彭丹旎

摘 要：隨著我國大型國企財(cái)務(wù)信息化步伐的加快，會計(jì)憑證電子化工作勢在必行，會計(jì)憑證規(guī)范化管理面臨新的形勢和挑戰(zhàn)。分析企業(yè)實(shí)踐過程中的做法和經(jīng)驗(yàn)，提出總結(jié)原始憑證填制經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范會計(jì)核實(shí)工作起點(diǎn)；增強(qiáng)會計(jì)審核規(guī)范及時性和有效性；提升財(cái)務(wù)人員知識水平，同時積極開展自查、抽查，鞏固會計(jì)憑證規(guī)范管理工作成果等規(guī)范會計(jì)憑證管理的主要做法，以期為會計(jì)憑證電子化工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：會計(jì)憑證；信息化；規(guī)范化

中圖分類號：F230 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1673-291X（2016）28-0081-02

隨著企業(yè)財(cái)務(wù)信息化步伐的加快，企業(yè)財(cái)務(wù)組織、業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了重大調(diào)整，會計(jì)工作方式隨之變化，需要從會計(jì)憑證這一基礎(chǔ)工作開始調(diào)整[1]，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和原則，以此為基礎(chǔ)，核算與財(cái)務(wù)管理一體化運(yùn)作，并搭建公司級的原始憑證電子化管理平臺，實(shí)現(xiàn)對原始憑證的保管、流轉(zhuǎn)、應(yīng)用全過程規(guī)范化、電子化管理。作為我國大型國企中積極推進(jìn)信息化的代表，SG公司從會計(jì)憑證規(guī)范化建設(shè)上入手，深入貫徹會計(jì)憑證規(guī)范管理理念和目標(biāo)，增強(qiáng)全員會計(jì)基礎(chǔ)工作水平，加強(qiáng)會計(jì)憑證規(guī)范管理，為會計(jì)憑證電子化順利實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、信息化背景下會計(jì)憑證規(guī)范管理的理念和目標(biāo)描述

（一）會計(jì)憑證規(guī)范管理的理念

會計(jì)憑證規(guī)范管理是指會計(jì)憑證使用、審核、傳遞和保管等操作過程的規(guī)范化。通過規(guī)范化填寫，保證會計(jì)信息的真實(shí)性，有效避免違法違規(guī)行為的發(fā)生，保證公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合法性。通過對會計(jì)憑證的規(guī)范化審核，有效保證會計(jì)賬簿的正確性和真實(shí)性，發(fā)揮會計(jì)監(jiān)督職能作用。通過在電子化平臺上上傳原始憑證附件，實(shí)現(xiàn)實(shí)務(wù)票據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的對接，加快了原始憑證傳遞、審核處理速度，有效提升工作效率，同時實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)信息電子化，使財(cái)務(wù)的核算、管理、監(jiān)督、決策支持職能與業(yè)務(wù)經(jīng)營活動緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)其信息的最大價(jià)值。

（二）會計(jì)憑證規(guī)范管理的目標(biāo)

通過加強(qiáng)會計(jì)憑證規(guī)范管理，落實(shí)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)審核，強(qiáng)化會計(jì)憑證填寫、審核、傳遞、保管等全過程管控，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，提升財(cái)務(wù)管理水平。具體目標(biāo)包括：一是保證原始憑證完整、合規(guī)性；二是保證會計(jì)憑證審核與傳遞及時、有效；三是實(shí)現(xiàn)會計(jì)憑證等關(guān)鍵會計(jì)資料電子化、電子檔案的及時轉(zhuǎn)換和統(tǒng)一歸檔。隨著財(cái)務(wù)核算體系的電子化，合同、發(fā)票等重要的原始憑證逐步在財(cái)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)中操作和管理。

二、會計(jì)憑證規(guī)范管理的主要做法

（一）總結(jié)原始憑證填制經(jīng)驗(yàn)，規(guī)范會計(jì)核實(shí)工作起點(diǎn)

會計(jì)憑證填制是會計(jì)核算工作的起點(diǎn)，只有使用規(guī)范、正確的填寫方法，才能確保會計(jì)工作的有效進(jìn)行。SG公司組織基層派駐財(cái)務(wù)人員對原始憑證填寫規(guī)范和要點(diǎn)進(jìn)行歸納總結(jié)，將原始憑證按業(yè)務(wù)類型分成成本費(fèi)用類、工程類、資產(chǎn)類、收入類和其他類五大類，以業(yè)務(wù)發(fā)生頻繁的成本費(fèi)用類憑證管理為突破口，根據(jù)不同業(yè)務(wù)事項(xiàng)將原始憑證使用要求制作規(guī)范表單，如發(fā)票（外來原始憑證）開具注意事項(xiàng)、報(bào)銷單據(jù)（自制原始憑證）填寫相關(guān)要求等。

在日常原始憑證審核過程中，對憑證填寫存在的問題進(jìn)行記錄、統(tǒng)計(jì)和分析，歸納不同原始憑證填寫時存在的主要問題，對一些共性問題，如預(yù)提費(fèi)用、會議費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等業(yè)務(wù)支撐資料的不完整，進(jìn)行補(bǔ)充規(guī)范要求。對各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)真實(shí)性，原始憑證使用的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、資料完整性進(jìn)行內(nèi)部評價(jià)，對于質(zhì)量相對較低的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行提醒和培訓(xùn)，促使公司各部門提高報(bào)賬質(zhì)量，從而降低會計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)。

（二）會計(jì)審核規(guī)范及時，有效支撐業(yè)務(wù)運(yùn)行

會計(jì)人員最基本的一項(xiàng)工作就是審核會計(jì)憑證，通過對原始憑證等的日期、內(nèi)容和金額進(jìn)行檢查，審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)，是否與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關(guān)，是否準(zhǔn)確、合規(guī)等，審核工作直接關(guān)系到會計(jì)核算的質(zhì)量以及生產(chǎn)經(jīng)營活動能否正常進(jìn)行。

1.為保證業(yè)務(wù)的合法合規(guī)性，發(fā)揮基層單位財(cái)務(wù)工作的優(yōu)勢，轉(zhuǎn)變工作方式，將財(cái)務(wù)工作前置化處理，在合同簽訂前、物料需求采購提報(bào)前進(jìn)行預(yù)審等，在支持業(yè)務(wù)過程中保持充分的溝通，既能實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的工作協(xié)同，提高業(yè)財(cái)融合水平，又能在業(yè)務(wù)前端發(fā)現(xiàn)問題，有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。對“三公經(jīng)費(fèi)”、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用進(jìn)行嚴(yán)格審核，使每一筆記賬憑證都有理有據(jù)，核算的規(guī)范性越來越高。

2.SG公司抓住原始憑證電子化平臺試點(diǎn)上線契機(jī)，明確會計(jì)憑證規(guī)范工作的新要求及各階段工作時間節(jié)點(diǎn)，例如對業(yè)務(wù)部門提交的發(fā)票校驗(yàn)請求，一般于1—2個工作日內(nèi)即完成發(fā)票校驗(yàn)工作，并及時告知業(yè)務(wù)部門相關(guān)單據(jù)編號。通過對業(yè)務(wù)流程及辦結(jié)時限的規(guī)范，大大提升了會計(jì)工作效率。

3.使用集團(tuán)結(jié)算系統(tǒng)核算各類業(yè)務(wù)事項(xiàng)，通過系統(tǒng)流程控制，絕大部分的業(yè)務(wù)的發(fā)起、完成均在系統(tǒng)內(nèi)完成，按照標(biāo)準(zhǔn)流程流轉(zhuǎn)，用標(biāo)準(zhǔn)的制度杜絕了業(yè)務(wù)非標(biāo)的可能性。在原始憑證掃描平臺上完成工程付款類、運(yùn)營成本、檢修運(yùn)維費(fèi)等各類原始憑證掃描錄入工作，實(shí)現(xiàn)原始憑證精細(xì)化、可視化管理，通過電子化憑證突破了流程審批的時間、空間的限制，將企業(yè)不同部門、不同業(yè)務(wù)和不同流程環(huán)節(jié)系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，促進(jìn)人、財(cái)、物的協(xié)同，有利于發(fā)揮財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)監(jiān)督作用，有效規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)[2]。

（三）提升財(cái)務(wù)人員知識水平，為會計(jì)憑證規(guī)范管理提供人力支持

共享服務(wù)模式的建立與會計(jì)核算電子化工作的開展，對財(cái)務(wù)人員的知識結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求，只有不斷提高財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)才能保證會計(jì)各項(xiàng)工作規(guī)范執(zhí)行。依據(jù)會計(jì)法規(guī)、準(zhǔn)則、核算辦法等要求，可將基層企業(yè)派駐財(cái)務(wù)人員所需的知識分為三大塊：一是會計(jì)準(zhǔn)則、財(cái)政、稅務(wù)、會計(jì)職業(yè)道德規(guī)范等專業(yè)知識[3]；二是行業(yè)法規(guī)、工程、資產(chǎn)物資知識等業(yè)務(wù)知識；三是ERP系統(tǒng)、集中核算系統(tǒng)和原始憑證電子化平臺操作等應(yīng)用知識。必須通過多種途徑提升財(cái)務(wù)人員的專業(yè)知識儲備，為公司會計(jì)憑證規(guī)范管理提供人力支持。

（四）積極開展自查、抽查，鞏固會計(jì)憑證規(guī)范管理工作成果

財(cái)務(wù)檢查是加強(qiáng)會計(jì)憑證管理，規(guī)范財(cái)務(wù)行為的有效途徑。SG公司以會計(jì)基礎(chǔ)工作管理創(chuàng)優(yōu)工作為契機(jī)，以SG與上級公司會計(jì)憑證相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)流程為基礎(chǔ)，結(jié)合財(cái)務(wù)日常稽核和內(nèi)控要求，建立了會計(jì)憑證規(guī)范考評表，對公司會計(jì)憑證規(guī)范化工作進(jìn)行自查、抽查。派駐財(cái)務(wù)人員按照考評表自行檢查會計(jì)憑證使用、填寫、審核與傳遞，裝訂保管等工作的規(guī)范情況；對公司使用的增值稅專用發(fā)票、業(yè)務(wù)費(fèi)發(fā)票等重要會計(jì)憑證嚴(yán)格執(zhí)行入庫、領(lǐng)用登記制度，定期抽查已填開原始憑證的存根聯(lián)和會計(jì)憑證的裝訂情況，并嚴(yán)格檢查收到的各類外部原始憑證，做好發(fā)票的認(rèn)證及稅款抵扣工作。通過日?；?、專項(xiàng)稽核和專項(xiàng)檢查等措施，將業(yè)務(wù)部門原始憑證規(guī)范化使用納入月度配合工作考核，結(jié)合會計(jì)人員個人績效、評先評優(yōu)等內(nèi)容，督促會計(jì)人員加強(qiáng)會計(jì)憑證的規(guī)范化操作。

三、成效與改進(jìn)方向

（一）會計(jì)憑證規(guī)范管理工作成效

1.SG公司通過會計(jì)憑證規(guī)范管理，夯實(shí)了會計(jì)基礎(chǔ)工作，會計(jì)憑證能更準(zhǔn)確、清晰地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及賬務(wù)處理情況，從源頭提高基礎(chǔ)會計(jì)信息的準(zhǔn)確性，規(guī)避了賬務(wù)處理錯誤、會計(jì)憑證資料的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.通過貫徹會計(jì)憑證規(guī)范管理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)縱向集約，同時通過會計(jì)憑證這一載體串聯(lián)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營各條線工作，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與其他業(yè)務(wù)的橫向融合，有利于深化業(yè)財(cái)融合，提高財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制水平。另外，會計(jì)憑證規(guī)范管理為推進(jìn)原始憑證電子化工作提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，更穩(wěn)步地推進(jìn)財(cái)務(wù)集約化、信息化應(yīng)用水平。

（二）會計(jì)憑證規(guī)范管理改進(jìn)方向

一是要堅(jiān)持創(chuàng)新和學(xué)習(xí)，不斷探索和實(shí)踐會計(jì)憑證規(guī)范管理的思路和方法，以需求為導(dǎo)向，促使財(cái)務(wù)工作更多的和業(yè)務(wù)管理需求相結(jié)合，提高財(cái)務(wù)各職能的服務(wù)水平。二是在固化、總結(jié)原始憑證電子化等項(xiàng)目應(yīng)用工作的基礎(chǔ)上，積極深化原始憑證電子化應(yīng)用范圍，提升財(cái)務(wù)信息化水平，根據(jù)實(shí)際操作運(yùn)行情況，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整理，及時反饋，積極配合完善原始憑證電子化等財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，并指導(dǎo)業(yè)務(wù)前端操作。

參考文獻(xiàn)：

[1] 邵露，王偉國.我國會計(jì)憑證的歷史演變[J].財(cái)會月刊，2013，（20）：20-25.

[2] 王義.數(shù)字化背景下的企業(yè)會計(jì)檔案管理研究[D].長春：吉林大學(xué)，2012.

[3] 中華人民共和國財(cái)政部.會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范[S].1997.

[責(zé)任編輯 陳麗敏]