田偉福

摘要：利用Excel制作一個(gè)適合自己企業(yè)的進(jìn)銷存系統(tǒng)，不但實(shí)用，而且因?yàn)樵撥浖钠占皯?yīng)用使得公司大多員工容易上手操作。本文為某零售商場建立一個(gè)簡易進(jìn)銷存管理系統(tǒng)，不用編寫程序就能實(shí)現(xiàn)商場的進(jìn)貨、銷售和庫存管理。

關(guān)鍵字：模擬運(yùn)算表，數(shù)據(jù)有效性，DSUM， VLOOKUP，SUMIF

對商業(yè)企業(yè)來說，及時(shí)了解商品銷售情況及各種商品的庫存量是非常重要的，這有利于管理者掌握各種商品的最佳進(jìn)貨時(shí)間，適時(shí)進(jìn)貨，提高商業(yè)運(yùn)作效率?，F(xiàn)在隨著商業(yè)企業(yè)計(jì)算機(jī)的普及，用計(jì)算機(jī)管理商品的進(jìn)銷存成為必然。但采用專業(yè)進(jìn)銷存軟件不但購買成本高，還得培養(yǎng)專門操作人員，而且不一定實(shí)用或只用到一部分功能，對于中小型企業(yè)來說，實(shí)在有點(diǎn)浪費(fèi)。利用Excel來制作一個(gè)適合自己企業(yè)的進(jìn)銷存系統(tǒng)，簡單實(shí)用。本文為某零售商場建立一個(gè)簡易進(jìn)銷存管理系統(tǒng)，不用編寫程序就能實(shí)現(xiàn)商場的進(jìn)貨、銷售和庫存管理。

1.制作商品列表

制作商品列表，如圖1所示。為方便使用，建議凍結(jié)第一行，Excel中凍結(jié)第一行方法：選擇A2單元格，選擇菜單"視圖"-"凍結(jié)窗格"。

2.制作進(jìn)貨明細(xì)與匯總表

1）制作進(jìn)貨明細(xì)記錄表

制作進(jìn)貨明細(xì)記錄表，如圖2所示。表中，前2列數(shù)據(jù)根據(jù)實(shí)際情況自行輸入，"商品名稱"和"型號規(guī)格"用函數(shù)自動(dòng)產(chǎn)生。方法如下：在C2單元格輸入公式：=IF（ISNA（VLOOKUP（$B2，商品列表！A：D，2，0）），""，VLOOKUP（$B2，商品列表！A：D，2，0）），并將其填充至該列其它單元格。

在D2單元格輸入公式：=IF（ISNA（VLOOKUP（$B2，商品列表！A：D，3，0）），""，VLOOKUP（$B2，商品列表！A：D，3，0）），并將其填充至該列其它單元格。

"進(jìn)貨數(shù)量"和"進(jìn)貨單價(jià)"根據(jù)實(shí)際情況自行輸入，"進(jìn)貨金額"列用公式產(chǎn)生，在G2單元格輸入公式：=E2*F2，并將其填充至該列其它單元格。

選中區(qū)域A：G，定義區(qū)域名稱為"jhdata"。

2）制作進(jìn)貨情況匯總表

制作進(jìn)貨情況匯總表格如圖3所示，使用"模擬運(yùn)算表"對"進(jìn)貨數(shù)量"和"進(jìn)貨金額"按"商品編碼"進(jìn)行匯總，這是一種快捷的匯總方法。方法如下：

在J4單元格輸入公式：=DSUM（jhdata，$E$1，$I$3：$I$4）。在K4單元格輸入公式：=DSUM（jhdata，$G$1，$I$3：$I$4）。

選中I4：K10，選擇"數(shù)據(jù)/模擬運(yùn)算表"，在"輸入引用列的單元格"欄中輸入$I$4，單擊"確定"。進(jìn)貨情況匯總表格制作完成。

3.制作銷售明細(xì)記錄與匯總表

1）制作銷售明細(xì)記錄表

制作銷售明細(xì)記錄表，如圖4所示。選中區(qū)域A：G，定義區(qū)域名稱為"xsdata"。

2）制作銷售情況匯總表

制作銷售情況匯總表，如圖5所示。制作方法同"進(jìn)貨情況匯總表格"。

3.制作進(jìn)銷存匯總表

進(jìn)銷存匯總表主要用于統(tǒng)計(jì)各種商品的進(jìn)貨數(shù)量、進(jìn)貨金額、銷售數(shù)量、銷售金額、庫存數(shù)量、庫存金額。有了進(jìn)銷存匯總表，管理者能隨時(shí)了解商品庫存情況和資金占用情況，并依據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行銷售利潤分析，以便及時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略。

制作進(jìn)銷存匯總表，如圖6所示。

在D2單元格輸入公式：=SUMIF（進(jìn)貨明細(xì)記錄表！$B：$B，進(jìn)銷存匯總表！$A2，進(jìn)貨明細(xì)記錄表！$E：$E） ，并將其填充至該列其它單元格。此處，SUMIF函數(shù)用來對"進(jìn)貨明細(xì)記錄表"中的"進(jìn)貨數(shù)量"數(shù)據(jù)按照"商品編碼"進(jìn)行分類求和，即統(tǒng)計(jì)每種商品的進(jìn)貨數(shù)量。

在E2單元格輸入公式：=SUMIF（進(jìn)貨明細(xì)記錄表！$B：$B，進(jìn)銷存匯總表！$A2，進(jìn)貨明細(xì)記錄表！$G：$G） ，并將其填充至該列其它單元格。

在F2單元格輸入公式：=SUMIF（銷售明細(xì)記錄表！B：B，進(jìn)銷存匯總表！$A2，銷售明細(xì)記錄表！E：E），并將其填充至該列其它單元格。

在G2單元格輸入公式：=SUMIF（銷售明細(xì)記錄表！$B：$B，進(jìn)銷存匯總表！$A2，銷售明細(xì)記錄表！$G：$G），并將其填充至該列其它單元格。

在H2單元格輸入公式：=D2-F2，并將其填充至該列其它單元格。

在I2單元格輸入公式：=IF（ISERROR（E2/D2*H2），""，E2/D2*H2），并將其填充至該列其它單元格。

為了更直觀地顯示庫存金額等數(shù)據(jù)，可進(jìn)一步用圖表表示這些數(shù)據(jù)。

本文利用Excel實(shí)現(xiàn)有關(guān)進(jìn)銷存業(yè)務(wù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)的一種基本思路和基本做法。本文可做許多"移植"處理，比如：水電收費(fèi)、工資核算發(fā)放、學(xué)生收費(fèi)、分期收款銷售等。