徐聚星

摘 要：現(xiàn)如今計算機信息技術(shù)正在推動社會發(fā)展，這說明計算機信息技術(shù)有著非常大的優(yōu)勢，其在眾多環(huán)節(jié)中得到應(yīng)用，在檔案管理工作中，其也能夠發(fā)揮重要的作用。為此，該文分析計算機信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，希望能夠為檔案建設(shè)工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞：計算機信息化 檔案管理 應(yīng)用

中圖分類號：G27 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）09（a）-0019-02

當(dāng)前，我國各項事業(yè)的發(fā)展速度都得到明顯提升，但是發(fā)展的質(zhì)量并沒有隨之而提升，在檔案管理方面，一些管理工作仍沒有做好，檔案管理的規(guī)范化水平較低，人員的素質(zhì)參差不齊，現(xiàn)代化信息手段較少使用，創(chuàng)新的元素較少，因此，我國檔案管理工作仍有非常長的一段路要走，而計算機信息化的應(yīng)用能夠為檔案管理提供很大便利，探討如何創(chuàng)新檔案管理工作，可以為實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化做出一點貢獻。

1 目前檔案管理工作存在的主要問題

目前，我國的計算機普及率大大提高，計算機在越來越多的領(lǐng)域中發(fā)揮著作用，一些和部門開始嘗試使用計算機管理檔案，這種管理的思路非常正確，通過計算機管理能夠提高管理效率，減少人力的使用，而且還能節(jié)省空間，避免傳統(tǒng)檔案出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況。但是，計算機管理方法也需要通過各項原始數(shù)據(jù)信息進行，如果原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，會影響管理的質(zhì)量，輸入的數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確，輸出的結(jié)果則更是無效信息。

目前，我國的在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進行保管，不讓檔案出現(xiàn)丟失情況。這種宗旨會造成館藏的內(nèi)容過于龐雜，無法形成科學(xué)分類，而且檔案的時間跨度非常長，查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個方面：一是檔案的編號不規(guī)范，有的檔案沒有目錄號，有的卷宗內(nèi)出現(xiàn)多個檔案；二是檔案的標(biāo)題不規(guī)范，有的檔案的標(biāo)題不能反映出檔案的主題內(nèi)容，有的檔案標(biāo)題過長，在查找時非常不方便，有的檔案甚至沒有標(biāo)題；三是大多數(shù)的檔案缺少內(nèi)容目錄，查閱卷宗的人員在查找所需的內(nèi)容時，會浪費較多的時間；四是多數(shù)案卷沒有標(biāo)注頁碼，在查閱時需要自己計算頁數(shù)；五是組卷非?；靵y，有的組卷按照時間進行組合，有的按照職能部門的管轄權(quán)限進行組合，有的按照文種進行組合；六是案卷的厚薄程度不一樣，有的檔案內(nèi)只有一兩頁紙，有的檔案內(nèi)有幾百頁紙。綜上所述，檔案管理的基礎(chǔ)工作亂象較多，必須要對管理工作進行創(chuàng)新和改進，嘗試進行計算機信息化管理，以適應(yīng)時代發(fā)展的要求[1]。

2 信息化檔案管理的優(yōu)勢

信息化的檔案管理工作具有較多的優(yōu)勢，這是因為計算機、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)進行高質(zhì)量、快速度的處理，減少了人工處理的時間，使管理檔案的效率大大提高。而且，隨著社會的發(fā)展，信息化管理檔案是未來的一個重要趨勢，只有提高信息化水平，才能在未來的社會中發(fā)揮出檔案的作用。信息化管理檔案依靠計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、存儲設(shè)備等對數(shù)據(jù)進行快速處理和保存，當(dāng)管理人員處理完檔案之后，就可以完成保存工作，而不像傳統(tǒng)的工作模式一樣要到專門的場所進行存儲，調(diào)閱檔案的速度也因此得以提升，通過信息化檔案管理模式還能存儲更多形式的檔案類型，例如聲音、視頻、圖像等，這些檔案材料是傳統(tǒng)的檔案管理模式中不曾存在的，通過這種新穎的管理模式，讓我國的檔案管理水平得到提高，無論是個人還是單位都能因此獲得較好的回報。

3 計算機信息化檔案管理

3.1 全面普查案卷，去粗取精

在所有的檔案中，會有制作非常完善、精美的檔案，同時也會有制作較差的檔案，這些制作較差的檔案不僅會影響其質(zhì)量，也會給日常的工作帶來麻煩，檔案的利用價值也會因此降低，為此，在平時制作檔案的過程中，要注重檔案的質(zhì)量，同時，要對制作較差的檔案進行處理，保留制作較好的檔案，然后將這些制作質(zhì)量較高的檔案錄入到計算機中，實現(xiàn)信息化管理。

3.2 按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行重新組合

一份檔案會有很多內(nèi)容組成，為了讓檔案質(zhì)量得到提升，可以對檔案的內(nèi)容進行整理，提高檔案的內(nèi)容質(zhì)量，相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)制定一個水平較高的標(biāo)準(zhǔn)，讓單位能夠參照標(biāo)準(zhǔn)進行整理，同時，整理之后的檔案要及時錄入到計算機中，實現(xiàn)信息化管理。相關(guān)單位一定要挑選責(zé)任心較強的人員進行整理，以免出現(xiàn)問題。

3.3 提高著錄水平

實行計算機信息化管理需要進行著錄工作，這是實行計算機管理的重點部分，因為著錄工作會關(guān)系到未來檔案的管理和調(diào)閱過程，如果著錄不合理，會影響檔案管理質(zhì)量和調(diào)閱的準(zhǔn)確性，所以，著錄工作要準(zhǔn)確，各部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況，選擇合適的著錄關(guān)鍵詞，概括檔案的主要內(nèi)容，制定出相應(yīng)的高質(zhì)量檔案[2]。

3.4 對檔案資料進行分類

檔案還應(yīng)當(dāng)進行合理分類，如果分類不合理會導(dǎo)致檔案管理混亂，不利于檔案的查閱工作，相關(guān)單位要將不同年份、不同人群的檔案進行分類，或者根據(jù)單位自身的實際情況進行分類，使得檔案能夠合理劃分，只有進行合理劃分，檔案的可利用價值才會因此提高，另外，如果管理單位認為自身的能力存在問題，可以聘請專業(yè)的人員進行講解，讓員工能夠了解分類的方法，提高管理的能力。

3.5 規(guī)范題名

由于一些的檔案的題目缺失，在檢索時會遇到障礙，為此，需要對這些缺少題目的檔案進行重新命名，保證這些檔案在檢索時能夠出現(xiàn)，命名過程中，要注意題目的準(zhǔn)確性，工作人員最好對檔案內(nèi)容熟悉一遍，確定其主要內(nèi)容，再根據(jù)內(nèi)容進行命名，對于那些題目過長的檔案，要進行改變，減少題目的字數(shù)，并保證題目的概括性。

3.6 加快檔案現(xiàn)代化管理進程

目前，通過計算機進行檔案管理是一個重要的趨勢，相關(guān)單位一定要認識到計算機技術(shù)的優(yōu)越性，擴大其應(yīng)用的范圍，促進計算機與檔案管理工作的有效融合，提高檔案的利用率。在具體的工作過程中，要注重計算機檢索與原始資料的聯(lián)系，使得原始檔案資料能夠及時找到，提高查全率。在著錄工作中，要采取分級次著錄的原則，這樣不僅能夠節(jié)省著錄的時間，還能有效地節(jié)省人力，提高工作效率。一般可以將案卷分為三個層次進行著錄，利用價值不高的檔案可以做簡單的記錄，利用價值較高的檔案要做好著錄工作，而那些珍貴的檔案要做好加密工作，提高檔案的安全性。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，還能減少著錄的條目和錄人條目，管理人員的工作壓力也會明顯降低，進而提高工作效率[3]。

3.7 檔案信息管理的安全化

檔案管理具有一定的特殊性，在管理的過程中，應(yīng)當(dāng)注意檔案的安全性，不能讓檔案信息泄露，而且當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客較為猖獗，其竊取信息的能力較強，檔案作為重要的信息資料，應(yīng)當(dāng)避免泄露，相關(guān)單位要做好保護工作，使沒有權(quán)限的人員不能查閱，只有具備權(quán)限的工作人員才能通過正確的途徑查閱相關(guān)檔案，通過這些方式來杜絕檔案資料的外泄。另一方面是計算機系統(tǒng)軟件的安全加密，提高整個管理系統(tǒng)的安全等級，減少病毒和黑客入侵，進而保護檔案安全?？傊?，要利用技術(shù)手段，以保證檔案信息的絕對安全。

4 結(jié)語

目前我國檔案信息化管理工作還有許多不足之處，相關(guān)部門要正確認識檔案信息化管理的重要性，要進一步規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作，增加創(chuàng)新的內(nèi)容，讓更多先進的技術(shù)應(yīng)用進來，對檔案的題目、內(nèi)容、組合等進行重新確定，提高其信息化管理水平，從而提高我國檔案的管理能力和水平。

參考文獻

[1] 孟凡蕾.強化檔案意識 提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息，2009（31）：227.

[2] 武云娜.試論中等專業(yè)學(xué)校的檔案管理工作[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（15）：99-100.

[3] 魏少辰.抓住學(xué)校升格機遇，加強檔案管理工作[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008（34）：166-167.