曾雪晴

崗位輪換制在文秘專業(yè)課程實訓教學中的應用

曾雪晴

文秘專業(yè)課程實訓教學中遇到了一些新的問題：實訓時間不夠、實訓崗位少、工作量分配不均等問題，亟待解決。為解決實訓教學中的實際問題，我們借鑒了企業(yè)管理上的制度——崗位輪換制。本文從崗位輪換制、崗位輪換制在實訓教學中的應用以及注意事項等方面來探討文秘專業(yè)課程實訓教學的發(fā)展。

在教育部大力發(fā)展職業(yè)教育，特別是注重學生職業(yè)能力培養(yǎng)的精神指導下，我校文秘教研室在文秘專業(yè)課程實訓教學方面開展了大量的探索及實踐研究工作。通過團隊成員的精誠協(xié)作，我們與校外周邊企業(yè)建立了合作關系，為文秘專業(yè)實訓教學提供了校內(nèi)外實訓基地；校內(nèi)外的實訓教學活動，大大促進了文秘專業(yè)課程實踐教學的發(fā)展，調(diào)動了學生學習的積極性，鍛煉了學生解決實際問題的能力。但我們也遇到了一些新的諸如實訓時間不夠、工作量分配不均等問題，亟待解決。

一、實訓教學中的問題

1、實訓學生人數(shù)與崗位職數(shù)不相稱

文秘專業(yè)一個年級兩個班共60多人，最少時也有50多人。但秘書專業(yè)所對應的實訓崗位卻是有限的。校外實訓通常每個企業(yè)只能安排1到2名學生；校內(nèi)能安排的人數(shù)稍微多一些，但也很難一次性安排下五六十名學生。根據(jù)統(tǒng)計我校院系兩級綜合性“辦公室”為7個，再加上職能處室甚至包括圖書館的采購部、流通部、實訓中心等，能提供的校內(nèi)實訓崗位勉強達到40個，平均每個崗位得安排1.5人。要是遇上有的部門有事不接納，則有的崗位可能要安排3人以上，這樣必定造成人浮于事，學生無心實訓。為使每個學生都能得到實踐練習的機會，往往只能將一些“非辦公室”性質(zhì)的部門考慮進來，但效果差強人意。

2、實訓時間有限且崗位工作量不均衡

實訓時間不夠，學生體驗有限。根據(jù)我院文秘專業(yè)人才培養(yǎng)計劃及學院課程的整體安排，文秘專業(yè)校內(nèi)外實訓時長分別為一、二周。根據(jù)實訓后調(diào)查反饋，很多實訓崗位都表示實訓時間太短，學生剛對崗位了解了個大概，還沒來得及給學生進行具體的指導，實訓就結束了；學生也表示時間太短，接觸的事情少，談不出什么深刻的體會。校外實訓時間稍長一些，但因為學生對企業(yè)不熟悉，且企業(yè)崗位的專業(yè)性都比較強，學生很難在短時間內(nèi)較全面地把握企業(yè)崗位的性質(zhì)及功能，更不用說整個崗位的工作流程了。

另外，實訓崗位因其性質(zhì)及工作時間段不同，各個崗位工作任務的分布是不均衡的。比如，有些行政部門工作量較小，學生在實訓時較清閑，基本上接觸不到具體的事務性工作；有些部門的工作量呈現(xiàn)階段性，即某一階段工作量特別大，下一階段工作量又特別少，且每個部門工作節(jié)奏都不一致，不方便統(tǒng)一安排學生實訓。

3、學生素質(zhì)莨莠不齊，指導管理程度難以統(tǒng)一

學生素質(zhì)有差異，首先體現(xiàn)在工作態(tài)度上，其次是工作能力上。實訓教學活動要面向所有學生，必須統(tǒng)一安排。針對這種情況，我們采取“兩頭搭配，中間平分”。其目的是希望在優(yōu)秀學生的帶動下，促進后進生的工作與學習。但實際情況是有的學生并不理解老師的良苦用心，兩人是井水不犯河水，交流很少；大部分學生都是中等水平，其工作態(tài)度易受環(huán)境影響，工作缺乏主動性，需要老師鼓勵推動，這顯然不在崗位老師工作范圍之列，且因為自身工作繁重也分身乏術，通常的狀況是老師布置什么就做什么，積極性不高。

以上問題大大降低了校內(nèi)外實訓教學的效果，甚至還在一定程度上影響了校內(nèi)外實訓基地的穩(wěn)定性。為解決實訓教學中的實際問題，我們借鑒了企業(yè)管理上的制度——崗位輪換制。

二、什么是崗位輪換制

崗位輪換制，是讓員工輪換擔任若干種基層崗位不同工作的做法，從而達到考察員工的適應性和開發(fā)員工多種能力的雙重目的。（楊劍）崗位輪換制是企業(yè)內(nèi)部職員流動的一種方式，也是人力資源開發(fā)和培訓的重要手段。

崗位輪換的優(yōu)點是：①有助于職員樹立全局觀念。職員在企業(yè)內(nèi)部流動，經(jīng)歷不同的工作崗位，可以認清自己目前所任職務在全局中所處的地位，加深體會其他職務的特點和難處。這對職員自覺處理好部門間、工序間以及工種間的關系很有好處。②有助于形成合理的人員結構。企業(yè)內(nèi)部各基層組織的人員結構合理化，僅靠人事部門一次性安排是不夠的。因為即使最初的人員配置是最佳的，隨著時間的推移，原結構也可能變得不合理了。崗位輪換有利于企業(yè)不斷調(diào)整各單位人員結構，并使之產(chǎn)生“雜交”優(yōu)勢。③有助于激發(fā)職員的上進心和創(chuàng)新精神。崗位輪換制度可以滿足個人求知欲，擴大知識儲備；變換職務給職工提供新的工作環(huán)境，使他們樹立起新的目標，激發(fā)起新的動力。

三、崗位輪換制在文秘專業(yè)實訓教學中的應用

1、利用集中與平時相結合方式，解決實訓時間不夠體驗不深問題

集中實訓能統(tǒng)一安排學生實訓也方便管理，但時間短，不利于學生深入了解辦公室這一工作崗位的職能與作用，且短時間內(nèi)也很難培養(yǎng)出學生解決實際工作問題的能力。通過集中與平時相結合的方式，就能在不影響正常教學秩序的情況下延長實訓時間。具體的操作是：根據(jù)文秘專業(yè)課程教學計劃選擇適當?shù)臅r間集中安排一周實訓，這一周實訓主要是讓學生了解崗位的基本情況，熟悉崗位老師，為后續(xù)的平時實訓做好準備。集中實訓結束后，學生在與崗位老師建立良好溝通的基礎上，利用課余時間繼續(xù)進行專業(yè)技能的實訓。

2、利用崗位輪換制解決崗位少、工作量不均衡問題

根據(jù)調(diào)查，校內(nèi)外實訓崗位基本上可以分為綜合性辦公室（行政辦公室）、職能部門（如人事處、科研處、教務處、學生處等）、技術型部門（如文印室、實訓中心、采購部）。綜合性辦公室功能最齊全，能為學生提供辦文、辦會、辦事等全方位的實訓機會，是安排文秘專業(yè)實訓最理想的崗位；職能部門專業(yè)性及工作連續(xù)性相對較強，需要較長的實訓時間才能完整地把握部門的工作流程，也只有時間長才能接觸到適合于分配給學生的具體事務，這類崗位對學生信息整理與分析能力有較好的鍛煉；技術型部門則能為學生的辦公室設備及軟件操作技能訓練提供很好的條件。以上三種類型的實訓崗位對文秘專業(yè)技能培訓所產(chǎn)生的作用各有側重。在綜合性辦公室少、職能部門工作量不均衡的情況下，為使學生能全方位了解辦公室職能及其具體工作內(nèi)容，真正培養(yǎng)學生的辦公室事務處理能力，崗位輪換制可以較好地解決這些問題。通過在不同崗位輪換實訓，既可解決僧多粥少的問題，讓學生體驗不同崗位的職責與作用，還能最大限度地滿足學生的求知欲，擴大學生的知識與經(jīng)驗儲備。

3、利用崗位輪換形成晉升機制解決學生素質(zhì)差異的管理問題

實訓效果與學生本身的素質(zhì)也有著緊密的聯(lián)系。謙恭有禮、勤奮好學、善于溝通的學生在實訓過程中能有更多的收獲：首先是體會做人的道理；其次專業(yè)技能能得到崗位老師更多的指導；還能獲得更多被推薦工作的機會。相反表現(xiàn)平平、做事被動的學生其實訓收獲顯然不如主動的學生。采用崗位輪換制或可激發(fā)更多學生的主動性，讓學生有更多的收獲。通過崗位輪換，給學生創(chuàng)造新的工作環(huán)境，促使學生樹立更新更高的目標，激發(fā)學生的學習動力。

校內(nèi)外實訓崗位可分成三個級別：校內(nèi)職能部門、技術型崗位為初級，校內(nèi)綜合性辦公室為第二個級別，企業(yè)行政辦公室（或人力資源部）為最高級別。通過在初級崗位上的實訓，學生具備了初級專業(yè)技能如辦公設備操作、辦公室基礎事務的處理等，只要通過了老師的評定就可以輪換到第二級實訓崗位即校內(nèi)綜合辦公室實訓，以此類推最終晉升至最高級別，成績優(yōu)異的學生可以被推薦或安排至企業(yè)的行政辦公室實習。利用崗位輪換形成晉升機制，既可以解決因?qū)W生素質(zhì)有差異不方便統(tǒng)一安排的問題，又能確保所有學生有更多更高級別的鍛煉機會。

四、崗位輪換制應用的注意事項

1、教研室應事先要與校內(nèi)外實訓基地尤其是校內(nèi)各實訓崗位進行深入的溝通，以確保集中實訓與平時實訓能順利開展。

2、實施崗位輪換制，要有科學合理的監(jiān)管措施，以確保實訓的實際效果?？梢圆扇　皩嵱柺謨浴惫芾淼姆椒ǎ?guī)定每個學生實訓的時間、實訓的崗位、實訓的內(nèi)容；要求學生進行詳細的工作記錄，指導學生的實訓工作；每個崗位上的實訓結束后，老師都要給學生寫考評評語，以作為崗位輪換與上升的依據(jù)。

3、實施全程管理，跟進溝通。學生實訓的整個過程，專業(yè)指導老師對學生的實訓情況進行全程跟蹤管理，積極與學生交流，要求實訓小組負責人及時向?qū)I(yè)老師反饋學生實訓中出現(xiàn)的問題，針對實際問題及時作出調(diào)整和解決方案。在實訓過程中，專業(yè)老師到各實訓部門與相關辦公室指導老師交流，了解學生前階段的工作狀態(tài)，咨詢相關老師意見和建議，及時將意見反饋給學生，以促進工作方式的改進和效率的提高。對學生接到的有一定難度的實訓任務，專業(yè)老師應該給予足夠關注和指導，能夠?qū)θ蝿盏耐瓿商峁┮欢ǖ慕鉀Q思路和方法。實踐表明，只有和學生之間不斷的溝通了解，才能針對其問題提出參考性的建議。學生在不斷的溝通和順利解決問題中也會進一步提高自己的人際交流技巧。

4、定期開展實訓經(jīng)驗交流暨表彰會。表彰先進并組織一批優(yōu)秀的學生來交流實訓經(jīng)驗，尤其是被安排至企業(yè)實訓的同學將其在企業(yè)工作的情況及收獲與大家分享。實踐證明，表彰會尤其是有領導參與的情形下，往往能讓學生產(chǎn)生被關注被重視的心理，進而提高學生對實訓的重視程度。以這種正式的活動來肯定學生的成績，推廣實訓中先進的做法，更能激發(fā)學生實訓的動力，激勵學生積極思考專業(yè)問題，探索解決問題的方法與措施。

[1]楊劍，黃英編著.優(yōu)秀班組長人員管理 第3版[M]中國紡織出版社,2012.09,第131頁

[2]梁貝妮．淺析文秘“校內(nèi)頂崗“實訓模式——關于《辦公室事務管理》課程的一點思考[J]．湖北成人教育學院學報，2009.05，（第15卷，第3期）

[課題項目：湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院院級 《高職院校<辦公室事務處理>課程教學改革的探索與實踐研究》 課題編號：12JY12 ]

（作者單位：湖南大眾傳媒職業(yè)技術學院）