孫亞飛 王春燕 張立軍 鄧 超

中糧面業(yè)（海寧）有限公司 浙江海寧 314400

淺談面粉加工企業(yè)信息系統(tǒng)

孫亞飛 王春燕 張立軍 鄧 超

中糧面業(yè)（海寧）有限公司 浙江海寧 314400

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術蓬勃發(fā)展和市場環(huán)境的變化，傳統(tǒng)的信息傳遞模式和方法已經(jīng)不能適應企業(yè)的發(fā)展，公司需要全面提升信息化管理水平，采用信息系統(tǒng)的方式來應對企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，在物流、資金流、信息流處理過程中，快速及時做出決策調(diào)整，使企業(yè)更具競爭力。

信息化 財務 供應鏈 需求 實施

1 信息化系統(tǒng)項目的意義及實施范圍

面粉企業(yè)通過建立公司網(wǎng)絡化和數(shù)據(jù)大集中的財務核算、供應鏈管理、人力資源管理平臺，實現(xiàn)公司財務管理、供應鏈管理、人力資源管理工作規(guī)范化和流程化，提高管理效率，滿足現(xiàn)階段及未來一定時期內(nèi)對公司各方面數(shù)據(jù)分析、經(jīng)營決策等管理需求。項目范圍包含業(yè)務范圍、產(chǎn)品模塊范圍、組織范圍、時間范圍以及項目實施技術策略等。

業(yè)務范圍是指以企業(yè)財務核算、供應鏈管理業(yè)務為核心，通過總賬、固定資產(chǎn)、應收管理、應付管理、費用管理、企業(yè)報表、采購管理、銷售管理、庫存管理、存貨管理的模塊應用。

2 企業(yè)信息系統(tǒng)的層級規(guī)劃

通過對企業(yè)每個管理層級需求提出相應的規(guī)劃。

業(yè)務層：將企業(yè)主體業(yè)務流程納入信息系統(tǒng)，同時做到公司業(yè)務和財務數(shù)據(jù)完整、準確、及時。

管理層：基于企業(yè)的組織結構，在系統(tǒng)中合理實現(xiàn)業(yè)務流程的控制點，加強整個公司在業(yè)務及財務、供應鏈上的監(jiān)控職能，提高企業(yè)的管理運作水平。

決策層：統(tǒng)一數(shù)據(jù)來源，通過信息系統(tǒng)建設為企業(yè)提供一整套規(guī)范、準確、及時的企業(yè)經(jīng)營分析指標。

1）統(tǒng)一平臺集成應用

企業(yè)系統(tǒng)在建設過程中，必須遵循統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)一設計，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一規(guī)范，統(tǒng)一接口，統(tǒng)一開發(fā)平臺的原則，使企業(yè)信息化系統(tǒng)建立在一個統(tǒng)一的應用平臺上，搭建一個信息共享的、集成應用的一體化信息系統(tǒng)。

2）總體規(guī)劃分步建設

我們在明確企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，信息化戰(zhàn)略，信息化建設目標及要求的基礎上，進行信息化系統(tǒng)的總體規(guī)劃，即設計總體架構，總體功能，總體性能，并依據(jù)總體規(guī)劃，按期分步驟地實現(xiàn)總體規(guī)劃的要求，在每個信息化系統(tǒng)建設過程中，制定具體的建設計劃和方案。

在分步實施的過程中，前期規(guī)劃工作盡可能全面細致，在考慮整體業(yè)務情況下，事先進行統(tǒng)一基礎數(shù)據(jù)規(guī)劃，以免未來分步實施時，各系統(tǒng)銜接困難。

3）應用價值

實現(xiàn)信息存放統(tǒng)一、縱橫向財務賬表統(tǒng)一，從而極大地保障了整個企業(yè)基礎財務信息的準確性、及時性，有效控制財務風險。

促進企業(yè)戰(zhàn)略目標與績效管理、資源分配相結合，并結合財務與業(yè)務過程與報告的管控。

會計業(yè)務的自動化，滿足投資人與企業(yè)管理者對企業(yè)信息快速報告的要求。

實時監(jiān)督控制，保障企業(yè)資產(chǎn)的安全、形成對運營風險敏捷反應與控制能力。

結合企業(yè)戰(zhàn)略績效系統(tǒng)，實現(xiàn)整系統(tǒng)分析，分析利潤來源與市場機會，進而支持內(nèi)部資源的合理調(diào)配，滿足企業(yè)戰(zhàn)略擴張的需要。

3 信息系統(tǒng)建設的業(yè)務實現(xiàn)

1）財務總賬

面粉企業(yè)的信息系統(tǒng)主要圍繞著實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)來推動業(yè)務，所以信息系統(tǒng)重點一般在于財務模塊。總賬主要解決財務日常的制單、審核、記賬、月末結轉、結賬工作，完成企業(yè)的全部財務核算工作以及幫助企業(yè)進行項目、部門的核算管理工作。

圖1 總賬應用的總體流程

通過圖1，我們可以清晰地看到總賬應用的總體流程，首先對信息系統(tǒng)進行相應的基礎設置，定義現(xiàn)金流項目、科目關系、公司級參數(shù)、基本檔案、錄入科目期初、憑證定制等。

其次，通過供應鏈業(yè)務系統(tǒng)的單據(jù)的傳導，來生成相應的憑證，財務通過對憑證的記賬、沖銷處理，實現(xiàn)相應的財務報表。

2）固定資產(chǎn)

固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)的管理，主要完成原始卡片錄入、新增資產(chǎn)卡片錄入、資產(chǎn)變動、資產(chǎn)評估、資產(chǎn)減值、計提折舊、資產(chǎn)減少、資產(chǎn)拆分、資產(chǎn)合并、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)盤點等功能。見圖2。

圖2 固定資產(chǎn)的總體應用流程

3）應收管理

對管理企業(yè)與客戶、部門和業(yè)務員所形成的應收款、應付款、收款、付款等業(yè)務，為企業(yè)提供各種往來款項的處理、核銷及相關的查詢、統(tǒng)計的功能。通過對應收款項全方位的管理，實現(xiàn)應收業(yè)務與供應鏈等相關業(yè)務的緊密連接，輔助企業(yè)業(yè)務流，加強對資金流入流出的核算與管理，強化對資金的控制，保證企業(yè)資金的健康流動。

4）應付管理

應用以實現(xiàn)對企業(yè)與供應商、部門或業(yè)務員所形成的應付款、應收款、收款及付款和預付款業(yè)務的管理，同時也可實現(xiàn)暫估應付的管理，適應業(yè)務簡便性的要求，強化資金控制，實現(xiàn)資金的合理運用及安排。

5）借款單

通過對借款單、報銷單、還款單的管理，主要完成借款錄入、報銷錄入、借款審批、報銷審批、借款沖銷、費用分攤、借款匯總查詢、報銷匯總查詢等功能。

6）采購管理

采購是企業(yè)管理的一個重點對象，因為其關系到企業(yè)資金的流出，所以采購流程也是系統(tǒng)管理中的一個重點，采購系統(tǒng)是以訂單為核心，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)及狀態(tài)進行跟蹤管理，從計劃、請購、訂貨、收貨、質(zhì)檢、入庫、收票、結算等。通過與計劃的集成應用，達到在保障供應的前提下，降低庫存積壓。

采購管理的流程描述如下：

需求部門采購請購單錄入—→生成采購訂單（普通采購必須訂單）—→采購到貨單—→采購入庫單—→采購發(fā)票—→采購結算—→采購成本核算—→會計審核系統(tǒng)采購發(fā)票，自動生成存貨采購入庫單和采購應付單—→會計在接到審批通過的付款審批單后，在系統(tǒng)中錄入采購付款單，并審核；會計根據(jù)設置好的憑證模板，將采購應付單、采購付款單、存貨采購入庫單生成財務憑證。信息系統(tǒng)的應用，很好的實現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)實業(yè)務流程系統(tǒng)化，提高了采購效率。

7）銷售管理

銷售業(yè)務主要的業(yè)務處理包括接預訂、詢報價、下訂單、發(fā)貨安排、退換貨、發(fā)票與結算等商流、物流和資金流全過程管理，對銷售價格、銷售信用的實時管控，自動形成財務應收與存貨核算管理，提供企業(yè)銷售管理報表。

每個企業(yè)的內(nèi)部流程都有個性差異，這里簡單例舉銷售管理流程系統(tǒng)描述：銷售內(nèi)勤接收客戶訂單，在系統(tǒng)中錄入銷售預訂單；需要給客戶發(fā)貨時，銷售內(nèi)勤參照銷售預訂單生成銷售訂單，保存時系統(tǒng)自動判斷客戶信用額度，如果不通過則打印銷售訂單提交領導手工簽批；開票員收款或確認客戶賬款到賬情況；核實完成后，開票員審核銷售訂單，并生成系統(tǒng)銷售發(fā)票；結算員生成系統(tǒng)銷售應收單和銷售成本結轉單；過磅員記錄車輛皮重；保管員發(fā)貨裝車，并根據(jù)銷售發(fā)票生成銷售出庫單；過磅員記錄車輛裝貨完成后的車重。

通過系統(tǒng)的統(tǒng)一管理，做到了各相關部門的數(shù)據(jù)協(xié)同，使企業(yè)的銷售業(yè)務數(shù)據(jù)能夠更加直接、迅速的反應給所需領導及部門。

8）庫存管理

庫存管理系統(tǒng)是供應鏈領域的基礎系統(tǒng)，與供應鏈的其它系統(tǒng)集成，完成對實物的收發(fā)管理。主要包括基本的出入庫作業(yè)、庫存調(diào)整作業(yè)、供應商寄存業(yè)務、預留業(yè)務等，并將入出庫結果傳遞給存貨核算系統(tǒng)，完成財務處理。系統(tǒng)還提供了豐富的統(tǒng)計分析的功能，以滿足企業(yè)決策的需要。

9）存貨管理

存貨是企業(yè)中重要的流動資產(chǎn)，對存貨的核算是會計核算的一項重要內(nèi)容。存貨核算系統(tǒng)是供應鏈的后臺，與庫存管理、采購管理、銷售管理、內(nèi)部交易、委外加工等緊密集成，主要核算企業(yè)材料、產(chǎn)成品、委外加工件的入庫成本；核算材料的出庫成本，作為生產(chǎn)成本卷積的基礎；核算產(chǎn)成品的銷售出庫成本，以便核算企業(yè)的利潤；核算結余成本，反映和監(jiān)督存貨資金的占用情況。

10）企業(yè)報表

系統(tǒng)主要用于各級組織進行報表的制定、下發(fā)、收集、審核、上報等相關業(yè)務工作，可為各企業(yè)單位提供各類管理報表的服務，如財務報表等，提供報表編制、數(shù)據(jù)采集和報表過程管理的全方位管理服務。支持按需定制報表和任務，提供各類從業(yè)務系統(tǒng)取數(shù)的途徑（單元公式、語義模型等），支持報表數(shù)據(jù)手工錄入和公式自動計算，提供為滿足上報要求的各種報表進行審核、匯總的服務，提供報表數(shù)據(jù)的報送管理服務，提供計劃任務對報表數(shù)據(jù)進行自動批量計算，并支持通過報表數(shù)據(jù)訂閱推送到郵件、移動設備、門戶等滿足報表的最終使用。

5 結束語

信息系統(tǒng)給企業(yè)帶來的不僅是管理方式的改變，更是對企業(yè)管理方式的提升，扁平化的管理使企業(yè)內(nèi)高層與基層交流更加順暢，提高整體工作效率，同時帶動企業(yè)整體素質(zhì)提升。信息系統(tǒng)是現(xiàn)代化企業(yè)核心競爭力的一個必然需求，只有用好信息系統(tǒng)，才能使企業(yè)強者更強。

TS 211，F(xiàn) 272，G 252

C

1674-5280（2016）06-0036-03

2016-07-15

孫亞飛（1982—），男，浙江海寧人，網(wǎng)絡工程師，擁有數(shù)十年企業(yè)信息管理經(jīng)驗。