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        幼兒園檔案管理存在問題與對(duì)策

        2016-11-29 07:36:55張洪霞
        關(guān)鍵詞:檔案資料整理資料

        ◎張洪霞

        幼兒園檔案管理存在問題與對(duì)策

        ◎張洪霞

        幼兒園檔案作為幼兒園歷史和發(fā)展的見證,是對(duì)幼兒園辦學(xué)水平評(píng)價(jià)的窗口,幼兒園進(jìn)行教學(xué)改革和實(shí)施素質(zhì)教育必需的資料。檔案管理隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和教學(xué)改革的不斷深入也逐漸成為幼兒園管理中非常重要的組成部分,幼兒園相關(guān)工作進(jìn)行直接和幼兒園檔案管理工作關(guān)聯(lián)。所以,做好幼兒園檔案管理工作在幼兒園日常工作中是十分重要的工作。

        檔案在幼兒園發(fā)展中充當(dāng)著不可替代的作用,同時(shí)也是一種非常有用的信息資源,幼兒園的發(fā)展和檔案有著直接關(guān)聯(lián)和重要意義,幼兒園各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行與檔案工作質(zhì)量之間有著直接影響。檔案管理是幼兒園中比較重要的組成,因此幼兒園要高度重視檔案工作,要加強(qiáng)檔案收集、管理和整理利用,這樣才能夠確保檔案資料為幼兒園教育和發(fā)展進(jìn)步服務(wù)。

        當(dāng)前幼兒園檔案管理中存在的主要問題

        部分檔案管理人員的專業(yè)能力和職業(yè)道德水平低。由于當(dāng)前編制緊缺,幼兒園檔案管理大部分都是由于管教學(xué)或后勤的中層干部或班級(jí)教師兼職,沒有專門的工作人員管理。由于檔案材料收集鑒定整理、檔案歸檔和管理使用都需要具有一定的專業(yè)知識(shí)人員勝任,而兼職人員缺少檔案知識(shí),導(dǎo)致出現(xiàn)不少問題。比如,四川汶川發(fā)生地震之后,省檢測(cè)組深入到各個(gè)學(xué)校檢查鑒定房屋質(zhì)量安全,需要學(xué)校提供早期建筑修建期間的圖紙等資料,而很多學(xué)校就不能提供當(dāng)初圖紙?jiān)O(shè)計(jì)等原始資料,像這樣缺少基建文件或者是不齊全現(xiàn)象在很多學(xué)校都有發(fā)生,并非偶然。再者,筆者在整理幼兒園建園初期的檔案資料中,大部分教職工人員的資料都不能找齊,而且年代久遠(yuǎn)也無法查對(duì)核實(shí)。此外就是存在基本情況統(tǒng)計(jì)遺漏、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不準(zhǔn)確、圖片檔案資料和聲像資料缺乏精簡(jiǎn)等。

        大部分幼兒園檔案裝袋、管理、使用技術(shù)都相對(duì)落后。目前主要還是使用手寫目錄、文字記載等比較落后的方法,電子檔案還沒有完全建立。管理上的很多漏洞都是由于管理水平低下、投入不足導(dǎo)致。比如,存在借閱沒有登記、紙質(zhì)文檔篇幅過長(zhǎng)、幼兒園發(fā)展沒有直接關(guān)聯(lián)的材料直接裝袋等。

        教師檔案意識(shí)薄弱。檔案資料的主要收集人就是教師,但是存在部分教師對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不深刻、不全面,沒有完全意識(shí)到檔案的重要性,由此導(dǎo)致相關(guān)資料在平時(shí)沒有保留和整理好,一旦需要提交資料時(shí)產(chǎn)生的隨意性大,不能配合檔案資料收集工作,致使檔案管理人員的工作增加難度。

        幼兒園檔案管理問題解決對(duì)策

        提高全員檔案意識(shí)。幼兒園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作。要想檔案管理工作做好,必須需要領(lǐng)導(dǎo)重視,才能促進(jìn)員工更加專注該項(xiàng)工作,齊心協(xié)力把檔案管理工作做細(xì)。做好。其次就是教師在日常工作中要自覺樹立檔案意識(shí),要把相關(guān)資料及時(shí)整理好,保證提交資料的真實(shí)性和完整性,同時(shí)盡量在提供紙質(zhì)資料同時(shí)上交電子文檔。檔案資料的重要性教師要充分認(rèn)識(shí),檔案資料管理好,不但對(duì)幼兒園發(fā)展具有重要作用,而且對(duì)教師自身也具有極大幫助。例如,檔案的收集和整理不僅能夠保存教師自身的一些教學(xué)信息,而且還能夠?qū)ζ渌處煹慕虒W(xué)經(jīng)驗(yàn)借鑒。檔案是一種無形的資產(chǎn),是一所幼兒園文化管理內(nèi)涵的反應(yīng),也是對(duì)幼兒園每個(gè)時(shí)期的辦園特色和發(fā)展?fàn)顩r的記錄。因此,教師要加強(qiáng)檔案管理意識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案資產(chǎn)觀念。為了實(shí)現(xiàn)幼兒園檔案管理規(guī)范化,需要建立好檔案。管好檔案和用好檔案的宗旨,理清思路、健全制度。

        定期開展各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要想提高全體教職工對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí),就必須知曉檔案分類歸檔的基本知識(shí);要培訓(xùn)黨員管理人員學(xué)習(xí)和掌握科學(xué)規(guī)范檔案整理。保持分類編目符合實(shí)際,真正落實(shí)到檔案管理的真實(shí)性、無遺漏和無差錯(cuò)。

        提高檔案管理人員自身素質(zhì)。檔案管理人員要樹立服務(wù)意識(shí)。由于幼兒園檔案收集和管理是比較繁雜的任務(wù),因此要求檔案管理人員不僅要樹立服務(wù)意識(shí),將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng),而且要對(duì)自身業(yè)務(wù)水平不斷提高,不斷地學(xué)習(xí)和充實(shí)自己,對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)學(xué)習(xí)和熟練掌握,對(duì)時(shí)代前進(jìn)的步伐和工作需要主動(dòng)適應(yīng),真正提高自身素質(zhì)。同時(shí),檔案管理人員不但要做好本分工作,還要對(duì)各個(gè)部門之間進(jìn)行積極溝通。例如,檔案管理人員要經(jīng)常和教師交談各班情況和近期幼兒園參賽獎(jiǎng)項(xiàng)等情況,確保能夠及時(shí)收集材料。

        健全檔案管理制度。建立健全檔案管理制度,規(guī)范檔案管理工作。幼兒園要根據(jù)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)理順園區(qū)不同部門和檔案部之間的聯(lián)系,明確分工合作。將教學(xué)資料的收集和整理包括在歸檔部門評(píng)估以及教師評(píng)估制度中,要保證資料的收集和歸檔渠道通暢。其次就是根據(jù)本園的檔案管理工作制度,明確檔案管理人員的工作職責(zé)。檔案部門工作人員要認(rèn)真處理好各個(gè)部門檔案的收集齊全、準(zhǔn)確,確保檔案資料的質(zhì)量。

        幼兒園檔案管理工作看似簡(jiǎn)單,實(shí)則是一項(xiàng)長(zhǎng)期而細(xì)致地管理工作。在此過程中,需要我們不斷地學(xué)習(xí)和探索有效的管理方法,逐漸科學(xué)化和規(guī)范化幼兒園的檔案收集、整理和保存。幼兒園發(fā)展的重要依據(jù)以及幼兒園各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄和發(fā)展層面都由幼兒園檔案資料反應(yīng),是幼兒園管理和發(fā)展借鑒的特殊材料,具有非常重要的參考價(jià)值。因此,做好幼兒園檔案管理工作,才能夠?yàn)橛變簣@建設(shè)更好地服務(wù)。

        (作者單位:海陽市交通幼兒園)

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