遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院信息管理系 王 敏

中國石油便利店零售系統(tǒng)的分析與設計

遼寧對外經(jīng)貿(mào)學院信息管理系 王 敏

隨著加油站行業(yè)愈演愈烈的競爭形勢,中國石油企業(yè)需要另避蹊徑來提高利潤,其中便利店能夠為加油站增加帶來相當可觀的經(jīng)濟點。但現(xiàn)在的便利店零售系統(tǒng)除了企業(yè)經(jīng)營機制的改革外,還需要對便利店零售管理系統(tǒng)進行全面的業(yè)務流程和系統(tǒng)實現(xiàn)分析。

零售系統(tǒng);銷售管理;便利店

1.背景

1.1 系統(tǒng)開發(fā)背景

由于科技水平在現(xiàn)實生活迅猛的發(fā)展,讓各行各業(yè)都無法忽略計算機技術帶來的創(chuàng)新,計算機已成為在各個領域都無法替代的工作手段,尤其是在推廣的互聯(lián)網(wǎng)技術和建立的Information Highway上。隨著開放、兼容、共享時代的步入,有大量的數(shù)據(jù)信息需要通過計算機存儲、處理和傳播,以便于我們的信息得到最好的應用。因此,非常有必要對零售業(yè)的信息化進程進行加速。

1.2 零售在國內(nèi)外的發(fā)展現(xiàn)狀

零售業(yè)發(fā)展趨勢往往是大多數(shù)商家很在乎的信息之一,但是,它依然存在著許多不足之處,且它是大多數(shù)零售業(yè)共通的弱點。如:對每種商品的信息缺乏高效管理,前臺的結賬速度緩慢,經(jīng)常在營業(yè)額上出現(xiàn)差錯,對商品的調價困難,銷售信息統(tǒng)計不明確等,而且在零售業(yè)的后臺管理中,對于商品的進貨、銷售和庫存等環(huán)節(jié)大都以管理員的主觀意愿為基準,不能夠對商品的信息給出及時的更新,導致環(huán)環(huán)緊扣的系統(tǒng)得不到完美的運作。為此,零售業(yè)管理系統(tǒng)的設計尤為重要。

1.3 解決的主要問題

目前,就加油站便利店來說,銷售一些商品才是其主要業(yè)務,這就不可避免的出現(xiàn)一些大大小小的問題。在進貨環(huán)節(jié)中,貨物的庫存量和銷售量無法明確導致無法制定進貨計劃,訂貨發(fā)往店鋪的過程中難免引起貨物的損壞,這就要求人工進行檢驗和報廢;庫存也是由員工進行盤點,耗時且易出現(xiàn)錯誤,這樣就不能了解并確認庫存的最真實的信息;銷售方面,也要人工計算每天每月的銷售額和每個人的銷售業(yè)績以及每項商品的銷售狀況。想要真正的解決上述的問題,對企業(yè)的經(jīng)濟有效的進行提高,就需要導入進、銷、存等零售業(yè)信息化系統(tǒng)對進貨、銷售、庫存等環(huán)節(jié)進行信息化管理。

2.系統(tǒng)分析

2.1 技術可行性

在開發(fā)小組中有熟練掌握面向對象方法開發(fā)軟件系統(tǒng)的資深的系統(tǒng)分析員和程序員,在信息系統(tǒng)開發(fā)方法上不存在任何問題。在網(wǎng)絡和通信技術方面,本開發(fā)小組有專門的網(wǎng)絡技術人員,開發(fā)小組有豐富的C/S結構規(guī)劃和設計技術以及開發(fā)經(jīng)驗,有豐富的應用數(shù)據(jù)庫開發(fā)經(jīng)驗并能夠熟練使用java編程。

2.2 經(jīng)濟可行性

中國石油是中國油氣行業(yè)占主導地位的最大的油氣生產(chǎn)和銷售商,是國有企業(yè),是中國銷售收入最大的公司之一,也是世界最大的石油公司之一,所以企業(yè)完全有能力負擔此系統(tǒng)的開發(fā)。并且運營便利店零售系統(tǒng)會減少人員的開支和管理費用,也能減少錯誤的發(fā)生,這將會為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。

2.3 社會可行性

目前國外已有很多成功的便利店零售信息系統(tǒng)的先例,零售系統(tǒng)開發(fā)和運行與國家的政策法規(guī)不存在任何沖突和抵觸之處。另外,零售信息系統(tǒng)所采用的操作和工作方式符合工作人員和企業(yè)的日常習慣,而且操作方便靈活,便于工作,具有可行性。

綜上所述,通過技術、經(jīng)濟和社會三個方面的可行性分析,可以確定本系統(tǒng)是完全有必要進行開發(fā)的,而且是可行的,可以立項開發(fā)。

3.系統(tǒng)總體設計

3.1 系統(tǒng)開發(fā)

系統(tǒng)開發(fā)平臺:Microsoft Visual Studio 2010;系統(tǒng)開發(fā)技術: ASP。NET技術;系統(tǒng)開發(fā)語言:Java語言;系統(tǒng)體系結構:c/s結構;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng):Microsoft SQL Server 2008.其優(yōu)勢在于系統(tǒng)客戶端響應速度快,界面友好,方便客戶體驗,操作便利。

3.2 系統(tǒng)總體結構

零售前臺(POS)管理系統(tǒng):包括銷售貨物錄入系統(tǒng)和收銀系統(tǒng)。銷售貨物錄入系統(tǒng)指顧客所購商品結賬時,員工用掃碼槍對包裝的條形碼進行掃描、累計,要求快速錄入商品的信息。收銀系統(tǒng)能自動累積計算商品總額;對打折積分的商品,自動計算折扣率和折扣后金額;持有會員卡的顧客,輸入會員卡號進行結算;根據(jù)系統(tǒng)提示收取現(xiàn)金和找零,或使用pos機刷卡,打印購物發(fā)票。

后臺管理系統(tǒng)(CMS):包括員工管理、進銷存管理、統(tǒng)計管理以及便民服務管理。員工管理子系統(tǒng)提供錄入職工信息和維護職工信息的功能。采購管理子系統(tǒng)擁有可以對供應商信息進行管理,根據(jù)庫存管理中的庫存預警信息自動生成采購計劃并登記,對采購的貨物可以隨時進行查詢,檢驗貨物的數(shù)量及質量,自動生成采購報表等功能。銷售管理子系統(tǒng)可以對貨物出售的信息進行詳細的查詢,為顧客提供退貨的處理,自動生成銷售報表。庫存管理子系統(tǒng)可以進行庫存數(shù)量的查詢,對過期或損壞的商品進行報廢處理,隨時進行庫存的盤點行為,并根據(jù)庫存的狀態(tài)進行庫存預警。統(tǒng)計管理子系統(tǒng)對員工的業(yè)績、銷售的信息、報廢的虧損和利潤信息進行詳細的統(tǒng)計。便民服務管理子系統(tǒng)包括便民箱物品查詢和更新。

系統(tǒng)功能模塊圖如圖3-2所示:

圖3 -2 系統(tǒng)功能模塊圖

圖4 -1 系統(tǒng)E-R圖

4.系統(tǒng)詳細設計

4.1 數(shù)據(jù)庫設計

各實體之間的關系即系統(tǒng)E-R圖如圖4-1所示。

系統(tǒng)采用SQL Server 2008作為后臺數(shù)據(jù)庫,數(shù)據(jù)庫命名為jxc,共有7個數(shù)據(jù)庫表。分別為商品資料表Product、客戶資料表Customer、供應商資料表Feeder、管理員資料manager、采購表Stock、銷售表Sell,庫存表OtherStock。

4.2 系統(tǒng)登錄模塊

功能:本模塊的主要功能是完成管理員登錄的功能,系統(tǒng)在員工輸入的信息中對員工分別授予了不同的權限,要對身份進行明確的驗證,才能及時準確的登錄該系統(tǒng)。在系統(tǒng)登陸進行時,系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫是連接在一起的,調用數(shù)據(jù)庫中員工的信息,將員工的用戶名和密碼進行對比,對比一致則證明對該系統(tǒng)有相應權限,并成功登陸。在登陸模塊中,輸入了錯誤的用戶名或者用戶密碼的時候,系統(tǒng)要給出相應的錯誤提示,對用戶密碼的設置要有所限制,不能設置過于簡單的密碼,防止丟失。當用戶名稱或密碼輸入錯誤導致對系統(tǒng)的登陸失敗超過3次后,系統(tǒng)將自動禁止登陸,退出登陸模塊,為了防止用戶無休止的對系統(tǒng)進行登陸的嘗試,必須限制系統(tǒng)的嘗試登陸次數(shù)。

4.3 采購管理模塊

功能:該模塊主要是對供應商信息進行管理、采購計劃的制定、采購貨物的查詢、檢驗貨物以及自動生成采購報表這五個功能。

供應商信息管理:該子模塊主要是對供應商進行基本的信息管理及維護。除了供應商編碼,供應商名稱,供應商地址,聯(lián)系電話以及企業(yè)的法人代表等這些基本信息之外,我們更要對供應商的信譽程度來考慮是否合作,這就需要在系統(tǒng)中來添加對供應商的審核和考評以及黑名單的建立,并選擇優(yōu)質的供應商進行長期合作。采購計劃的制定:系統(tǒng)會根據(jù)庫存管理及時反饋回的庫存預警信息和銷售貨物出售的信息來及時的自動制定采購貨物的計劃,等待員工的最后確認就可以下單給供應商進行采購。采購貨物查詢:該模塊可以對一個時間段的采購情況進行查詢,也可以分別對每個貨物的情況進行明細查詢。檢驗貨物管理:因為在貨物配送的過程中時間地點無法明確,這就難免產(chǎn)生一些問題,比如途中丟失或損壞,致使到達的實際貨物與預定的貨物在數(shù)量和質量上有所差距,這需要由物流公司或供應商負責賠償,只有排除以上兩種情況,貨物才可以入庫進行銷售,這就是檢貨管理的職能。生成采購報表:該報表是由系統(tǒng)自動生成,對每一筆采購的貨物信息都將準確詳細的呈現(xiàn),方便進行查看。

4.4 銷售管理模塊

功能:該模塊是對貨物出售的信息進行管理,生成銷售報表,以及退貨的處理。銷售貨物錄入系統(tǒng)在前臺運營銷售貨物錄入和收銀系統(tǒng)的過程中,后臺的銷售管理模塊也同步實現(xiàn)對銷售過程的處理。

貨物出售信息:該子模塊主要是能夠準確查詢商品的銷售情況,哪種商品賣的快,哪種商品賣的慢,這都需要查詢來對制定采購計劃進行影響。銷售報表,在貨物銷售出去的同時,系統(tǒng)將自動生成銷售報表。退貨處理:在顧客買到不是很心儀的商品時會要求退貨,系統(tǒng)要根據(jù)購物發(fā)票不超3天且不影響二次銷售的情況下,允許退貨行為的發(fā)生。通過對包裝條形碼的掃描進入庫存信息中。

銷售管理業(yè)務流程圖如4-4所示。

4.5 庫存管理模塊

庫存管理可分為商品報廢、庫存盤點和庫存預警。

便利店零售行業(yè)商品數(shù)量較多,其盤點工作需要花費較多的人力和物力,這就造成一些商品的積壓和損耗。為了將損失降到最小,我們要學會控制商品的損耗。對將要過期的物品低價出售,而超過保質期的商品和意外損壞的商品就只能進行報廢處理,系統(tǒng)將自動生成廢棄單據(jù)。

庫存盤點就是為了準確的掌握經(jīng)營的業(yè)績情況,定期或臨時對庫存商品的實際數(shù)量進行清查,對倉庫現(xiàn)有數(shù)量與賬目記錄的數(shù)量核對。庫存預警指庫存小于最低庫存的商品進行及時的提醒,反饋給采購管理,制定采購計劃。

圖4 -4 銷售業(yè)務流程圖

4.6 統(tǒng)計管理模塊

統(tǒng)計管理模塊分為統(tǒng)計員工業(yè)績、統(tǒng)計銷售信息、統(tǒng)計報廢虧損和統(tǒng)計利潤信息等。

統(tǒng)計員工業(yè)績:為了更好的促進員工的積極性,系統(tǒng)設置了統(tǒng)計員工業(yè)績的子程序。系統(tǒng)默認按凈利潤降序方式排序,雙擊員工,所做業(yè)務按明細展開,按照排序給予員工獎懲。統(tǒng)計銷售信息:對每個時間段的銷售信息都可以進行實時統(tǒng)計,方便企業(yè)對營業(yè)額的了解。統(tǒng)計報廢虧損:企業(yè)需要對虧損的信息進行了解來把控到最低點,才能更好的盈利。統(tǒng)計利潤信息:直觀的為企業(yè)相關人員展現(xiàn)企業(yè)的盈利情況。

4.7 員工管理模塊

在系統(tǒng)中,增添了員工管理子模塊來解決企業(yè)人員流動問題。對企業(yè)員工全部進行信息化管理,來鼓勵員工進行高效的的工作,省時省力。錄入職工信息:對企業(yè)新招聘的職工,系統(tǒng)將對基本信息進行錄入,賦予每個職工不同的系統(tǒng)權限。維護職工信息:該模塊對離職、換崗或者職工信息發(fā)生變化等情況發(fā)生變化時,來對其進行信息的變更。

4.8 便民服務管理

便民服務管理子系統(tǒng)包括便民箱物品查詢和更新。便民服務,是加油站為區(qū)別于其他便利店所設置的為顧客提供服務的系統(tǒng),充分體現(xiàn)了中國石油加油站"顧客至上"的信念。其中,包含免費為顧客提供日常藥品、創(chuàng)可貼、針線以及汽車維修工具。而這些物品需要定時處理和更新,做到更好的為顧客服務。

5.總結及展望

和傳統(tǒng)的零售系統(tǒng)來比較,本系統(tǒng)能夠提高零售業(yè)的運作效率,減少經(jīng)營的成本,提供良好的技術支持。但是,本系統(tǒng)還不夠完善,沒有運用更多先進的信息系統(tǒng)開發(fā)方法。

如今付款方式的變化使人們出行購物更加方便,系統(tǒng)可以在保障安全性能的基礎上增加多種付款方式來經(jīng)營。當然,中國石油便利店要實現(xiàn)真正意義上的零售管理優(yōu)化,在如此之多的便利店中站住腳跟,僅僅依靠一個零售系統(tǒng)是不可能做到的。這還需要企業(yè)自己在信息化時代抓住機遇,勇于做出改變。我相信,在我們共同的努力下,一定會創(chuàng)造不一樣的成績。

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