閆曉君/白山市中小企業(yè)服務(wù)中心

關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平問題的研究與探索

閆曉君/白山市中小企業(yè)服務(wù)中心

隨著社會(huì)進(jìn)步和科學(xué)水平的提高，檔案管理在當(dāng)今也顯得尤為重要。但是，檔案管理不是可以一蹴而就，它應(yīng)該適應(yīng)當(dāng)今的潮流，滿足當(dāng)代人需求，有更高的管理質(zhì)量。因此，檔案管理也需要提升到一個(gè)科學(xué)的水平，而如何提高檔案管理的科學(xué)化水平需要我們廣大檔案工作人員努力探究的。

檔案管理；科學(xué)化水平；有效途徑

檔案所包含的信息面很廣泛，大到國家，小到個(gè)人，而它往往是我們攝取信息的重要來源。檔案管理的好與壞，也在不同程度上影響著人民的生活質(zhì)量和國家的發(fā)展進(jìn)程。雖然說檔案管理工作在近幾年取得重大進(jìn)步，但是在新的歷史時(shí)期，檔案管理工作還是背負(fù)著艱巨的任務(wù)，而檔案管理工作人員更應(yīng)該在反省過程中，發(fā)現(xiàn)檔案管理的不足，吸取其他國家優(yōu)秀檔案管理的典范，在創(chuàng)新中發(fā)展，在吸收中成長，為推動(dòng)我國社會(huì)主義事業(yè)而貢獻(xiàn)自己的力量。

一、檔案管理的內(nèi)涵及其重要性

檔案管理，就是對檔案進(jìn)行管理的一項(xiàng)工作，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。它包括八個(gè)基本的工作環(huán)節(jié)，分別為檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用。這八項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的工作人員各司其職，使檔案管理工作處于一個(gè)整體有序、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的狀態(tài)。每種管理都會(huì)有對象，比如說，人力資源管理的對象是人，旅游管理的對象是旅游業(yè)，酒店管理的對象是酒店，行政管理的對象是行政事務(wù)。由此可見，檔案管理的對象就是檔案本身，而它的服務(wù)對象當(dāng)然就是檔案的擁有者。檔案是實(shí)在的，它不是簡簡單單的一份檔案，幾份檔案，它包括了在每個(gè)集體中的每份檔案的集中。那么，問題就來了，它量大、雜亂、分散，這些如果不及時(shí)處理，檔案就會(huì)越來越混亂，檔案管理也會(huì)越來越棘手。而現(xiàn)今也存在過因?yàn)樗饺藛栴}而盜取檔案的，因?yàn)閲覇栴}而盜取檔案的?？梢?，我國的檔案管理還存在極大的弊端，這就需要提高我國檔案管理的科學(xué)體制。檔案管理，不僅可以使我國檔案有序的被整理，還為人民的生活提供了諸多便利，它應(yīng)該具備數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一，不管是在當(dāng)前的還是長遠(yuǎn)的發(fā)展，都為國家的利益謀更多福利。

二、檔案管理的現(xiàn)狀問題

目前我國的檔案管理還存在著許多弊端，這些弊端如果不加以改正和剔除，將會(huì)極大的影響我國檔案管理科學(xué)化的整體水平，所以我們要從了解和分析檔案管理的現(xiàn)狀問題入手，才能做好工作。

（一）檔案管理沒有完備的信息系統(tǒng)

信息化是當(dāng)今社會(huì)進(jìn)步的一大標(biāo)志。而我國的檔案管理卻缺乏一個(gè)完備的信息系統(tǒng)，對信息系統(tǒng)的重視程度不夠，因而導(dǎo)致在檔案管理過程中，信息獲取不完備，沒有及時(shí)掌握新信息的動(dòng)態(tài)取向，嚴(yán)重的影響了檔案管理的一體性和同步性。

（二）檔案管理缺乏體制的創(chuàng)新

目前我國的檔案管理體制還不夠完善，存在許多亟待解決的問題。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，那么，體制進(jìn)步的創(chuàng)新就是檔案管理的靈魂，缺乏創(chuàng)新的體制，在檔案管理的過程中顯得雜亂無章，照本宣科。這不僅給檔案管理帶來混亂，削弱檔案管理工作人員的動(dòng)力，勢必也會(huì)影響國家的經(jīng)濟(jì)利益。

（三）檔案管理的目的不夠明確

很多人所理解的檔案管理就只是存檔，然后對檔案管理進(jìn)行收集與整理，而恰恰忽略了檔案管理的利用。檔案是記錄個(gè)人、企業(yè)、國家等的經(jīng)歷和取得的成就，犯過的錯(cuò)誤，在我們國家，檔案就真實(shí)的代表一切。但是，檔案真正的目的是來利用的，不滿足人們需求的檔案管理，毫無意義。

（四）檔案管理工作人員自身存在著一些問題

檔案是實(shí)在的，無生命的，可是檔案管理工作人員是活生生的，檔案管理是經(jīng)由他們的智慧而發(fā)揮出更大的實(shí)用價(jià)值。由此可見，檔案管理工作人員是檔案管理的關(guān)鍵，我國檔案管理存在的問題和檔案管理工作人員得綜合素質(zhì)也息息相關(guān)。比如說工作人員的責(zé)任心不強(qiáng)，草草的對待每次的檔案規(guī)整，認(rèn)為只要面子上過得去就行。又比如工作人員的專業(yè)水平不高。檔案管理工作人員存在的諸多毛病，都會(huì)影響檔案管理工作高效有序的運(yùn)行。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效途徑

如今的社會(huì)也是一個(gè)科學(xué)化的社會(huì)，不科學(xué)的東西，即將就會(huì)被淘汰。然而檔案管理在我國，確是一件極為重要的事。檔案管理如果不科學(xué)，我們的國家將會(huì)遭遇很大地危機(jī)，無論是國民的人身安全還是國家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展命脈，都會(huì)受到一定的沖擊，與其我們被動(dòng)的落后世界的發(fā)展，我們還不如主動(dòng)的發(fā)現(xiàn)我國的檔案管理存在的問題，并根據(jù)問題，想想提高檔案管理的科學(xué)化水平的方法，居安思危，才能立于不敗之地。

（一）完備檔案管理的信息系統(tǒng)

我們常規(guī)的檔案管理就是把檔案的信息進(jìn)行排列規(guī)整，然后放入一個(gè)檔案室保存，而在信息化發(fā)展的今天，這樣的做法不符合時(shí)代發(fā)展的要求，所以我們必須完備檔案管理的信息系統(tǒng)。如投入大量的計(jì)算機(jī)和其他檔案管理的硬件設(shè)施系統(tǒng)，通過這些系統(tǒng)，不斷地更新檔案管理的信息。而當(dāng)今的因特網(wǎng)也是如此發(fā)達(dá)，我們可以利用因特網(wǎng)的服務(wù)，而與其他國家在檔案管理這塊進(jìn)行交流，不斷學(xué)習(xí)我們沒有掌握過的信息。這樣我們的檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)更加完善，它就能更好的為檔案管理工作服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理的體制

我國的檔案管理缺乏創(chuàng)新，而創(chuàng)新卻能為發(fā)展創(chuàng)造源源不斷的動(dòng)力。創(chuàng)新檔案的管理體制，首先要制定出一系列符合工作人員工作的規(guī)章制度，如創(chuàng)新獎(jiǎng)懲制度，優(yōu)秀的工作人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，而表現(xiàn)較差的員工就要受到一定的懲罰。其次就要建立一系列的考核制度，在考核的過程中發(fā)現(xiàn)員工的優(yōu)勢和劣勢，從而重新進(jìn)行工作分配，再者就要調(diào)動(dòng)員工的積極性，積極鼓勵(lì)他們參與相關(guān)活動(dòng)，并頒發(fā)獎(jiǎng)品。

（三）明確檔案管理的目的

如果檔案管理的目的都不明確，就容易失去檔案管理的方向。而要明確檔案管理的目的，首先就要了解什么是檔案管理，檔案管理的性質(zhì)，檔案管理的作用及其對象，如果這些都不明確，就很難明確檔案管理的目的，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)模棱兩可的概念。明確檔案管理的目的尤為重要，它是檔案管理工作的前提。

（四）加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)

檔案工作人員是檔案管理的關(guān)鍵，如果工作人員綜合素質(zhì)不高，就會(huì)影響檔案管理科學(xué)化水平的提高。一方面，檔案工作人員要注重自己各方面素質(zhì)的提高，比如說要認(rèn)真負(fù)責(zé)，要細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，把對檔案管理的工作當(dāng)做是自己的事來做。另一方面，工作單位要定期的對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們掌握更多新知識，在不斷地交流中擴(kuò)展自己的專業(yè)水平。

綜上，如何提高檔案管理的科學(xué)化水平是一個(gè)熱點(diǎn)話題。而我們必須重視檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理工作人員的素質(zhì)，更新檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備，敬畏檔案管理的神圣，在不斷地交流和創(chuàng)新過程中，完善和提高我國的檔案管理科學(xué)化水平，努力走向世界的前端！

[1]朱萍，關(guān)于提高檔案管理的科學(xué)化水平探究[J]．華章，2012，(16)：297.

[2]楊娟，簡析如何提高檔案管理的科學(xué)化水平[J]．商，2014，(10)：35.