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        運(yùn)用PDCA提高國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形式審查通過(guò)率

        2016-12-20 02:45:07林桂平陳翠薇
        決策與信息 2016年32期
        關(guān)鍵詞:申請(qǐng)書通過(guò)率國(guó)家自然科學(xué)基金

        林桂平* 陳翠薇

        中山大學(xué)孫逸仙紀(jì)念醫(yī)院 廣東廣州 510120

        運(yùn)用PDCA提高國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形式審查通過(guò)率

        林桂平* 陳翠薇

        中山大學(xué)孫逸仙紀(jì)念醫(yī)院 廣東廣州 510120

        我院國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)項(xiàng)目在形式審查環(huán)節(jié)多年來(lái)都存在不通過(guò)的現(xiàn)象,為解決此問(wèn)題,我們以“提高國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形式審查通過(guò)率”為目標(biāo),通過(guò)運(yùn)用PDCA質(zhì)量管理方法,實(shí)施多個(gè)有效對(duì)策,將國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形式審查通過(guò)率提高到了100%,說(shuō)明運(yùn)用PDCA的原理和方法確實(shí)有利于提高國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形式審查通過(guò)率。

        PDCA;國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查;通過(guò)率

        一、前言

        近年來(lái),PDCA 循環(huán)管理方法被越來(lái)越多地應(yīng)用到了醫(yī)院管理中,使醫(yī)院管理更為規(guī)范化、科學(xué)化與精細(xì)化。國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目是醫(yī)院科研管理部門一年工作中的重頭戲,其申報(bào)工作同樣需要借助PDCA的管理模式,從而避免出現(xiàn)不必要的失誤。

        二、PDCA的運(yùn)用

        (一)計(jì)劃階段

        1、選題理由

        基于國(guó)家自然科學(xué)基金競(jìng)爭(zhēng)的激烈性,擬申請(qǐng)者須從正式申報(bào)前一年的八月起,經(jīng)歷半年甚至更長(zhǎng)一段時(shí)間的查閱文獻(xiàn)、做預(yù)實(shí)驗(yàn)、整理數(shù)據(jù)、撰寫標(biāo)書等過(guò)程,方能醞釀出一份有競(jìng)爭(zhēng)力的申請(qǐng)書,其付出的時(shí)間和汗水不言而喻。國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目的評(píng)審流程一般包括五大步驟,分別是形式審查、初審、同行專家網(wǎng)絡(luò)評(píng)審、學(xué)科專家會(huì)議評(píng)審、批準(zhǔn)立項(xiàng)。其中,形式審查是項(xiàng)目評(píng)審的首要步驟,也是關(guān)鍵的一步,審查的內(nèi)容包括申請(qǐng)材料的形式要件是否具備,如申請(qǐng)人的基本條件是否具備、申請(qǐng)人或項(xiàng)目組成員是否超項(xiàng)、選擇的領(lǐng)域是否正確等,以及填報(bào)是否符合規(guī)定形式。形式審查猶如一條“生死線”,決定著申報(bào)項(xiàng)目的命運(yùn),申請(qǐng)人學(xué)術(shù)水平再高、申請(qǐng)書寫得再出色,如果形式審查不通過(guò),其項(xiàng)目將馬上被淘汰,無(wú)法進(jìn)入科學(xué)評(píng)審階段。然而,申請(qǐng)人往往會(huì)將注意力放在標(biāo)書本身的內(nèi)容上,而忽視了形式上的要求,在初審時(shí)慘遭淘汰,痛失競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)。由此可見(jiàn),提高國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查通過(guò)率的工作勢(shì)在必行。

        2、現(xiàn)況調(diào)查

        2008年至2014年的數(shù)據(jù)顯示,我院每年都有申請(qǐng)者在形式審查這一環(huán)節(jié)被淘汰,其中2012年多達(dá)7個(gè)。形式審查通過(guò)率同樣說(shuō)明問(wèn)題,不通過(guò)的項(xiàng)目數(shù)越多,形式審查通過(guò)率也就越低,2012年的通過(guò)率低至95.9%。其中,還有不少教授級(jí)別的申請(qǐng)人也因形式審查不通過(guò)的問(wèn)題而無(wú)緣國(guó)家自然科學(xué)基金。

        表一 近年來(lái)我院國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)項(xiàng)目形式審查情況

        3、原因分析

        通過(guò)反復(fù)調(diào)查、總結(jié),我們找出了如圖十一點(diǎn)、十九小點(diǎn)導(dǎo)致形式審查不通過(guò)的原因,并從重要性、迫切性、可實(shí)施性三方面進(jìn)行了討論,最終確定五個(gè)導(dǎo)致形式審查不通過(guò)的最主要因素,歸納起來(lái)則為:(1)申請(qǐng)人、科管人員培訓(xùn)不足;(2)形式審查沒(méi)有固定的參考標(biāo)準(zhǔn);(3)科研科與學(xué)校未形成牢固的雙重保障。

        圖一 形式審查通過(guò)率不高的魚骨圖分析

        4、制定對(duì)策

        找出要因之后,科研科進(jìn)行了深入地探討,針對(duì)要因逐條制定了改正或改進(jìn)的對(duì)策,盡可能做到“連根拔起”,杜絕形式審查不通過(guò)的現(xiàn)象發(fā)生。

        表二 提高國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查通過(guò)率的對(duì)策列表

        我們希望通過(guò)實(shí)施以上對(duì)策,使國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)形審?fù)ㄟ^(guò)率達(dá)到100%,實(shí)現(xiàn)我院形式審查不通過(guò)項(xiàng)目數(shù)零的突破。

        (二)執(zhí)行階段

        1、對(duì)職工進(jìn)行培訓(xùn)

        第一,針對(duì)申請(qǐng)人經(jīng)驗(yàn)不足、缺乏培訓(xùn)的問(wèn)題,定期舉辦國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)培訓(xùn)會(huì),向申請(qǐng)人系統(tǒng)講解申報(bào)規(guī)程、項(xiàng)目申報(bào)書撰寫規(guī)范注意事項(xiàng),強(qiáng)調(diào)形式審查在國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)過(guò)程中重行性。同時(shí),邀請(qǐng)?jiān)和鈱<襾?lái)院開展申請(qǐng)書撰寫幫扶,在幫助申請(qǐng)人理清研究思路、凝練科學(xué)問(wèn)題、制定研究計(jì)劃的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)并提示其改正形式錯(cuò)誤。第二,針對(duì)科管人員,要求其參加院內(nèi)外至少兩場(chǎng)的國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)培訓(xùn)會(huì),并須認(rèn)真記錄在形式審查方面需要注意的事項(xiàng),以便用于開展院內(nèi)形式審查工作。

        2、制定形式審查參考標(biāo)準(zhǔn)

        為細(xì)化國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)工作,科研科對(duì)申請(qǐng)書逐個(gè)地方注意事項(xiàng)進(jìn)行整理后,以通知形式發(fā)布在醫(yī)院網(wǎng)站,方便申請(qǐng)者查閱并逐條對(duì)照修改。此外,在申請(qǐng)者提交申請(qǐng)書前,科研科還發(fā)放形式審查對(duì)照表給申請(qǐng)人,進(jìn)一步為申請(qǐng)人形式自查提供幫助。

        3、形成院校雙重保障機(jī)制

        一方面,科研科形成內(nèi)部聯(lián)動(dòng)機(jī)制,每份申請(qǐng)書須經(jīng)至少3位科管人員審核確認(rèn)無(wú)誤后方可提交至上一級(jí)管理部門;另一方面,作為高校附屬醫(yī)院的科研管理部門,科研科加強(qiáng)與學(xué)??蒲性旱慕涣鳌贤?,形成科研科與學(xué)校的雙重保障機(jī)制,再次確保申請(qǐng)書沒(méi)有形式問(wèn)題。

        (三)效果確認(rèn)

        通過(guò)為期四個(gè)月的對(duì)策執(zhí)行,科研科順利地提交了所有申請(qǐng)書。2015年5月,國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目形式審查結(jié)果公布,我院形式審查通過(guò)率達(dá)到了100%,實(shí)現(xiàn)了我院形式審查不通過(guò)項(xiàng)目零的突破。

        (四)鞏固措施

        通過(guò)針對(duì)要因?qū)嵤?duì)策,我們達(dá)到了預(yù)想的目標(biāo),這說(shuō)明我們采取的對(duì)策確實(shí)可行、有效。對(duì)于有效的對(duì)策,我們將其整理制定成為制度、標(biāo)準(zhǔn)或使其成為例行會(huì)議,如每年舉辦國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)幫扶的制度、形式審查要點(diǎn)參考標(biāo)準(zhǔn)、申請(qǐng)書撰寫培訓(xùn)會(huì)等。通過(guò)制定這些制度、標(biāo)準(zhǔn)或舉辦例行會(huì)議,才能保證對(duì)策效果的持續(xù)穩(wěn)定。同時(shí),我們也將繼續(xù)探索和學(xué)習(xí)新的對(duì)策,進(jìn)一步改進(jìn)國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)過(guò)程中的不足之處,并借鑒同行中好的經(jīng)驗(yàn),在工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。

        三、討論與總結(jié)

        此次我院通過(guò)運(yùn)用PDCA質(zhì)量管理方法,針對(duì)申請(qǐng)人和科管人員培訓(xùn)不足、形式審查無(wú)固定的參考標(biāo)準(zhǔn)、科研科與學(xué)校未形成牢固的雙重保障三方面進(jìn)行了改進(jìn),使我院國(guó)家自然科學(xué)基金形式審查通過(guò)率達(dá)到了100%,全部申報(bào)項(xiàng)目均通過(guò)形式審查并進(jìn)入科學(xué)評(píng)審環(huán)節(jié)。在取得成績(jī)的同時(shí),我們也發(fā)現(xiàn)了許多不足之處,如申請(qǐng)人自身對(duì)于國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申請(qǐng)的要求重視程度不夠;受申報(bào)時(shí)間限制,若申請(qǐng)者未遵循科管部門規(guī)定的提交時(shí)間,可能導(dǎo)致申請(qǐng)書不能得到全面的審查;少部分形式審查受到主觀因素影響等。質(zhì)量改進(jìn)是一項(xiàng)持之以恒的工作內(nèi)容,長(zhǎng)期的成績(jī)和效果需要持續(xù)的改進(jìn)工作方能得以延續(xù)。今后,我院科研科將在科研管理的其他方面進(jìn)行持續(xù)改進(jìn),進(jìn)一步提高醫(yī)院科研水平。利用PDCA循環(huán)方法提高我院國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目形式審查通過(guò)率屬我院科研科首次嘗試,希望能對(duì)其他同行單位提供借鑒和參考。

        [1]鄧艷.PDCA循環(huán)模式在醫(yī)院感染管理中的應(yīng)用效果[J].實(shí)用臨床醫(yī)藥雜志,2016,04:187-188.

        [2]邵晶晶,魏永祥.加強(qiáng)國(guó)家自然科學(xué)基金申報(bào)組織與過(guò)程管理的質(zhì)量控制[J].中國(guó)科學(xué)基金,2007,02:113-116.

        [3]于迎建.國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目申報(bào)的精細(xì)化管理探討[J].農(nóng)業(yè)科技管理,2011,05:27-29.

        林桂平,男,1977年出生,中山大學(xué),醫(yī)學(xué)博士,研究方向:醫(yī)院科研與學(xué)科建設(shè)。

        陳翠薇,女,1990年出生,香港大學(xué),公共衛(wèi)生碩士,研究方向:醫(yī)院科研與學(xué)科建設(shè)。

        林桂平

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