程秋平　蔣　敏江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院

檔案數(shù)字化安全管理策略研究

程秋平蔣敏
江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)信息的不斷擴(kuò)增，各行業(yè)各企業(yè)檔案內(nèi)容出現(xiàn)不斷復(fù)雜化、不斷擴(kuò)大化的狀況，從而導(dǎo)致檔案管理愈發(fā)困難，容易出現(xiàn)疏漏，對(duì)于各行業(yè)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展較為不利。針對(duì)這一現(xiàn)狀需要采取的對(duì)策就是應(yīng)用發(fā)展檔案數(shù)字化安全管理模式，即將傳統(tǒng)的以人工為主的管理模式，往自動(dòng)化管理方向發(fā)展，這能夠有效地提升管理效率以及管理質(zhì)量。本文主要研究的內(nèi)容就是檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展完善策略。

檔案數(shù)字化安全管理 安全管理策略 研究分析

檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今市場(chǎng)應(yīng)用較為廣泛以及應(yīng)用效果較為突出的一種檔案管理模式，主要原因就是檔案數(shù)字化安全管理主要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠在一定程度上保證數(shù)據(jù)的完整性。并且為檔案數(shù)據(jù)資料的調(diào)取使用提供方便，減少檔案數(shù)據(jù)缺失以及檔案資料搜尋的時(shí)間，能夠?yàn)槠渌桨傅奶岢鎏峁┱鎸?shí)、確切的信息，能夠促進(jìn)企業(yè)的運(yùn)行質(zhì)量以及運(yùn)行效率。隨著檔案數(shù)字化安全管理的進(jìn)一步應(yīng)用以及應(yīng)用范圍的不斷擴(kuò)大，其中存在的不足之處逐漸體現(xiàn)出來，對(duì)于各企業(yè)的檔案管理逐漸造成不同程度的影響，并在某種程度上嚴(yán)重影響社會(huì)以及市場(chǎng)的進(jìn)一步發(fā)展，主要原因在于檔案管理出現(xiàn)問題的主要方向?yàn)閿?shù)據(jù)資料誤差、數(shù)據(jù)資料丟失、數(shù)據(jù)資料被替換以及被偷竊等。導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)嚴(yán)重受到影響，對(duì)于企業(yè)的進(jìn)一步策劃的推出以及發(fā)展方向的確定造成嚴(yán)重影響，企業(yè)在該環(huán)境中容易出現(xiàn)發(fā)展停止不前，甚至于退步的情況，該種情況的進(jìn)一步擴(kuò)散則會(huì)嚴(yán)重影響市場(chǎng)的發(fā)展。由此可見，檔案數(shù)字化安全管理是一種利弊共存的檔案管理模式，本文對(duì)檔案數(shù)字化安全管理的主要發(fā)展方向就是對(duì)存在的問題進(jìn)行探討，確定造成這一問題的主要因素，進(jìn)行更深一步的探究。

1　檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展價(jià)值

數(shù)字化簡(jiǎn)單的來說就是將重要且有利用價(jià)值的各種形式信息通過計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)、數(shù)字進(jìn)行保存或者處理，在需要使用時(shí)再通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換成原有的信息形式通過屏幕呈現(xiàn)出來。數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)在于數(shù)字信號(hào)相對(duì)其它形式信號(hào)而言更為穩(wěn)定、可靠性更高，不易受到其它外界因素干擾，數(shù)字信號(hào)處理電路簡(jiǎn)單，不需要進(jìn)行各種復(fù)雜的調(diào)整，運(yùn)行效率以及運(yùn)行質(zhì)量有保證，信息儲(chǔ)存量相對(duì)較大，信息處理效率相對(duì)較高等。

數(shù)字化管理模式應(yīng)用范圍較為廣泛，檔案數(shù)字化安全管理是其中較為突出的一個(gè)方向，主要原因就是檔案是企業(yè)核心資源以及核心信息的載體。隨著企業(yè)運(yùn)行模式的不斷復(fù)雜化，運(yùn)行內(nèi)容的不斷復(fù)雜化以及運(yùn)行結(jié)構(gòu)的層次化，檔案的內(nèi)容以及檔案的分類逐步復(fù)雜化，檔案的數(shù)量以及檔案所涉及的方向不斷擴(kuò)大。數(shù)字化管理模式能夠較好地處理檔案管理中存在的問題，能夠有效地提升檔案管理的效率以及檔案管理的質(zhì)量，能夠加速企業(yè)的運(yùn)行，為企業(yè)在逐漸激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中增加優(yōu)勢(shì)。檔案數(shù)字化安全管理就是將各種類型的檔案信息通過人工輸入計(jì)算機(jī)，轉(zhuǎn)換為數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)類型進(jìn)行儲(chǔ)存管理，能夠確保檔案信息的完整性以及安全性。

1.1檔案數(shù)字化安全管理應(yīng)用范圍

隨著檔案數(shù)字化安全管理的應(yīng)用效果以及應(yīng)用價(jià)值的體現(xiàn)，檔案數(shù)字化安全管理的存在價(jià)值以及存在意義逐漸被社會(huì)所認(rèn)可，應(yīng)用范圍以及應(yīng)用方向逐漸發(fā)展起來。通過實(shí)際的調(diào)查分析發(fā)現(xiàn)，檔案數(shù)字化安全管理主要應(yīng)用的方向包括各企業(yè)檔案的管理、各高校檔案的管理、國家機(jī)密檔案的管理、工廠技術(shù)檔案的管理、科技研發(fā)檔案的管理等等，這些檔案的內(nèi)容涵蓋社會(huì)運(yùn)行的各個(gè)層次，涵蓋社會(huì)組成的各個(gè)部分。因此，檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今社會(huì)的重要組成部分之一，同時(shí)也是現(xiàn)今研究的主要內(nèi)容之一，有實(shí)際的研究價(jià)值以及研究意義。

1.2檔案數(shù)字化安全管理主要作用

檔案數(shù)字化安全管理在實(shí)際的應(yīng)用過程中，所體現(xiàn)的作用效果包括檔案數(shù)字化安全管理能夠?qū)嶋H的增加各方面檔案管理的穩(wěn)定性，以及檔案管理的安全性，檔案管理的完整性，進(jìn)而能夠保證檔案的利用效率以及檔案的利用程度。能夠推動(dòng)科學(xué)研究的進(jìn)展，加速企業(yè)運(yùn)行的效率，推進(jìn)社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展，能夠穩(wěn)定社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化安全管理同時(shí)能夠減少人工勞動(dòng)力的支出，能夠在一定程度上降低成本支出，能夠減少信息處理過程中出現(xiàn)的誤差，減少由于該種誤差造成的損失。檔案數(shù)字化安全管理能夠?qū)嶋H的為社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)，能夠?qū)嶋H的促進(jìn)市場(chǎng)社會(huì)的發(fā)展穩(wěn)定性，能夠減少各行業(yè)的發(fā)展危險(xiǎn)系數(shù)，能夠減少各行業(yè)的不利影響因素，檔案數(shù)字化安全管理存在較為顯著的優(yōu)勢(shì)，有探究的意義價(jià)值。

1.3檔案數(shù)字化安全管理存在必要性

檔案數(shù)字化安全管理該種檔案管理模式是在信息化時(shí)代背景下提出，適合現(xiàn)今不斷加速的生產(chǎn)步調(diào)，不斷變更的時(shí)代發(fā)展方向，以及不斷更新的檔案內(nèi)容以及檔案形式。能夠較好的掌握檔案的管理方向以及管理內(nèi)容，能夠?qū)嶋H的滿足社會(huì)對(duì)于檔案管理的要求，以及能夠在一定程度上進(jìn)行自我升級(jí)以及自我改進(jìn)。能夠緊跟時(shí)代步伐，保證檔案管理的質(zhì)量與時(shí)代接軌，檔案數(shù)字化安全管理存在的必要性由此體現(xiàn)。檔案數(shù)字化安全管理的進(jìn)一步發(fā)展主要原因就是其中存在一些不足之處，需要進(jìn)一步完善，才能夠保證檔案數(shù)字化安全管理作用的完整體現(xiàn)，下面對(duì)其存在的不足之處進(jìn)行全面的分析探討。

2　檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展應(yīng)用現(xiàn)狀分析

2.1紙質(zhì)信息數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中存在問題

檔案數(shù)字化安全管理實(shí)現(xiàn)的主要步驟為紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)該目的的主要操作就是將紙質(zhì)信息通過人工方式或者掃描方式輸入至計(jì)算機(jī)內(nèi)。由于現(xiàn)今處理掃描數(shù)據(jù)以及掃描資料的軟件較為不足，以及程序較為不穩(wěn)定，因此，現(xiàn)今主要采取的方式就是人工輸入。該種輸入方式存在的主要問題就是由于檔案資料以及檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容龐大，資料數(shù)據(jù)輸入人員有限，輸入時(shí)間有限定，導(dǎo)致在輸入過程中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上的紊亂以及數(shù)據(jù)上的錯(cuò)誤。該種原始性的錯(cuò)誤，現(xiàn)有計(jì)算機(jī)技術(shù)無法進(jìn)行矯正以及無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)，而通過利用該種錯(cuò)誤信息處理后得到的信息容易導(dǎo)致極大的損失，以及導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)行出現(xiàn)漏洞，科技研究需要重新設(shè)計(jì)，這對(duì)檔案數(shù)字化安全管理的進(jìn)一步發(fā)展推廣較為不利。因此，針對(duì)這一問題需要及時(shí)提出應(yīng)對(duì)措施。

2.2檔案數(shù)字化安全性保證存在問題

檔案數(shù)字化安全管理中心內(nèi)容就是安全，檔案數(shù)字化安全管理現(xiàn)狀就是隨著網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境的逐步復(fù)雜化，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備的快速更新?lián)Q代，檔案數(shù)字化安全管理的安全性逐漸受到威脅。主要來源包括計(jì)算機(jī)運(yùn)行過程中計(jì)算機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障，計(jì)算機(jī)運(yùn)行的承載量有限，檔案管理數(shù)據(jù)過于龐大時(shí)容易出現(xiàn)設(shè)備上的損毀，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不穩(wěn)定以及數(shù)據(jù)出現(xiàn)大面積的損毀，這對(duì)于企業(yè)的運(yùn)行、工廠的運(yùn)行以及各種機(jī)密內(nèi)容的保存造成致命性的危害，容易引起各種類型的動(dòng)蕩，對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展較為不利。檔案數(shù)字化安全管理還涉及到數(shù)據(jù)的交互以及數(shù)據(jù)的傳輸，與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相聯(lián)系，而現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中較大的一個(gè)漏洞就是黑客以及病毒，通過網(wǎng)絡(luò)侵入各大檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行偷竊以及損毀，這不僅是一種犯罪行為，在很大程度上制約了社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，以及嚴(yán)重影響了社會(huì)的穩(wěn)定性。檔案數(shù)字化安全管理的安全性無法保證是現(xiàn)今存在的最為突出的一個(gè)問題。

2.3檔案數(shù)字化安全管理技術(shù)、人員存在問題

檔案數(shù)字化安全管理的實(shí)現(xiàn)需要相關(guān)技術(shù)的支持，同時(shí)需要相關(guān)專業(yè)操作人才的支持，在該方面存在的主要問題就是檔案數(shù)字化安全管理技術(shù)較為落后，主要體現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)化安全管理過程中對(duì)于硬件、軟件、程序方面的研究較為有限，研究方向以及研究內(nèi)容沒有進(jìn)一步確定?，F(xiàn)今所應(yīng)用的技術(shù)無法支持大量數(shù)據(jù)的運(yùn)行，出現(xiàn)故障的機(jī)率較高，人員存在的主要問題就是沒有遵循嚴(yán)格的操作規(guī)范，同時(shí)沒有及時(shí)的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查測(cè)試，對(duì)于其中存在的問題沒有實(shí)際的發(fā)現(xiàn)修補(bǔ)。

3　檔案數(shù)字化安全管理策略研究

3.1紙質(zhì)信息數(shù)字化技術(shù)研究

檔案數(shù)字化安全管理發(fā)展策略之一為發(fā)展掃描處理軟件，將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息過程中盡量避免出現(xiàn)人工轉(zhuǎn)換的情況，主要原因就是人工轉(zhuǎn)換過程中無法完全避免失誤的出現(xiàn)，因此，需要改進(jìn)的方向就是針對(duì)掃描信息進(jìn)行處理的技術(shù)，主要研究的軟件就是將掃描所獲取的信息轉(zhuǎn)換為文本格式、word格式等，能夠?qū)嶋H的避免亂碼以及信息轉(zhuǎn)換錯(cuò)誤的情況出現(xiàn)，該種軟件能夠通過對(duì)數(shù)據(jù)的調(diào)整，升降轉(zhuǎn)換精準(zhǔn)度，各種數(shù)據(jù)針對(duì)的轉(zhuǎn)換內(nèi)容不同，如以公式為主的掃描信息則精準(zhǔn)度較高，同時(shí)改進(jìn)計(jì)算機(jī)對(duì)于信息的反應(yīng)敏銳度，對(duì)于明顯存在不合理的數(shù)據(jù)進(jìn)行提示，如轉(zhuǎn)變?yōu)榧t色字體。

3.2檔案數(shù)字化安全性保證研究

檔案數(shù)字化安全性保證的研究方向就是改進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備，更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以及研究開發(fā)針對(duì)各種病毒的補(bǔ)丁、軟件、程序等，首先對(duì)現(xiàn)今存在的設(shè)備主要問題進(jìn)行研究，確定設(shè)備改進(jìn)的方向，同時(shí)把握檔案數(shù)據(jù)的發(fā)展方向，以及檔案數(shù)據(jù)數(shù)量的上升趨勢(shì)，將這些信息進(jìn)行整合考慮，研究出能夠在較長時(shí)間內(nèi)適應(yīng)檔案數(shù)據(jù)處理數(shù)量變化的計(jì)算機(jī)設(shè)備以及系統(tǒng)。同時(shí)對(duì)現(xiàn)今存在的主要病毒類型以及黑客的技術(shù)發(fā)展方向進(jìn)行研究，進(jìn)行更進(jìn)一步的防護(hù)墻設(shè)置，增加突破的難度，并且能夠及時(shí)的感應(yīng)攻擊以及侵入，及時(shí)做好準(zhǔn)備。

3.3相關(guān)技術(shù)人才研究

技術(shù)改進(jìn)的主要方向就是及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份以及及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)運(yùn)行過程中存在的問題以及不足之處，通過提醒或者自我調(diào)整等方式進(jìn)行改進(jìn)，防止出現(xiàn)各種問題以及誤差，針對(duì)人才進(jìn)行的探究就是制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的人才招收條件，制定一定的人才管理模式，對(duì)于檔案數(shù)字化安全管理運(yùn)行操作嚴(yán)格規(guī)范，對(duì)于出現(xiàn)的問題由負(fù)責(zé)人全權(quán)承擔(dān)，制定相應(yīng)的檢查安排以及修補(bǔ)安排。

4　結(jié)束語

檔案數(shù)字化安全管理是現(xiàn)今主要采取的檔案管理模式，對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步研究，提出相應(yīng)的發(fā)展策略是具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值意義的。

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本文為江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院的院級(jí)課題，題目《高校檔案信息化建設(shè)對(duì)策研究——以江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例》16S-XZ-04。

程秋平（1965-），女，漢族，江蘇江陰人，江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院黨政辦，國際貿(mào)易本科，講師，館員，從事檔案數(shù)字化檔案管理研究。

蔣敏（1979-），女，漢族，江蘇江陰人，江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院，從事行政管理。