存量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)總量、商品運(yùn)輸方式、采購(gòu)用款計(jì)劃以及計(jì)劃外的額外費(fèi)用等信息自動(dòng)生成采購(gòu)訂單。每日訂單的發(fā)送也可以根據(jù)ERP系統(tǒng)中的最新物量進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，對(duì)長(zhǎng)期庫(kù)存或者產(chǎn)能不足等情況提前管理，有效減少因?yàn)楣┴洸蛔愣鴮?dǎo)致停線情況的發(fā)生。

2.6 跟催采購(gòu)訂單

利用ERP系統(tǒng)設(shè)置訂單追蹤周期以及時(shí)期，從而形成跟隨計(jì)劃，采購(gòu)部門(mén)可以依據(jù)ERP系統(tǒng)所給出的計(jì)劃對(duì)供應(yīng)商開(kāi)展跟催活動(dòng)，在跟催訂單的過(guò)程中，ERP系統(tǒng)能夠給采購(gòu)部門(mén)提供供應(yīng)商的商品質(zhì)量情況以及生產(chǎn)、運(yùn)輸進(jìn)度等信息。

2.7 驗(yàn)收商品

在商品的過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)可以對(duì)供應(yīng)商所提供發(fā)票以及訂單進(jìn)行詳細(xì)的檢驗(yàn)，并將發(fā)票以及收貨單信息錄入到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。同時(shí)，ERP系統(tǒng)將可以依據(jù)企業(yè)的實(shí)際流程以及集成特點(diǎn)，從資材管理員手中將貨物按照訂單進(jìn)行驗(yàn)收。

2.8 采購(gòu)總費(fèi)用結(jié)算

在商品的驗(yàn)收完成之后，采購(gòu)部門(mén)需要配合財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)整個(gè)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用的整體結(jié)算，并且依據(jù)采購(gòu)結(jié)算單以及計(jì)劃外費(fèi)用的實(shí)際情況，計(jì)劃出采購(gòu)活動(dòng)整體的投入成本數(shù)量。

2.9 結(jié)算采購(gòu)訂單

ERP系統(tǒng)能夠自動(dòng)的結(jié)算采購(gòu)訂單，在上訴所有步驟均完成之后，便可以利用ERP系統(tǒng)對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行分析，并依據(jù)訂單進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)的整體費(fèi)用結(jié)算，最終由ERP系統(tǒng)按照付款結(jié)算的方式進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算。

2.10 維護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)

ERP采購(gòu)系統(tǒng)經(jīng)過(guò)一系列的采購(gòu)活動(dòng)之后，會(huì)產(chǎn)生采購(gòu)信息、供應(yīng)商信息以及商品信息等基本數(shù)據(jù)。對(duì)于這些數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)能夠自動(dòng)的進(jìn)行儲(chǔ)存、備份，從而防止數(shù)據(jù)意外丟失，保障數(shù)據(jù)的可靠性。

3 總結(jié)

綜上所述，ERP系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)管理當(dāng)中的作用不僅能夠協(xié)助企業(yè)采購(gòu)辦公自動(dòng)化、流程化、規(guī)范化，還能夠?yàn)槠髽I(yè)的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略提供明細(xì)歷史數(shù)據(jù)作為重要參考。在這一過(guò)程當(dāng)中，ERP系統(tǒng)能夠給企業(yè)的決策、運(yùn)行提供時(shí)間、經(jīng)濟(jì)上的節(jié)省，有助于企業(yè)采購(gòu)管理中的工作效率化。同時(shí)，也有效的改善了企業(yè)的采購(gòu)模式，給企業(yè)帶來(lái)良好的經(jīng)濟(jì)利益和更強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力。隨著社會(huì)的發(fā)展，ERP技術(shù)的普及將會(huì)深入到企業(yè)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益提供可靠支持。

[1]朱道立，高小惠，魏大鵬.ERP在企業(yè)采購(gòu)管理中的運(yùn)用[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2015，10（5）：10-12.

[2]陳璐.ERP系統(tǒng)在提升企業(yè)采購(gòu)管理水平中的方法與作用[J].石油化工管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（4）：1-2.

[3]羅春元.電子采購(gòu)系統(tǒng)在企業(yè)采購(gòu)管理中的應(yīng)用[J].鐵路采購(gòu)與物流.2014，11（9）：98-103.

衛(wèi)亭廷（1988—），女，江蘇省蘇州市人，單位是蘇州大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院，職務(wù)是碩士生，研究方向是計(jì)算機(jī)技術(shù)。

F275；F270.7

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1009-6434（2016）05-0063-01