熊鑫

摘要：預(yù)算管理是事業(yè)單位內(nèi)部控制的核心，信息化是實(shí)施內(nèi)部控制規(guī)范的重要手段。本文首先分析了預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)背景、建設(shè)目標(biāo)，然后在總結(jié)基層事業(yè)單位預(yù)算管理信息系統(tǒng)實(shí)際開(kāi)發(fā)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，介紹了通過(guò)各個(gè)功能模塊設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)符合單位實(shí)際業(yè)務(wù)流程的預(yù)算編制、預(yù)算審批、預(yù)算執(zhí)行等全過(guò)程信息化管理，最后提出了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用面臨的主要問(wèn)題及解決辦法，希望為事業(yè)單位預(yù)算管理信息化建設(shè)提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;預(yù)算管理;信息化

中圖分類號(hào)：F275 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）027-000-02

一、預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)背景

（一）國(guó)家對(duì)預(yù)算管控力度加大，但事業(yè)單位預(yù)算管理信息化程度低，預(yù)算管理的信息傳遞和分析結(jié)果不及時(shí)，無(wú)法達(dá)到對(duì)外部環(huán)境和內(nèi)部能力的有效把握，容易造成整個(gè)預(yù)算過(guò)程管理困難以及最終決策數(shù)據(jù)失真。

（二）中央基層事業(yè)單位預(yù)算編制軟件只具備單戶錄入功能，對(duì)于有下屬單位的二級(jí)預(yù)算單位，預(yù)算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集計(jì)算、預(yù)算指標(biāo)的分解下達(dá)、明細(xì)預(yù)算的編制、審核與匯總等工作通常只能利用excel等傳統(tǒng)手工處理，耗時(shí)長(zhǎng)且出錯(cuò)率高。隨著國(guó)家對(duì)預(yù)算管理與財(cái)務(wù)科目進(jìn)行同步，數(shù)據(jù)量已經(jīng)擴(kuò)大到手工很難完成的地步。

（三）近年來(lái)，財(cái)務(wù)稽查、內(nèi)外部審計(jì)等經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位存在超預(yù)算執(zhí)行政府采購(gòu)、重復(fù)報(bào)銷差旅費(fèi)等問(wèn)題，可以通過(guò)信息化手段落實(shí)整改。會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)等各種管理辦法的密集發(fā)布，政府會(huì)計(jì)改革的逐步實(shí)施，需要預(yù)算執(zhí)行過(guò)程的信息化來(lái)保證制度執(zhí)行和改革推進(jìn)。

二、預(yù)算管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)

1.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入自動(dòng)，解決傳統(tǒng)預(yù)算編制耗時(shí)長(zhǎng)，數(shù)據(jù)管理困難的問(wèn)題。

2.實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算全過(guò)程的支持，縱向環(huán)節(jié)上，形成預(yù)算編制、執(zhí)行到控制的反饋機(jī)制;橫向范圍內(nèi)，包括業(yè)務(wù)預(yù)算、資本預(yù)算和財(cái)務(wù)預(yù)算，并提供組織機(jī)構(gòu)等自定義預(yù)算。

3.建立與預(yù)算管理接口的報(bào)銷系統(tǒng)，通過(guò)支出管理實(shí)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的實(shí)時(shí)監(jiān)控，重點(diǎn)關(guān)注“三公”經(jīng)費(fèi)、會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)、差旅費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)等開(kāi)支的規(guī)范性，確保費(fèi)用報(bào)銷準(zhǔn)確完整并實(shí)時(shí)共享。

4.為單位各部門、下屬各單位提供預(yù)算查詢平臺(tái)，實(shí)時(shí)查詢預(yù)算執(zhí)行情況，為科學(xué)決策提供支持。

5.以預(yù)算管理為核心，以資金管理為關(guān)鍵，按照事業(yè)單位內(nèi)部控制業(yè)務(wù)層面重點(diǎn)關(guān)注的幾個(gè)方面，在完善單位財(cái)務(wù)資產(chǎn)管理制度基礎(chǔ)上，為后續(xù)進(jìn)一步完成政府采購(gòu)、資產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目、合同等管理系統(tǒng)的研發(fā)，并實(shí)現(xiàn)與單位OA辦公信息系統(tǒng)相銜接，逐步形成內(nèi)部控制管理信息系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。

三、預(yù)算管理信息系統(tǒng)模塊功能設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

（一）預(yù)算管理

通過(guò)梳理預(yù)算編制業(yè)務(wù)流程，開(kāi)發(fā)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、資金來(lái)源與指標(biāo)匹配、明細(xì)預(yù)算編制、與報(bào)銷系統(tǒng)接口等子模塊，在各個(gè)子模塊中，以往年預(yù)算編制各個(gè)階段的數(shù)據(jù)表格為模板設(shè)計(jì)操作界面，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)錄入修改、自動(dòng)計(jì)算分級(jí)匯總、導(dǎo)入導(dǎo)出、預(yù)算分配下達(dá)、編制上報(bào)等功能。

在一上、一下/二上、二下等各個(gè)預(yù)算管理階段，完成預(yù)算口徑、預(yù)算任務(wù)下發(fā)接收，人員津貼、人員經(jīng)費(fèi)測(cè)算，日常公用經(jīng)費(fèi)測(cè)算（含管理費(fèi)及其他、常規(guī)專項(xiàng)、一次性專項(xiàng)等），項(xiàng)目庫(kù)申報(bào)，各部門明細(xì)預(yù)算編制，預(yù)算匯總，整體審核等任務(wù)，最終依據(jù)預(yù)算批復(fù)指標(biāo)調(diào)整各部門分項(xiàng)目、分科目的明細(xì)預(yù)算數(shù)，設(shè)定每條明細(xì)預(yù)算的使用權(quán)限，通過(guò)接口導(dǎo)入報(bào)銷系統(tǒng)。

圖表1 ?預(yù)算管理

（二）報(bào)銷管理

依據(jù)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷流程規(guī)范，開(kāi)發(fā)系統(tǒng)設(shè)置、費(fèi)用錄入和財(cái)務(wù)審核、憑證/報(bào)表等子模塊，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)預(yù)算數(shù)據(jù)管理，借款、費(fèi)用報(bào)銷錄入、單據(jù)審核、預(yù)算執(zhí)行報(bào)表生成等功能。

圖表2 ?報(bào)銷管理

根據(jù)事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)類型，將費(fèi)用報(bào)銷按常規(guī)事業(yè)費(fèi)、基建項(xiàng)目、科研項(xiàng)目三大類進(jìn)行細(xì)化并拆分，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)按不同的費(fèi)用類型對(duì)可列支的經(jīng)費(fèi)來(lái)源進(jìn)行過(guò)濾篩選。

常規(guī)事業(yè)費(fèi)、基建項(xiàng)目按支出經(jīng)濟(jì)科目進(jìn)行拆分，但只需將“三公”經(jīng)費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)（含咨詢費(fèi)）、差旅費(fèi)等報(bào)銷界面單獨(dú)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)一些經(jīng)費(fèi)支出標(biāo)準(zhǔn)的控制（如接待標(biāo)準(zhǔn)、會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)、差旅各地住宿、補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等），并完成較為完整的基礎(chǔ)信息錄入，基本可以滿足各類檢查或報(bào)表的數(shù)據(jù)需求。

科研項(xiàng)目按設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)、測(cè)試化驗(yàn)加工費(fèi)等13個(gè)預(yù)算科目進(jìn)行拆分，實(shí)現(xiàn)每筆費(fèi)用支出的明細(xì)化，提供科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)公示所需的信息內(nèi)容和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

（三）其他輔助功能的開(kāi)發(fā)運(yùn)用

1.財(cái)務(wù)記賬憑證自動(dòng)生成功能。與用友財(cái)務(wù)軟件接口，在用友賬套科目項(xiàng)目設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上，根據(jù)單筆費(fèi)用錄入單據(jù)實(shí)現(xiàn)生成財(cái)務(wù)記賬憑證功能。制單后出納按照憑證辦理業(yè)務(wù)，然后將付款的票據(jù)信息再通過(guò)出納插件在系統(tǒng)中進(jìn)行補(bǔ)充錄入，并導(dǎo)入用友財(cái)務(wù)軟件，也可在報(bào)銷系統(tǒng)中對(duì)生成的憑證進(jìn)行查詢及修改，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷系統(tǒng)數(shù)據(jù)與用友財(cái)務(wù)總賬的對(duì)賬功能。

2.工資管理。與工資賬務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行接口，實(shí)現(xiàn)按在職、離退休、退養(yǎng)等類別在系統(tǒng)中展示各類人員的工資情況，在職人員可實(shí)時(shí)、自主查詢本人每月工資發(fā)放情況。為保護(hù)職工的個(gè)人隱私，工資查看需設(shè)定權(quán)限，工資管理人員及社保、公積金管理相關(guān)人員有查看所有人員的權(quán)限，其他人員只有查看本人工資的權(quán)限，且用戶在查看工資時(shí)需進(jìn)行附加驗(yàn)證（如工資卡號(hào)等信息）。系統(tǒng)中有簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)匯總和數(shù)據(jù)導(dǎo)出（Excel格式）功能，便于工資查看和分析。

3.公務(wù)卡信息管理。費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)中結(jié)算方式為公務(wù)卡的，對(duì)該公務(wù)卡的還款明細(xì)進(jìn)行逐條記錄，系統(tǒng)需有界面記錄公務(wù)卡持有人、卡號(hào)、刷卡金額、日期等信息，根據(jù)明細(xì)生成每張公務(wù)卡的支付、還款及余額明細(xì)表和匯總表，實(shí)現(xiàn)公務(wù)卡使用、報(bào)銷及還款整個(gè)流程的管理。與預(yù)算管理系統(tǒng)進(jìn)行接口，建立預(yù)算項(xiàng)目與用友賬套、還款銀行對(duì)照表，根據(jù)各類費(fèi)用報(bào)銷生成費(fèi)用銀行代發(fā)賬。

4.供應(yīng)商信息管理。開(kāi)發(fā)供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)管理功能，費(fèi)用報(bào)銷管理系統(tǒng)中報(bào)銷錄入界面設(shè)計(jì)為從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)選擇調(diào)用的方式，對(duì)涉及到需給供應(yīng)商轉(zhuǎn)賬付款的費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并生成費(fèi)用代發(fā)賬。

（四）與單位OA辦公信息系統(tǒng)的銜接

以鏈接方式接入單位OA辦公信息系統(tǒng)，減少系統(tǒng)間切換，實(shí)現(xiàn)會(huì)議計(jì)劃、培訓(xùn)計(jì)劃、出差審批等事項(xiàng)聯(lián)網(wǎng)審批，費(fèi)用報(bào)銷網(wǎng)上簽批，信息通知（如對(duì)報(bào)銷單審核、支付結(jié)果的短信通知，對(duì)有未處理完的借款予以提醒等）、政策發(fā)布功能（如最新財(cái)務(wù)報(bào)銷制度、解讀等，新政策新制度的宣傳信息可在發(fā)布界面置頂或其他方式醒目顯示），支持內(nèi)部人員相關(guān)文件的上傳及下載共享單位OA辦公信息系統(tǒng)平臺(tái)。

四、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用面臨的主要問(wèn)題及解決辦法

1.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)初期會(huì)遇到交互界面操作感差、業(yè)務(wù)流程不完善等一系列問(wèn)題，如界面大小無(wú)法調(diào)整、錄入步驟不清晰等，這都需要財(cái)務(wù)人員在試運(yùn)行期間，通過(guò)錄入數(shù)千筆費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)，不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，積極地與技術(shù)人員溝通，提出完善建議，進(jìn)行界面、流程優(yōu)化。比如盡量增加必錄項(xiàng)標(biāo)識(shí)，未完整錄入的將會(huì)報(bào)錯(cuò)（如接待費(fèi)的接待地點(diǎn)，會(huì)議費(fèi)的會(huì)議類別、參會(huì)人數(shù)等）;盡量增加費(fèi)用錄入項(xiàng)的邏輯判斷（如應(yīng)在勞務(wù)費(fèi)欄目錄入的值班費(fèi)在其他費(fèi)用欄目將不能錄入等）。

2.系統(tǒng)全面推行初期，受到傳統(tǒng)手寫(xiě)填制報(bào)銷單據(jù)方式的既定思維以及對(duì)新鮮事物的排斥等因素影響，單位職工會(huì)對(duì)系統(tǒng)的使用產(chǎn)生一些抵觸情緒，因此必須要求財(cái)務(wù)人員首先熟悉系統(tǒng)的使用，在推行過(guò)程中積極幫助并耐心指導(dǎo)費(fèi)用報(bào)銷經(jīng)辦人員正確完成費(fèi)用錄入與憑證打印。

3.系統(tǒng)實(shí)際使用過(guò)程中，雖然開(kāi)支科目和范圍受到系統(tǒng)控制，但是因單位職工不了解預(yù)算管理制度，加之部門負(fù)責(zé)人重視程度不夠，常常會(huì)出現(xiàn)費(fèi)用列支內(nèi)容與預(yù)算項(xiàng)目不一致的情況，在后續(xù)工作中應(yīng)加大預(yù)算管理和內(nèi)部控制培訓(xùn)力度，加強(qiáng)單位職工特別是各部門負(fù)責(zé)人的預(yù)算管理意識(shí)，同時(shí)在系統(tǒng)中適當(dāng)增加預(yù)算項(xiàng)目的任務(wù)注解或備注，進(jìn)一步提高預(yù)算管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙冉.行政事業(yè)單位管理信息系統(tǒng)應(yīng)用方法及存在的問(wèn)題[J].中國(guó)農(nóng)業(yè)會(huì)計(jì)，2014，09：37-37.