新鄉(xiāng)學(xué)院管理學(xué)院　夏　萍

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》之變化與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)銜接問(wèn)題*

新鄉(xiāng)學(xué)院管理學(xué)院夏萍

文章分析了2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的六大變化及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的銜接問(wèn)題。指出會(huì)計(jì)信息化必然催生會(huì)計(jì)檔案的信息化，同時(shí)隨著《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的定義、范圍、獲取、傳遞、保管等的相應(yīng)改變，相關(guān)的法律、法規(guī)均需適當(dāng)調(diào)整、補(bǔ)充和完善。

會(huì)計(jì)信息化會(huì)計(jì)檔案信息化電子會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)檔案信息源銜接

2016年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)新辦法）是對(duì)實(shí)施10多年的1998年版《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)舊辦法）的修訂，研學(xué)新辦法，發(fā)現(xiàn)有六個(gè)主要變化之處。

一、理念之變

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活的深度和廣度滲透，伴隨信息革命和會(huì)計(jì)信息化催生的會(huì)計(jì)檔案電子化，客觀上對(duì)辦法提出新的要求。為便于電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有效開(kāi)發(fā)和利用，并為決策和管理提供縱深、開(kāi)放的會(huì)計(jì)信息，新辦法對(duì)電子檔案的生成、傳輸和歸檔進(jìn)行了明確規(guī)范；與此同時(shí)，新辦法體現(xiàn)了綠色環(huán)保發(fā)展的理念，允許符合條件的“單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子科技檔案”。此舉大量節(jié)約了紙張，降低了整理和保管成本。因此，新辦法也被稱(chēng)為“與時(shí)俱進(jìn)”的會(huì)計(jì)檔案管理新政。

二、會(huì)計(jì)檔案范圍之變

會(huì)計(jì)信息化形成的大量電子會(huì)計(jì)檔案，使舊辦法在會(huì)計(jì)檔案的定義和范圍上無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要。

（一）會(huì)計(jì)檔案定義之完善舊辦法將會(huì)計(jì)檔案定義為“會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”。該定義中未出現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案。新辦法征求意見(jiàn)稿（簡(jiǎn)稱(chēng)“征求意見(jiàn)稿”）將會(huì)計(jì)檔案定義為“各單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料；新辦法在征求意見(jiàn)稿定義的基礎(chǔ)上，又對(duì)文字、圖表等形式的會(huì)計(jì)資料的內(nèi)涵進(jìn)行了明確：“包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案”，從而將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案范圍。

（二）會(huì)計(jì)檔案范圍之變新辦法對(duì)比舊辦法修訂的重點(diǎn)是將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍，并就保管期限、管理要求、移交和銷(xiāo)毀程序等做了相應(yīng)規(guī)定和完善。

（1）相關(guān)制度的必然呼喚。2004年8月頒布的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》第14條規(guī)定“可靠的電子簽名與手寫(xiě)簽名或者蓋章具有同等的法律效力”，這從法律上對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行了認(rèn)定；2009年12月發(fā)布的《電子文件管理暫行辦法》，對(duì)電子文件的定義及其形成、管理原則、歸納與移交、保管和利用等進(jìn)行了明確；2012年4月發(fā)布的《電子檔案管理基本術(shù)語(yǔ)》，明確了電子檔案管理的基本術(shù)語(yǔ)和定義；2012年8月國(guó)家檔案局進(jìn)一步發(fā)布《電子檔案移交與接收辦法》，對(duì)電子檔案移交與接收程序和環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范。2010年6月審計(jì)署頒布《財(cái)經(jīng)信息技術(shù)會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口第一部分：企業(yè)》，對(duì)國(guó)家審計(jì)部門(mén)要求的企業(yè)會(huì)計(jì)軟件電子數(shù)據(jù)進(jìn)行了規(guī)范，也從審計(jì)層面認(rèn)可了電子會(huì)計(jì)檔案的存在價(jià)值。

（2）會(huì)計(jì)信息化的客觀要求。會(huì)計(jì)信息化必然要求會(huì)計(jì)檔案的信息化。會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告是會(huì)計(jì)檔案的重要構(gòu)成，20世紀(jì)末ERP系統(tǒng)就已經(jīng)開(kāi)始在規(guī)模較大的企業(yè)或集團(tuán)中使用，大量的會(huì)計(jì)檔案資料以電子形式產(chǎn)生和傳遞；2010年10月19日我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布《可擴(kuò)展商業(yè)報(bào)告語(yǔ)言（XBRL）技術(shù)規(guī)范系列國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》，明確了XBRL語(yǔ)言的基本要素。同日財(cái)政部發(fā)布《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)》，規(guī)定了按照企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則編制XRBL財(cái)務(wù)報(bào)告的基本要求。兩套標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)成為我國(guó)會(huì)計(jì)信息化工作的一個(gè)里程碑；互聯(lián)網(wǎng)+電子商務(wù)、電子發(fā)票和網(wǎng)絡(luò)銀行，使外來(lái)原始憑證大量以電子數(shù)據(jù)形式存在，內(nèi)部管理信息化的實(shí)現(xiàn)，也使大量自制原始憑證以電子數(shù)據(jù)形式存在。信息化的廣泛深入，大量的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)發(fā)生的原始證明文件不以紙質(zhì)形式生成，而是以電子數(shù)據(jù)方式存在，這都促使會(huì)計(jì)檔案信息化。

（3）會(huì)計(jì)檔案信息源作用的迫切需求。會(huì)計(jì)檔案信息化重在對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的利用，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)向現(xiàn)代管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案信息源作用成為迫切要求。2014年10月財(cái)政部發(fā)布《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，其中的措施包括推進(jìn)面向管理會(huì)計(jì)的信息系統(tǒng)建設(shè)，鼓勵(lì)大型企業(yè)或企業(yè)集團(tuán)建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，推動(dòng)管理會(huì)計(jì)在單位的有效應(yīng)用?？v觀管理會(huì)計(jì)信息化發(fā)展歷程，從2000年開(kāi)始的成本核算和預(yù)算管理的信息化建設(shè)，到2008年金融危機(jī)爆發(fā)后開(kāi)始的精細(xì)化、多維度、全過(guò)程的預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)，再到2013年以來(lái)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型背景下，預(yù)算管理軟件、作業(yè)成本軟件、管理會(huì)計(jì)報(bào)告和分析軟件等管理會(huì)計(jì)工具在企業(yè)中的應(yīng)用，無(wú)不標(biāo)志著信息技術(shù)在管理會(huì)計(jì)領(lǐng)域的集中應(yīng)用，而為了進(jìn)一步滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)信息資源的深度挖掘、廣度聚合，需發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的信息源作用，將電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行再次處理，以便各信息平臺(tái)之間互聯(lián)共用，避免形成各自孤立的“信息孤島”。

（4）將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍。新辦法和征求意見(jiàn)稿均增加了“單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案”，同時(shí)增加了僅以電子形式保存的電子會(huì)計(jì)檔案的必備條件，概括起來(lái)為8個(gè)字：真實(shí)、完整、可用、安全。新辦法第8條第1款和第9條要求單位電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源可靠，從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料要有合規(guī)的電子簽名，從而保障了電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)。第8條第2、3款要求會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效對(duì)接，對(duì)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)產(chǎn)生和輸出的準(zhǔn)確、完整、有效的電子會(huì)計(jì)信息，電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收并長(zhǎng)期保管，從而保證了電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確、完整、可用。第8條第4、5款提出了電子會(huì)計(jì)檔案防止篡改和備份要求，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全。第8條第6款規(guī)定重要的、具有永久保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料需要紙質(zhì)存檔。

2015年是新辦法與舊辦法的銜接之年，對(duì)于新辦法執(zhí)行中遇到的實(shí)際問(wèn)題，2016年3月8日財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于新舊<會(huì)計(jì)檔案管理辦法>有關(guān)銜接規(guī)定的通知》，對(duì)于已實(shí)施計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段進(jìn)行會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案管理的單位，其相關(guān)工作應(yīng)符合《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》的要求，2015年已形成但尚未移交本單位檔案機(jī)構(gòu)，如果電子會(huì)計(jì)檔案符合新辦法第八條、第九條關(guān)于電子會(huì)計(jì)檔案歸檔條件的，可僅以電子形式統(tǒng)一歸檔，但2014年以前的一律依照舊辦法歸檔保管。

三、電子會(huì)計(jì)檔案管理要求之變

新辦法和征求意見(jiàn)稿增加了電子會(huì)計(jì)文件的歸檔和移交要求。規(guī)定單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)“電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案與其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交”。同時(shí)檔案管理機(jī)構(gòu)要對(duì)接收電子會(huì)計(jì)檔案的載體及技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，保證電子會(huì)計(jì)檔案符合前述的“真實(shí)、完整、可用、安全”。

四、會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部移交期限之變

對(duì)當(dāng)年會(huì)計(jì)資料的歸檔時(shí)間，征求意見(jiàn)稿第十條規(guī)定，“一般應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)年度終了后半年內(nèi)，由單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員進(jìn)行移交”。在征求意見(jiàn)過(guò)程中，不少單位和個(gè)人對(duì)時(shí)間的修改提出了看法，為便于工作和查閱，新辦法延續(xù)了舊辦法的規(guī)定，將臨時(shí)保管時(shí)間確定為1年，同時(shí)新辦法和征求意見(jiàn)稿對(duì)確需推遲移交的臨時(shí)保管期限延長(zhǎng)為3年。

五、會(huì)計(jì)檔案定期保管期限之變

舊辦法將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為3年、5年、10年、15年和25年等5類(lèi)；征求意見(jiàn)稿將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限分為5年、10年、15年和25年等4類(lèi)，取消了3年檔；新辦法定期保管期限分為10年和30年等2類(lèi)。原因主要有兩點(diǎn)：一是為了與國(guó)家檔案管理部門(mén)的相關(guān)文件精神相統(tǒng)一。如2006年12月國(guó)家檔案局令第8號(hào)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》第6條明確“機(jī)關(guān)文書(shū)檔案的定期保管期限一般為30年”；2012年12月國(guó)家檔案局令第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》第7條也明確企業(yè)檔案的定期保管期限一般為30年、10年。二是滿(mǎn)足會(huì)計(jì)檔案的實(shí)際應(yīng)用需要。司法實(shí)踐中常常遇到案件審理的重要證據(jù)會(huì)計(jì)憑證、賬簿因滿(mǎn)足舊辦法規(guī)定的銷(xiāo)毀條件已銷(xiāo)毀的情況，因?yàn)闀?huì)計(jì)憑證和賬簿的保管期限為15年，而民事訴訟最長(zhǎng)訴訟時(shí)效為20年，所以司法機(jī)構(gòu)建議財(cái)政部、國(guó)家檔案局延長(zhǎng)重要會(huì)計(jì)檔案的保管期限，并進(jìn)一步規(guī)范檔案交接、銷(xiāo)毀流程。新辦法考慮到上述兩方面因素，將舊辦法規(guī)定保管期限3年、5年、10年的會(huì)計(jì)檔案保管期限通用為10年，將15年和25年會(huì)計(jì)檔案保管期限統(tǒng)一延至30年，而會(huì)計(jì)憑證、賬簿的最低保管期限也延至30年。通知進(jìn)一步明確，新辦法與舊辦法不一致的按照新辦法執(zhí)行。

2015年12月31日是新舊辦法銜接的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通知為此分列了三種情況：一是2015年12月31日前鑒定銷(xiāo)毀但尚未執(zhí)行的，要按新辦法組織銷(xiāo)毀；二是已到舊辦法規(guī)定的最低保管期限，并在2015年12月31日前鑒定應(yīng)予繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按新辦法繼續(xù)保管，其最低保管期限為新的最低保管期限扣除已保管期限；三是已到舊辦法規(guī)定的最低保管期限，但在2015年12月31日前尚未鑒定，要按新辦法進(jìn)行鑒定是否銷(xiāo)毀，確需銷(xiāo)毀的，按新辦法組織銷(xiāo)毀；確定繼續(xù)保管的，也按新辦法確定后續(xù)保管期限。

六、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀程序之變

新辦法修改和補(bǔ)充了會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀相關(guān)內(nèi)容。

（一）增加對(duì)已到期會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前鑒定工作新辦法和征求意見(jiàn)稿均增加了定期對(duì)已到保管期限會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定銷(xiāo)毀意見(jiàn)書(shū)。與征求意見(jiàn)稿相比，新辦法對(duì)檔案鑒定委員會(huì)的構(gòu)成也進(jìn)行了明確，第17條規(guī)定“會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行”。之所以這樣規(guī)定是為了更全面掌握本單位未了事項(xiàng)，如未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、未決訴訟等，避免有用的會(huì)計(jì)檔案被不當(dāng)銷(xiāo)毀。

（二）明確了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀的關(guān)聯(lián)責(zé)任舊辦法第10條第二款要求“單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”。征求意見(jiàn)稿和新辦法均要求“單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)”。這種聯(lián)席負(fù)責(zé)制度可以改變因風(fēng)險(xiǎn)過(guò)于集中，單位負(fù)責(zé)人不愿銷(xiāo)毀已過(guò)保管期限又符合銷(xiāo)毀條件的會(huì)計(jì)檔案，從而避免大量失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案占據(jù)寶貴的存儲(chǔ)空間，節(jié)約資源。

（三）監(jiān)銷(xiāo)組織機(jī)構(gòu)和人員有變舊辦法第10條第3款規(guī)定，銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)“應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，國(guó)家機(jī)關(guān)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)。財(cái)政部門(mén)銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門(mén)派員參加監(jiān)銷(xiāo)”；征求意見(jiàn)稿第16條第3款表述簡(jiǎn)單，規(guī)定由“單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、審計(jì)機(jī)構(gòu)共同負(fù)責(zé)組織銷(xiāo)毀工作，并共同派員監(jiān)銷(xiāo)”。新辦法考慮到會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀屬于單位內(nèi)務(wù)，為節(jié)約行政管理成本，刪除了財(cái)政部門(mén)、審計(jì)部門(mén)監(jiān)銷(xiāo)的規(guī)定，而由”單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，同時(shí)增加了電子會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀“由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)”。此外，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的出境管理，舊辦法第18條規(guī)定“我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境”；征求意見(jiàn)稿第23條規(guī)定“關(guān)系國(guó)家安全的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門(mén)及國(guó)家保密主管部門(mén)批準(zhǔn)，不得以任何形式將其攜帶、寄運(yùn)或傳輸至境外”，本規(guī)定并沒(méi)有一刀切否定攜帶出境；新辦法第25條規(guī)定“單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”，這個(gè)表述更為全面、準(zhǔn)確。關(guān)于會(huì)計(jì)檔案出境管理在1999年6月發(fā)布的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、2010年10月發(fā)布的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等均有相關(guān)規(guī)定要求。

隨著新辦法有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的定義、范圍、獲取、傳遞、保管等的相應(yīng)改變，《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)核算軟件管理規(guī)定》等法律、法規(guī)中涉及的相關(guān)內(nèi)容均需適當(dāng)調(diào)整、補(bǔ)充和完善。

*本文系教學(xué)質(zhì)量工程項(xiàng)目——新鄉(xiāng)學(xué)院人力資源管理教學(xué)團(tuán)隊(duì)（項(xiàng)目編號(hào)：XJJXTD2015-04）階段性研究成果。

［1］財(cái)政部：《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（國(guó)家檔案局令第79號(hào)），2015年。（編輯陳玲）