富士施樂文件管理外包服務(wù)

Fuji Xerox Outsourcing Services of Document Management

助力企業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代化辦公模式

白領(lǐng)們經(jīng)常遇到這樣的情況：“著急打印或復(fù)印，可是復(fù)合機(jī)卻一直被占用”；“出差到其他分公司，想要打印或復(fù)印就得求人幫忙”；“遇到設(shè)備故障或缺粉就更加頭疼”。面對(duì)這些困擾，近幾年，不少知名的大中型企業(yè)都開始選用一種外包服務(wù)——富士施樂企業(yè)打印管理服務(wù)。這不僅能有效解決上述問題，提高生產(chǎn)力、降低成本，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公等全新的現(xiàn)代辦公模式，還能讓企業(yè)從繁雜的設(shè)備管理中解脫，更專注于核心業(yè)務(wù)及企業(yè)的發(fā)展。全球著名的會(huì)計(jì)師事務(wù)所P公司就是其中之一。

這家被稱為國際四大之一的會(huì)計(jì)師事務(wù)所在采用文件管理外包服務(wù)前，在北、上、廣、深四個(gè)分公司共有350多臺(tái)不同品牌的打印機(jī)和數(shù)碼復(fù)合機(jī)。但每到業(yè)務(wù)高峰期，就會(huì)出現(xiàn)“排隊(duì)”打印、復(fù)印的情況，部分設(shè)備還會(huì)因文印量過大而故障頻發(fā)。而當(dāng)員工出差至其他分公司時(shí)，根本無法用當(dāng)?shù)卦O(shè)備打印、復(fù)印。這些都已嚴(yán)重影響工作效率，而且辦公成本也難以控制。為徹底解決這些問題，確保公司業(yè)務(wù)不受影響，P公司在參考總部及海外公司的成功經(jīng)驗(yàn)后決定選擇與富士施樂合作。

富士施樂首先為P公司業(yè)務(wù)量最大的北、上、廣、深四個(gè)分公司進(jìn)行了文印管理評(píng)估和統(tǒng)計(jì)分析，包括四家分公司所有設(shè)備的具體分布、每臺(tái)設(shè)備的性能及故障率、各部門文印量、文印需求等，并提出將單功能、低端、故障率高的老舊設(shè)備淘汰，增加高輸出速度的數(shù)碼復(fù)合機(jī)以及統(tǒng)一的文件管理解決方案。

根據(jù)評(píng)估報(bào)告，富士施樂對(duì)分散在各辦公區(qū)的打印設(shè)備進(jìn)行了優(yōu)化，四地原有的桌面打印機(jī)只保留56臺(tái)性能良好的設(shè)備，并在各地辦公區(qū)的每個(gè)樓層分別配備了兩臺(tái)市場輸出速度最快的高端數(shù)碼復(fù)合機(jī)——每分鐘輸出65頁的黑白數(shù)碼復(fù)合機(jī)ApeosPort-V 6080和彩色數(shù)碼復(fù)合機(jī)ApeosPort-VC6675。

這些先進(jìn)的文印設(shè)備配合富士施樂的文件管理解決方案，不僅能夠滿足業(yè)務(wù)高峰期各部門的文印需求，更大幅提升了P公司整體文印輸出品質(zhì)和員工的工作效率，也讓P公司步入全新的現(xiàn)代辦公模式。例如，員工通過刷卡認(rèn)證進(jìn)行設(shè)備操作，有效避免了信息泄露；在掃描時(shí)，員工不需要再通篇檢查稿件，設(shè)備可以自動(dòng)忽略空白頁和調(diào)整文字朝向，并且可根據(jù)預(yù)先設(shè)置的快捷鍵，直接將掃描件發(fā)送至指定相關(guān)人員；在附近數(shù)碼復(fù)合機(jī)被占用時(shí)，員工可到同一網(wǎng)絡(luò)任意設(shè)備刷卡進(jìn)行打印、復(fù)印，從而告別了緊急文件輸出，設(shè)備卻被占用的情況。此外，員工還可通過手機(jī)、ipad等移動(dòng)設(shè)備實(shí)現(xiàn)圖片、PDF、Word、Excel和PPT的直接打印，并且在打印輸出之前通過預(yù)覽將錯(cuò)誤打印率降到最低。而經(jīng)常出差往來于北、上、廣、深及香港各地的員工也可以在異地辦公室直接刷卡打印、復(fù)印。

富士施樂的文件管理解決方案令企業(yè)管理也變得更加簡單、可控。P公司的IT設(shè)備管理人員可通過權(quán)限設(shè)置控制成本，即對(duì)每個(gè)員工的打印、復(fù)印以及彩色等設(shè)備的操作權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，例如，僅將彩色打印的權(quán)限開放給有彩色打印需求的部門。同時(shí)，外包服務(wù)還可以幫助P公司清楚了解各部門或個(gè)人的文印打印量、分析設(shè)備使用率等。富士施樂每月為P公司提供一份詳細(xì)的服務(wù)報(bào)告，讓管理層能夠及時(shí)掌握設(shè)備狀況、耗材消耗、碳排放數(shù)據(jù)、各部門印量及使用成本等具體信息。

值得一提的是，富士施樂的文件管理外包服務(wù)涵蓋了全部的設(shè)備運(yùn)營管理，包括所有不同品牌設(shè)備的保養(yǎng)、維修、零配件和耗材的更換等，這讓P公司徹底擺脫了在設(shè)備日常維護(hù)以及與不同品牌服務(wù)商聯(lián)絡(luò)等方面繁瑣的行政工作。此外，為避免設(shè)備臨時(shí)發(fā)生故障而影響工作，富士施樂還專門在業(yè)務(wù)高峰期派工程師常駐P公司，以確保設(shè)備的高效穩(wěn)定運(yùn)行。

“富士施樂的文件管理外包服務(wù)帶來的效果完全超出我們的預(yù)期，可以說徹底改變了我們的辦公方式，甚至是企業(yè)管理模式。無論是管理層、行政部門還是所有直接使用設(shè)備的員工都感覺輕松多了?！盤公司的相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)富士施樂的服務(wù)模式非常滿意，“現(xiàn)在，設(shè)備使用情況和成本更加透明，這將更有利于我們未來對(duì)辦公資產(chǎn)和業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理?！蹦壳埃疽呀?jīng)計(jì)劃將這一服務(wù)盡快應(yīng)用到全國其他15個(gè)城市的分公司，以實(shí)現(xiàn)各地公司的標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化辦公，為業(yè)務(wù)的持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。