郭貴來(lái)（太原理工大學(xué)，太原 030024）

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下工程檔案信息化管理功能實(shí)現(xiàn)研究

郭貴來(lái)
（太原理工大學(xué)，太原 030024）

隨著網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展普及，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體通信技術(shù)為基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境逐步形成，大量電子文件的出現(xiàn)使得工程檔案信息向數(shù)字化、信息化快速發(fā)展，工程檔案信息管理系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用。本文基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)工程檔案信息化管理功能的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行研究分析。

工程檔案；信息化管理；數(shù)字檔案

1　工程檔案信息化管理系統(tǒng)總體需求分析

工程檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與其需求具有直接的相關(guān)性，其目的在于實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的數(shù)字化與信息化功能。從總體需求上來(lái)看，包括系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求、系統(tǒng)性能需求，系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求包括數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用，而系統(tǒng)性能需求則包含系統(tǒng)開(kāi)放性與安全保密性、系統(tǒng)可兼容或可移植性與可擴(kuò)展性、系統(tǒng)實(shí)用性與前瞻性、系統(tǒng)時(shí)間特性與數(shù)據(jù)精確度等。結(jié)合工程檔案信息化系統(tǒng)的功能需求，其設(shè)計(jì)原則應(yīng)遵循統(tǒng)一性原則、可擴(kuò)展性原則、先進(jìn)性原則、成熟性原則、安全性原則、易用性原則等。工程檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)用到的關(guān)鍵技術(shù)包括圖像處理技術(shù)、OCR技術(shù)、檔案管理平臺(tái)技術(shù)、全文檢索技術(shù)、多格式文件瀏覽技術(shù)、流媒體在線播放技術(shù)的繼承、雙層PDF技術(shù)等。

2　工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

2.1基本功能設(shè)計(jì)

工程檔案信息化管理系統(tǒng)的基本功能主要包括基礎(chǔ)信息設(shè)置、檔案文件收集整理、檔案文件日常管理、檔案文件利用等。系統(tǒng)基礎(chǔ)信息設(shè)置與維護(hù)功能包括參數(shù)設(shè)置、權(quán)限管理、口令修改、檔案設(shè)置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換與維護(hù)、數(shù)據(jù)字典維護(hù)等。從檔案形成的過(guò)程來(lái)看，需實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)工程檔案電子化功能、工程檔案智能識(shí)別調(diào)取功能，工程檔案數(shù)據(jù)全時(shí)分析功能、工程檔案數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新功能、工程檔案業(yè)內(nèi)數(shù)據(jù)交流功能、工程檔案項(xiàng)目間數(shù)據(jù)共享功能。在工程檔案的日常管理環(huán)節(jié)，包含數(shù)據(jù)管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定銷(xiāo)毀四部分功能。工程檔案數(shù)據(jù)管理需實(shí)現(xiàn)以下功能：目錄樹(shù)維護(hù)、檔案數(shù)據(jù)增刪改、檔案目錄打印、選擇顯示字段、加鎖等。檔案統(tǒng)計(jì)需實(shí)現(xiàn)新建統(tǒng)計(jì)、修改統(tǒng)計(jì)、復(fù)制統(tǒng)計(jì)、報(bào)表統(tǒng)計(jì)、修改屬性等功能。工程檔案信息化管理除了日常管理維護(hù)之外，還包含開(kāi)發(fā)利用環(huán)節(jié)，因此在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)需完成開(kāi)放利用功能模塊，包括借閱管理、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案編研、光盤(pán)制作、信息服務(wù)子系統(tǒng)等功能模塊。

2.2擴(kuò)展功能設(shè)計(jì)

對(duì)于工程檔案的特征而言，檔案信息化管理系統(tǒng)出了需要實(shí)現(xiàn)基本功能之外，還可對(duì)其功能進(jìn)行拓展，進(jìn)一步增加工程檔案的利用效率，比如在數(shù)據(jù)收集的基礎(chǔ)上擴(kuò)展數(shù)字化加工功能，利用各種專(zhuān)業(yè)掃描儀、流媒體采集、數(shù)碼設(shè)備等對(duì)紙質(zhì)檔案、圖片檔案、音像檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并進(jìn)行相應(yīng)的著錄標(biāo)引工作。數(shù)據(jù)一體化歸檔接口是工程檔案信息化管理系統(tǒng)的重要擴(kuò)展功能，由于原始檔案信息構(gòu)成形式多種多樣，這就需要在檔案歸檔整理、全文檢索等方面對(duì)各類(lèi)信息系統(tǒng)進(jìn)行一體化數(shù)據(jù)對(duì)接，需要開(kāi)發(fā)相應(yīng)的接口程序和有效的數(shù)據(jù)處理過(guò)程。數(shù)據(jù)一體化歸檔流程需要注意業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等。工程檔案信息化管理系統(tǒng)并非一個(gè)獨(dú)立的系統(tǒng)，其在開(kāi)發(fā)利用中必然涉及門(mén)戶(hù)系統(tǒng)的集成，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)一體化整合。門(mén)戶(hù)系統(tǒng)集成包括三個(gè)方面的開(kāi)發(fā)工作，即檔案管理信息系統(tǒng)入口、統(tǒng)一身份認(rèn)證與權(quán)限管理、待辦事宜與即時(shí)通信。

2.3數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

數(shù)據(jù)庫(kù)是工程檔案信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)決定了業(yè)務(wù)流程中數(shù)據(jù)訪問(wèn)規(guī)則、數(shù)據(jù)訪問(wèn)效率、數(shù)據(jù)安全管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份效率、系統(tǒng)擴(kuò)展能力等。在數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)中，建立在對(duì)應(yīng)設(shè)計(jì)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上，首先需要建立E－R模型，包括收發(fā)文件管理E－R圖模型、收集整編E－R圖模型、檔案管理E－R圖模型、檔案利用E－R圖模型。從本質(zhì)上講，工程電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行過(guò)程是將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件的過(guò)程，并在這個(gè)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件內(nèi)容的提取、加工、整理及管理。在數(shù)據(jù)庫(kù)中，給中信息及信息處理痕跡都是以表的形式存在，因此表的設(shè)計(jì)是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的重要環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)庫(kù)表的設(shè)計(jì)包括系統(tǒng)信息表設(shè)計(jì)、檔案數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)、電子文件數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)、描述數(shù)據(jù)表設(shè)計(jì)等。

3　工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)策略

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)科技等為工程檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)保障，大大提高了工程檔案管理的效率，而且還進(jìn)一步提升了工程檔案的利用效益。但是技術(shù)層面的支撐只是其中一個(gè)環(huán)節(jié)，工程檔案信息化管理系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)還需要從管理上進(jìn)一步規(guī)范相應(yīng)的管理模式和管理制度。首先要統(tǒng)一規(guī)范工程檔案信息化管理中檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)；其次要規(guī)范工程檔案開(kāi)發(fā)利用中的使用標(biāo)準(zhǔn)；再次要強(qiáng)化工程部門(mén)、檔案管理部門(mén)與社會(huì)其他部門(mén)之間的協(xié)調(diào)溝通，增加工程檔案信息化管理的深度；最后要強(qiáng)化工程檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員的綜合管理素質(zhì)。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.111

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1673-0194（2016）17-0193-01

2016-07-11