·羅淇方

關(guān)于全面預(yù)算信息化建設(shè)的探討

·羅淇方

一、全面預(yù)算信息化建設(shè)的必要性

信息化之前的全面預(yù)算管理一般由人工進(jìn)行，電腦軟件輔助是一種電子化操作而不是信息化管理，這樣的全面預(yù)算在效率性、時(shí)效性、準(zhǔn)確性、標(biāo)準(zhǔn)性等方面都有一些不足，在傳統(tǒng)的全面預(yù)算管理中引入信息化，能夠很好地彌補(bǔ)這些不足，提高企業(yè)的預(yù)算管理水平。

（一）規(guī)范預(yù)算管理

企業(yè)的預(yù)算內(nèi)容繁雜，不僅包括自身發(fā)展戰(zhàn)略中的整體預(yù)算，還包括企業(yè)各部門的分級(jí)預(yù)算，按照權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行的預(yù)算活動(dòng)，在這種樹狀的預(yù)算結(jié)構(gòu)體系之下，如果缺少標(biāo)準(zhǔn)的預(yù)算體系，在預(yù)算管理的過程中必然出現(xiàn)沖突，制約著預(yù)算管理效用的發(fā)揮。因此，引進(jìn)全面預(yù)算信息化管理制度顯得十分必要。在全面預(yù)算信息化管理中，企業(yè)的預(yù)算集中在同一平臺(tái)之上，并且能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，提高預(yù)算程序、預(yù)算體系等多方面的標(biāo)準(zhǔn)程度，大大加強(qiáng)了預(yù)算管理的規(guī)范性。

（二）提高預(yù)算精確度

傳統(tǒng)預(yù)算管理方法以人工為主，計(jì)算機(jī)軟件為輔，各類數(shù)據(jù)的收集篩選需要人工進(jìn)行，而這些信息的總量十分龐大，操作效率低、數(shù)據(jù)信息失真時(shí)有發(fā)生。在引入全面預(yù)算信息化管理之后，可以將所有數(shù)據(jù)集中存放到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，定期更新數(shù)據(jù)內(nèi)容，運(yùn)用自動(dòng)數(shù)據(jù)處理模塊，提升工作效率，提高數(shù)據(jù)精確程度，從而提高預(yù)算的精確度。

（三）強(qiáng)化集團(tuán)管理力度

全面預(yù)算信息化管理對(duì)于企業(yè)尤其是集團(tuán)公司來(lái)說顯得十分重要，集團(tuán)公司下屬單位多，部門機(jī)構(gòu)冗雜，在預(yù)算的管控上難度很高。實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算信息化，可以通過統(tǒng)一平臺(tái)實(shí)現(xiàn)子母公司的信息共享，通過平臺(tái)實(shí)時(shí)掌控子公司的運(yùn)行狀況，保證母公司對(duì)子公司的控制效率，使整個(gè)集團(tuán)協(xié)調(diào)性更強(qiáng)，促使企業(yè)戰(zhàn)略的達(dá)成。

（四）適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)預(yù)算體系發(fā)展

當(dāng)前企業(yè)要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)分析才能保證企業(yè)的反應(yīng)能力，隨著時(shí)代的發(fā)展，預(yù)算中所需的分析功能勢(shì)必更強(qiáng)。傳統(tǒng)預(yù)算中的處理軟件雖然具備一定的分析功能，但相較信息化管理來(lái)說相差很大，在全面預(yù)算信息化管理中，企業(yè)可以通過先進(jìn)的信息化系統(tǒng)，將各類分析公式及模型集中到系統(tǒng)當(dāng)中，通過信息系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分功能，將全面預(yù)算中繁瑣的數(shù)據(jù)分析過程簡(jiǎn)單化，高效快捷地完成信息分析。實(shí)現(xiàn)信息化預(yù)算管理無(wú)疑適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展。

二、全面預(yù)算信息化建設(shè)遇到的“瓶頸”

（一）對(duì)全面預(yù)算認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，大多數(shù)企業(yè)把全面預(yù)算混淆為財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃，認(rèn)為預(yù)算都是財(cái)務(wù)部門的事情，只要是同預(yù)算有關(guān)的事情全都?xì)w屬到了財(cái)務(wù)部門，其他部門只是提供一些輔助數(shù)據(jù)而已。在這種觀念的主導(dǎo)下，企業(yè)推行全面預(yù)算不僅加大了財(cái)務(wù)部門的工作壓力，而且企業(yè)內(nèi)部間的信息傳遞與工作經(jīng)驗(yàn)交流也會(huì)遇到來(lái)自其他部門和人員的阻力。許多企業(yè)沒有總體預(yù)算管理構(gòu)建，而僅僅局限于財(cái)務(wù)方面的預(yù)算控制，看重企業(yè)的結(jié)果利潤(rùn)，缺乏企業(yè)整體的預(yù)算控制與分析。企業(yè)整合管理思想的缺乏常常導(dǎo)致部門之間的沖突，預(yù)算執(zhí)行的乏力。其實(shí)，全面預(yù)算是企業(yè)綜合的管理系統(tǒng)，它的內(nèi)容包括投資預(yù)算、管理預(yù)算等。全面預(yù)算直接關(guān)系到各種資源在企業(yè)內(nèi)部的分配，是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要手段，在編制過程中，企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)進(jìn)行層層分解，每層機(jī)構(gòu)、每個(gè)人員既是預(yù)算目標(biāo)制定的參與者，也是預(yù)算管理的執(zhí)行者，因此，企業(yè)全面預(yù)算管理是基于全員參與的管理。

（二）全面預(yù)算的組織保障體系不完善

組織體系在企業(yè)全面預(yù)算管理是處于核心地位，有力的組織保障體系主導(dǎo)著企業(yè)全面預(yù)算管理的發(fā)展，充分保障企業(yè)全面預(yù)算順利實(shí)施。然而，我國(guó)企業(yè)在踐行全面預(yù)算管理過程中，基本上沒有建立起完善有效的組織保障體系。一方面，許多企業(yè)專門的全面預(yù)算管理機(jī)構(gòu)尚未建設(shè)起來(lái)；另一方面，大多數(shù)企業(yè)把全面預(yù)算混淆為財(cái)務(wù)預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃，認(rèn)為全面預(yù)算僅僅是在企業(yè)財(cái)務(wù)預(yù)算基礎(chǔ)上的拓展，全面預(yù)算只是財(cái)務(wù)行為，理應(yīng)由財(cái)務(wù)部門及財(cái)會(huì)人員制定和實(shí)施。事實(shí)上，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)現(xiàn)行的組織結(jié)構(gòu)并沒有把企業(yè)的生產(chǎn)、銷售等基層業(yè)務(wù)部門納入全面預(yù)算編制過程的范圍，這不僅降低了企業(yè)預(yù)算的可靠性和可操作性，而且缺乏基層機(jī)構(gòu)和人員的真正參與，預(yù)算在執(zhí)行過程中也將會(huì)遇到很大的阻力。很多企業(yè)預(yù)算的范圍還沒有延伸到企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，預(yù)算更多地是關(guān)注企業(yè)成本的變化，而不是強(qiáng)調(diào)企業(yè)價(jià)值的增加，正是缺乏一個(gè)健全的預(yù)算管理組織保障體系，導(dǎo)致企業(yè)不能有效開展全面預(yù)算管理制定、反饋與考評(píng)，不能較好地凸顯全面預(yù)算在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的作用。

（三）預(yù)算模塊建設(shè)缺少反饋機(jī)制

目前，我國(guó)企業(yè)推行全面預(yù)算管理的另一阻力是企業(yè)重預(yù)算編制、輕執(zhí)行，而對(duì)預(yù)算執(zhí)行績(jī)效考評(píng)及反饋沒有健全的機(jī)制，企業(yè)預(yù)算管理中目標(biāo)管理缺乏相應(yīng)的預(yù)算考評(píng)制度，致使預(yù)算無(wú)法成為相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員的約束，預(yù)算的權(quán)威性和嚴(yán)肅性大大降低。同時(shí)，健全的預(yù)算反饋機(jī)制也沒有形成，預(yù)算指標(biāo)沒能有效執(zhí)行，就算部分機(jī)構(gòu)和人員認(rèn)真執(zhí)行了，也很難界定出執(zhí)行的效果。對(duì)預(yù)算工作執(zhí)行到位的單位和個(gè)人缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)不執(zhí)行或不嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的機(jī)構(gòu)和人員缺少必要的考核措施，既影響了企業(yè)預(yù)算管理工作的深入開展，也同時(shí)造成了人力、財(cái)力的浪費(fèi)。預(yù)算考核及反饋是企業(yè)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)獎(jiǎng)懲的依據(jù)及激勵(lì)導(dǎo)向的節(jié)點(diǎn)。但目前大多數(shù)企業(yè)中，較普遍地存在著考核主體不清晰，考核指標(biāo)不具體，考核標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這種現(xiàn)象最終會(huì)使企業(yè)預(yù)算管理無(wú)法全面實(shí)施，也不能保證企業(yè)管理水平的提升。

（四）系統(tǒng)設(shè)計(jì)和應(yīng)用仍偏重傳統(tǒng)核算

現(xiàn)代企業(yè)推行會(huì)計(jì)電算化后，應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理已非常普遍，但目前系統(tǒng)設(shè)計(jì)仍偏重于核算及報(bào)表編制，對(duì)于財(cái)務(wù)管理尤其是全面預(yù)算管理涉及較少，部分企業(yè)雖然將預(yù)算編制及標(biāo)準(zhǔn)成本等內(nèi)容融入系統(tǒng)，但由于重視程度不夠，操作人員仍以財(cái)務(wù)人員為主，且對(duì)于預(yù)算的控制及反饋機(jī)制未在系統(tǒng)中完全建立，導(dǎo)致全面預(yù)算信息化實(shí)現(xiàn)難度較大。

三、全面預(yù)算信息化的實(shí)現(xiàn)方式

（一）借助信息化平臺(tái)架構(gòu)企業(yè)全面預(yù)算管理體系

企業(yè)架構(gòu)和實(shí)施全面預(yù)算管理過程中，信息化平臺(tái)對(duì)企業(yè)成本費(fèi)用的有效控制、業(yè)務(wù)流程的再造和風(fēng)險(xiǎn)管理起到重要的支撐作用，也正因如此，企業(yè)信息化被認(rèn)為是全面預(yù)算管理體系建設(shè)中的重中之重，隨著企業(yè)管理水平的不斷升級(jí)，一場(chǎng)前所未有的基于信息化平臺(tái)的全面預(yù)算管理變革在許多企業(yè)集團(tuán)管理提升變革中掀起。在這場(chǎng)變革中，需要借助一個(gè)全面預(yù)算管理信息化平臺(tái)、一套融合戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)的預(yù)算體系且符合中國(guó)企業(yè)特點(diǎn)的預(yù)算管理軟件。借助信息化平臺(tái)架構(gòu)企業(yè)全面預(yù)算管理體系的理念是：以子公司或基層機(jī)構(gòu)為起點(diǎn)的預(yù)算編制流程；單位內(nèi)部上下機(jī)構(gòu)可以不斷往返的申報(bào)和分解預(yù)算；總部或上層機(jī)構(gòu)也可以有效地指導(dǎo)和監(jiān)控下屬公司或基層機(jī)構(gòu)預(yù)算的編制，確保公司總體的預(yù)算政策能夠有效地得到貫徹和執(zhí)行。同時(shí)，預(yù)算編制和調(diào)整中的多級(jí)審批可以通過預(yù)警平臺(tái)設(shè)置預(yù)警條件，進(jìn)行事前預(yù)警。通過預(yù)算調(diào)整對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差進(jìn)行矯正，更可以通過預(yù)算分析進(jìn)行績(jī)效的評(píng)估。

（二）構(gòu)建完善的預(yù)算管理組織體系

企業(yè)全面預(yù)算的科學(xué)制定與客觀評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)是一個(gè)完善的預(yù)算管理組織體系，在企業(yè)發(fā)展過程中，完善有效的預(yù)算管理組織體系能較快適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境變化的需要，實(shí)現(xiàn)組織的動(dòng)態(tài)平衡。當(dāng)前，我國(guó)多數(shù)企業(yè)的預(yù)算管理組織不完善，基本上都是由財(cái)務(wù)部門主要負(fù)責(zé)，這種情況下，企業(yè)難以達(dá)到全面預(yù)算目標(biāo)與各級(jí)組織機(jī)構(gòu)間的預(yù)算一體化管理。因此，企業(yè)應(yīng)建立聯(lián)動(dòng)的多層級(jí)預(yù)算管理組織體系。多層級(jí)的預(yù)算管理組織體系由董事會(huì)、預(yù)算管理委員會(huì)、預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)、預(yù)算責(zé)任中心組成。董事會(huì)和預(yù)算管理委員會(huì)是全面預(yù)算管理的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略的規(guī)劃，審查和批準(zhǔn)公司總體預(yù)算方案。預(yù)算管理工作機(jī)構(gòu)是預(yù)算管理日常工作機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)全面預(yù)算管理的各項(xiàng)日常工作。預(yù)算責(zé)任中心是預(yù)算的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，它包括投資中心、利潤(rùn)中心、成本中心、收入中心等，負(fù)責(zé)具體的組織編排本中心的預(yù)算方案，并協(xié)調(diào)預(yù)算的調(diào)整、執(zhí)行、分析和考核。

（三）加強(qiáng)預(yù)算管理的考評(píng)和反饋并提升激勵(lì)作用

企業(yè)全面預(yù)算管理目標(biāo)設(shè)定后，層層分解出各級(jí)部門及相關(guān)人員的責(zé)、權(quán)、利，清楚地界定每一個(gè)崗位及崗位之間界限，并確定出崗位的相應(yīng)責(zé)任人。同時(shí)，通過關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)確定機(jī)構(gòu)與人員的崗位薪酬，促使各層次的人員齊心協(xié)力，共同為實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算目標(biāo)而努力。借助多層級(jí)預(yù)算管理跟蹤報(bào)告制度，對(duì)各項(xiàng)預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤分析、監(jiān)控。在實(shí)施考評(píng)過程中不斷強(qiáng)化預(yù)算編制信息的反饋，對(duì)偏離目標(biāo)的行為及時(shí)糾正，增強(qiáng)企業(yè)員工的認(rèn)同感和責(zé)任感。充分發(fā)揮企業(yè)各級(jí)員工參與管理的積極性與主動(dòng)性，促進(jìn)企業(yè)總體管理水平的提高。在面向市場(chǎng)做全面預(yù)算時(shí)，要求編制的全面預(yù)算指標(biāo)具有激勵(lì)導(dǎo)向作用。而在全面預(yù)算的執(zhí)行和考核過程中，往往由于全面預(yù)算激勵(lì)不足致使執(zhí)行者過分強(qiáng)調(diào)自己業(yè)務(wù)的特殊性而抱怨全面預(yù)算，使得全面預(yù)算方案不能有效貫徹執(zhí)行，最終導(dǎo)致全面預(yù)算管理虎頭蛇尾。

（四）深化信息系統(tǒng)全面預(yù)算管理建設(shè)

將全面預(yù)算管理作為信息化建設(shè)重點(diǎn)研發(fā)方向，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)過程中，充分預(yù)算管理的全過程及全員參與性，將預(yù)算“編制-下達(dá)-控制-反饋”這一全過程通過系統(tǒng)進(jìn)行控制，同時(shí)，在基于信息化平臺(tái)重新架構(gòu)企業(yè)全面預(yù)算體系時(shí)，財(cái)務(wù)部門也是處于提供服務(wù)支持的位置，預(yù)算應(yīng)由承擔(dān)實(shí)現(xiàn)具體管理目標(biāo)責(zé)任的責(zé)任主體負(fù)責(zé)編制，財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)人員應(yīng)做的只是參謀、建議和協(xié)助工作。真正的數(shù)據(jù)來(lái)源是企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的分解，是企業(yè)每一個(gè)人的工作所需資源的匯總。通過信息化支撐手段，將全面預(yù)算管理理念固化于系統(tǒng)中，為企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（作者單位：廣西電網(wǎng)公司）