◎劉亞妮

人事檔案管理改革若干問題的思考解析

◎劉亞妮

人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，但是當(dāng)前人事檔案管理工作還存在管理意識薄弱、缺乏專業(yè)性、信息化水平低等問題，針對這些問題，我們來探討下人事檔案管理的改革措施。

人事檔案管理的作用

首先，人事檔案管理能夠?yàn)檫x用干部人才提供參考，通過人事檔案中記錄的人員的工作學(xué)習(xí)情況、工作能力、思想政治、工作業(yè)績、興趣愛好等數(shù)據(jù)，來為事業(yè)單位任用干部作出參考建議，讓單位選出適合的人才，從而促進(jìn)整體發(fā)展。其次，人事檔案管理能夠?yàn)槿肆Y源規(guī)劃提供支持。人力資源規(guī)劃是實(shí)行可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容，人事檔案全面的記錄了單位員工的信息，包括以往的工作情況與學(xué)習(xí)情況，現(xiàn)階段的工作業(yè)績與工作能力等，通過人事檔案管理預(yù)測人才需求、類型、數(shù)量，為人力資源規(guī)劃提供科學(xué)的建議，從而促進(jìn)人力資源開發(fā)。人事檔案管理工作質(zhì)量會影響我國事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，所以必須要不斷改進(jìn)與優(yōu)化，真正做到為社會服務(wù)。

人事檔案管理存在的問題

人事檔案管理意識薄弱。很多單位覺得人事檔案管理對單位自身的經(jīng)營發(fā)展沒有太大的意義，所以在這方面的投入比較少，忽視人事檔案管理工作。因?yàn)閱挝槐旧韺θ耸聶n案管理工作不重視，所以人事檔案管理工作人員在開展工作的時(shí)候也會產(chǎn)生錯誤的工作觀念，沒有投入到管理工作中，對工作不負(fù)責(zé)，從而造成工作上面的失誤。

缺乏專業(yè)的檔案管理人員。理人員比較少，甚至是兼任，這就導(dǎo)致在進(jìn)行人事檔案管理工作的時(shí)候，這些工作人員忙不過來，既要對人事檔案做日常維護(hù)，還要進(jìn)行人事檔案的收集、整理、編目、分類、輸入、排架等工作，高負(fù)荷的工作狀態(tài)也導(dǎo)致了這些人員只能進(jìn)行常規(guī)的工作，根本沒有精力進(jìn)行檔案管理，這也影響了人事檔案管理工作的效率。

人事檔案管理信息化水平低。人事檔案管理工作要信息化，有些單位雖然裝有人事檔案管理系統(tǒng)，但是只是簡單的做了信息錄入工作，一些人事檔案資料的調(diào)閱等還需要手動操作，所以會引起檔案室內(nèi)存儲的資料不完整，而且也會造成人力浪費(fèi)、工作效率低下的現(xiàn)象。

人事檔案管理的改革措施

強(qiáng)化人事檔案管理意識。人事檔案管理具有重要的作用，我們應(yīng)該正確認(rèn)識到人事檔案的作用，在進(jìn)行人事檔案管理工作中要安排充足的人手，并且確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，不斷提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平，提升他們的工作責(zé)任心，并且定期對他們進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們的專業(yè)能力、政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平等不斷提升。人事檔案管理工作要明確責(zé)任制，管理層要做好監(jiān)督工作，定期和不定期的對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、監(jiān)督，對于人事檔案管理中遇到的問題要及時(shí)解決，不斷優(yōu)化，提升整體業(yè)務(wù)水平。

健全人事檔案管理制度。人事檔案管理工作涉及了多方面的內(nèi)容，包括單位運(yùn)行機(jī)制、人力資源管理等內(nèi)容，所以要健全人事檔案管理制度，讓工作的開展更加規(guī)范、科學(xué)，提升整體運(yùn)行能力。當(dāng)建立健全人事檔案管理制度后，就能夠最大程度的發(fā)揮檔案管理作用，提升各環(huán)節(jié)工作流程效率，加強(qiáng)各部門之間的合作，讓整個檔案管理工作有跡可循，更加透明、公開、科學(xué)。首先，通過對人事檔案管理的實(shí)際情況作出科學(xué)的分析，為建立科學(xué)的人事檔案管理制度提供有效參考意見。其次，要注意人事檔案管理制度內(nèi)容要落實(shí)，具有可操作性與實(shí)用性，能夠?yàn)閷?shí)際的人事檔案管理工作流程作出明確的規(guī)范，從而提升工作流程、提高工作效率。第三，要注意建立人事檔案管理制度不僅僅對人事檔案管理工作人員進(jìn)行約束，同時(shí)要對領(lǐng)導(dǎo)層作出約束，這樣才能確保人事檔案管理工作科學(xué)規(guī)范，減少因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層不合理的建議或者錯誤的表達(dá)而造成工作方面的錯誤。第四，對人事檔案管理工作有規(guī)范及約束以外，還要有獎懲制度，對于在人事檔案管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、工作能力突出的員工給予一定的獎勵，對于在人事檔案管理工作中表現(xiàn)差、工作經(jīng)常犯錯的員工給予一定的懲罰，從而提升工作積極性，提高工作效率，確保人事檔案管理工作順利開展。

加強(qiáng)人事檔案管理一體化。調(diào)、合作等問題造成人事檔案管理工作無法有效開展。所以要加強(qiáng)人事檔案管理一體化，檔案管理人員要做好檔案歸檔、保存工作，確保檔案資料準(zhǔn)確、安全。

提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性和機(jī)密性非常強(qiáng)的工作，這也導(dǎo)致了開展這項(xiàng)工作的管理人員需要有一定的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，一方面要嚴(yán)格確保人事檔案管理過程中要時(shí)刻貫徹保密性的原則，確保人事檔案管理機(jī)密性，從而不斷提升人事檔案管理工作人員的政治素養(yǎng)。另一方面要提升員工的責(zé)任感，讓他們用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度來專注于人事檔案管理工作。此外，還可以建立起人事檔案管理人員的培訓(xùn)體系，根據(jù)崗位特點(diǎn)與崗位素質(zhì)需求有針對性的進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升員工的綜合素質(zhì)水平與專業(yè)能力，讓人事檔案管理工作更有效率。

人事檔案管理信息化。隨著社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，可以在人事檔案管理工作中結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來有效提高管理水平與工作效?？梢越⑷耸聶n案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，比如用管理軟件進(jìn)行人事檔案編目、索引、日常查借閱等工作，從而提高人事檔案管理工作效率。比如可以利用掃描儀等工具，讓紙質(zhì)材料數(shù)字化，便于信息的編輯、歸檔，也方便今后的查閱。

人事檔案管理工作需要不斷的改進(jìn)與優(yōu)化，要強(qiáng)化人事檔案管理意識、健全人事檔案管理制度、加強(qiáng)人事檔案管理一體化、提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力、讓人事檔案管理系統(tǒng)化，確保人事檔案管理工作能夠科學(xué)、合理的開展，并且不斷提升人事檔案管理工作的有效性。

（作者單位：聞喜縣人力資源和社會保障局）