王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程分析

王雅楠

天津市引灤工程爾王莊管理處

在數(shù)字化背景下，應該構建數(shù)字化的文書檔案管理模式，深入開發(fā)文書檔案資源，從根本上提升文書檔案管理的效率。基于此，本文通過分析文化檔案數(shù)字化管理模式建立的必要性，并深入分析文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程，有利于全面提升文書檔案管理的效率。

文書檔案 數(shù)字化 管理

文書檔案管理主要是收集和整理各類相關文書檔案資料，保障文書檔案資料的穩(wěn)定性和真實性，是當前各個部門制定決策和開展相關工作的重要依據(jù)。然而，在現(xiàn)代數(shù)字化信息時代下，紙質檔案資料管理已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會對信息儲存和共享的要求，所以建立文書檔案管理的數(shù)字化模式具有非常重要的現(xiàn)實意義。

1 建立文書檔案數(shù)字化管理模式的必要性

（1）建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流的基本要求。在數(shù)字化技術水平不斷提高的背景下，建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代信息交流的基本要求，能夠有效實現(xiàn)各個部門之間的文書檔案信息共享，所以應該構建科學合理和高效率的文書檔案數(shù)字化管理模式。

（2）建立文書檔案數(shù)字化管理模式是現(xiàn)代檔案管理的主要方式。通過建立文書檔案管理的數(shù)字化管理模式，充分利用現(xiàn)代計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)，有利于最大 限度提升文書檔案資料的利用效率，從而滿足現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的重要需求。

（3）不斷創(chuàng)新文書檔案管理模式，突破傳統(tǒng)文書檔案管理模式的要求，促使文書檔案管理朝著數(shù)字化管理方向發(fā)展，能夠有效實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的科學化。同時，文書檔案管理數(shù)字化管理模式能夠為社會創(chuàng)造更多有利的價值，從而推動社會更好的向前發(fā)展。

（4）建立文書檔案數(shù)字化管理模式有利于保障文書檔案信息的安全性。在現(xiàn)代社會信息技術快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡信息技術已經(jīng)逐漸被應用到各個領域中，從而在一定程度上影響了文書檔案信息資源管理的安全性。因此，構建文書檔案數(shù)字化管理模式，有利于強化文書檔案的數(shù)字化管理工作，從而保障文書檔案資源信息的安全性。

2 文書檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)對策

2.1 強化數(shù)字化建設意識

新形勢下，文書檔案管理要想真正實現(xiàn)數(shù)字化建設，首先第一步就是要轉變自身思想觀念，深刻認識到文書檔案管理數(shù)字化建設對于文書檔案管理的重要作用。只有有了文書檔案管理數(shù)字化建設意識，才能推動檔案管理數(shù)字化建設得以真正實現(xiàn)。首先，應加強領導文書檔案管理數(shù)字化建設意識，使他們充分意識到文書檔案能夠為社會的各項管理工作、各項決策以及各項計劃提供重要的憑證，這既是社會的一種寶貴財富，同時也是社會獲得發(fā)展的前提，而推動文書檔案管理數(shù)字化建設將能夠使文書檔案發(fā)揮更大的作用。其次，應加大文書檔案數(shù)字化模式的建設宣傳力度，讓更多的人們充分認識到文書檔案管理數(shù)字化建設對自身以及社會發(fā)展的重要作用，從而樹立起必要的責任意識和數(shù)字化意識，有效提升自身的信息素養(yǎng)，以便在日常工作中做好本職工作的同時，積極配合文書檔案的數(shù)字化建設。

2.2 加強文書檔案基礎設施建設

加強文書檔案管理數(shù)字化基礎設施建設，為文書檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)提供有效載體。基礎設施主要包含兩個方面，文書檔案信息管理硬件設施、設備方面與軟件方面。硬件設施、設備主要是指文書檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化所必須的計算機、掃描儀、檔案網(wǎng)絡專線、交換機設備、數(shù)碼相機等必要設備，這是文書檔案數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)信息傳輸、交換以及共享的基礎與前提。軟件方面主要是指建設文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，一般而言，文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要包括門戶層、應用層、數(shù)據(jù)層三個部分，門戶層主要是指文書檔案網(wǎng)站的建設，這是文書檔案數(shù)字化建設的重要步驟之一。文書檔案網(wǎng)站是文書檔案部門與社會交流、溝通的重要途徑，通過有計劃地將部分可以公開的檔案信息開發(fā)給社會大眾，可以使文書檔案網(wǎng)站成為社會開展宣傳的有力工具以及向社會提供文書檔案信息服務的窗口。應用層是文書檔案管理數(shù)字化得以實現(xiàn)的有效載體，社會可以直接利用文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應用層實現(xiàn)對檔案的數(shù)據(jù)收集、建檔、歸檔和管理，以及為社會工作人員提供檔案查詢、查閱以及打印等功能。數(shù)據(jù)層主要是指包括科研課題、科研論文與檔案、各項文書等多方面在內(nèi)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)層能夠為社會在決策管理、科研教學等多方面提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。通過這些文書檔案軟硬基礎設施建設，最終形成一整套集軟件開發(fā)、信息錄入、檔案編研、信息檢索、系統(tǒng)管理、安全防護等諸多功能為一體的文書檔案信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)。只有文書檔案信息網(wǎng)絡管理系統(tǒng)建設好了，文書檔案信息才能實現(xiàn)互聯(lián)互通、資源共享，有效利用，才能有效發(fā)揮文書檔案最終為社會發(fā)展服務的宗旨。

2.3 加強文書檔案數(shù)字資源建設

為了進一步提高文書檔案的利用率，還需要加強文書檔案數(shù)字資源建設。開發(fā)與利用文書檔案數(shù)字資源，不僅關乎到文書檔案數(shù)字化建設能否成功，同時它也是文書檔案數(shù)字化建設的核心和基礎，能夠直接體現(xiàn)文書的檔案數(shù)字化管理水平。其中，主要包含電子檔案的全方位收集以及文書檔案的數(shù)字化兩個方面。檔案的收集過中要突出檔案的實用性、知識性、特色性，利用電子掃描技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、數(shù)據(jù)庫技術等技術手段，將原有的紙質檔案、聲像資料等轉化成電子檔案，并與已歸檔保存的電子檔案一起，形成一個擁有更加豐富資源的電子檔案數(shù)據(jù)庫。然后開發(fā)完善的電子檔案信息庫檢索工具，使查檔人員能夠通過網(wǎng)絡，在任何時間、任何地點查閱利用開發(fā)檔案，提高文書檔案的利用率，不再受時間、空間以及借閱數(shù)量等方面的限制。

2.4 加強檔案數(shù)字人才培養(yǎng)

新形勢下文書檔案管理數(shù)字化建設中，加強檔案數(shù)字管理人才的培養(yǎng)，提升其綜合素質是關鍵。首先，文書在對檔案管理人員進行人才培養(yǎng)的時候，需要先對其有針對性地開展政治思想教育，培養(yǎng)文書檔案管理人員具備較強的職業(yè)道德、事業(yè)心、責任感以及奉獻精神。其次，有計劃地開展各種培訓，有目的、有計劃地組織文書檔案管理人員開展技能學習，使其不僅能夠掌握扎實的計算機信息技術理論知識，更能夠在實際工作中靈活運用計算機信息技術以及各種現(xiàn)代化數(shù)字化工具處理檔案。最后，積極組織檔案管理人員深入臨床一線，去研究調查科研、醫(yī)學、教學等對檔案信息的需求，從而做到不僅能夠高效地完成檔案管理工作，又能夠為文書檔案管理工作人員及時提供必要的信息支持。

3 結語

在數(shù)字化已經(jīng)成為社會發(fā)展以及經(jīng)濟發(fā)展必然趨勢的形勢背景下，文書檔案管理也應當積極探尋可行路徑來實現(xiàn)文書檔案管理數(shù)字化，轉變文書檔案管理工作模式，提升文書檔案管理工作效率和工作質量，使其更好地為文書改革發(fā)展服務。各級文書檔案數(shù)字化建設的過程中，要充分重視檔案數(shù)字化建設對于文書發(fā)展的重要意義和作用，從加強文化檔案基礎設施建設、加強檔案基礎設施建設、加強檔案信息人才培養(yǎng)等方面入手，加快推進文化檔案數(shù)字化建設進程。

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王雅楠（1981.06-）女，籍貫：天津 學歷：本科 職稱：中級 研究方向：檔案系列。