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        淺談銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制

        2016-11-28 17:53:03丁歲平
        中國總會(huì)計(jì)師 2016年10期
        關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制銷售

        丁歲平

        摘要:銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營的重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),從銷售商品到最終貨款回籠,貫穿企業(yè)經(jīng)營的全過程。銷售與收款是企業(yè)能否正常運(yùn)營的關(guān)鍵所在,也是最容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié),因此加強(qiáng)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制尤為重要。本文對(duì)銷售與收款環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了初步分析,并提出了相應(yīng)的防范措施。

        關(guān)鍵詞:銷售 收款 內(nèi)部控制

        市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,市場(chǎng)是企業(yè)存在的基礎(chǔ),銷售是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的龍頭,資金是企業(yè)賴以生存的血液,因此,銷售與收款是企業(yè)業(yè)務(wù)層面最重要、難度最大的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。就我國目前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境而言,也是風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率最高的領(lǐng)域,特別是生產(chǎn)銷售大型主機(jī)設(shè)備和承接工程項(xiàng)目的企業(yè),應(yīng)收賬款的問題非常突出,由于管理不善,應(yīng)收賬款到期不能及時(shí)收回,有相當(dāng)部分最后變成了呆賬、壞賬,不僅侵蝕了企業(yè)有限的利潤,而且大量的逾期應(yīng)收賬款造成了企業(yè)的資金沉淀,影響了資金的流動(dòng),降低了資金的使用效率,很多企業(yè)因此而陷入危機(jī),甚至倒閉。因此,就競(jìng)爭(zhēng)性企業(yè)而言,銷售與收款是企業(yè)的頭等大事,銷售與收款的內(nèi)部控制是企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制活動(dòng)的重中之重。

        一、銷售與收款環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

        作為一名裝備制造業(yè)的財(cái)務(wù)管理人員,根據(jù)以往的記錄和經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為在銷售與收款業(yè)務(wù)中可能存在下列風(fēng)險(xiǎn)。

        (1)產(chǎn)品訂價(jià)過低,如在產(chǎn)品報(bào)價(jià)測(cè)算時(shí)發(fā)生了重大的缺項(xiàng)和漏項(xiàng),或大宗材料的價(jià)格低估,導(dǎo)致產(chǎn)品銷售出現(xiàn)重大虧損。

        (2)企業(yè)未建立賒銷標(biāo)準(zhǔn),合同約定的付款條款差,企業(yè)所在地沒有合同管轄權(quán),貨物交付后對(duì)方不按約定付款,企業(yè)難以主張自己的權(quán)利。

        (3)銷售人員為了完成訂貨指標(biāo),未經(jīng)企業(yè)同意盲目同意用戶的要求,簽訂的合同企業(yè)難以履行(如太短的交貨期、過高的產(chǎn)品性能保證值和不合理的質(zhì)量保證期等)。

        (4)合同執(zhí)行不嚴(yán)格,對(duì)方未按合同履約付款就發(fā)貨,導(dǎo)致貨物發(fā)出失去貨物控制權(quán)后貨款難以收回。

        (5)因銷售發(fā)票(包括運(yùn)輸發(fā)票)傳遞過程中遺失產(chǎn)生糾紛,增加企業(yè)稅收負(fù)擔(dān)或無法收款。

        (6)應(yīng)收款長期不與用戶核對(duì),銷售人員向用戶收取現(xiàn)金或銀行承兌匯票不入賬,挪作他用;銷售人員與用戶串通將應(yīng)屬于公司的貨款支付給第三方;銷售人員出差借款高,并長期占用,一旦人員辭職無法追還。

        (7)應(yīng)收款到期長時(shí)間無人過問,無催收記錄,導(dǎo)致法律時(shí)效滅失。

        (8)沒有妥善保管合同履行過程中的證據(jù)資料(如交貨記錄、票據(jù)接受記錄、催款記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄,因用戶原因影響產(chǎn)品正常交付、安裝、使用的相關(guān)證據(jù)包括雙方的來函、回復(fù)傳真等),導(dǎo)致糾紛發(fā)生以后沒有有利證據(jù)支持企業(yè)的合理要求。

        (9)不按規(guī)定核算銷售收入,不按規(guī)定結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本,不按規(guī)定計(jì)提壞賬準(zhǔn)備金,導(dǎo)致會(huì)計(jì)報(bào)告不實(shí),并可能帶來納稅風(fēng)險(xiǎn)。

        (10)銷售人員以企業(yè)名義采取不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)手段導(dǎo)致企業(yè)的違法行為。

        二、銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制措施

        針對(duì)上述可能存在的風(fēng)險(xiǎn),筆者所在公司針對(duì)銷售活動(dòng)的日常管理中采取了下述控制措施。

        (1)建立與原材料市場(chǎng)價(jià)格緊密相聯(lián)的價(jià)格確定機(jī)制,公司財(cái)務(wù)部建立了基型產(chǎn)品的定價(jià)模型,根據(jù)該模型輸入主要原材料的現(xiàn)行市場(chǎng)價(jià)格即能快速計(jì)算出產(chǎn)品的最低保本價(jià),財(cái)務(wù)部將計(jì)算出的最低保本價(jià)目錄,交給銷售部門,銷售部門在該價(jià)格基礎(chǔ)上進(jìn)行加成,形成公司對(duì)外的價(jià)目表,當(dāng)主要原材料漲跌小于200元每噸時(shí),價(jià)格不變,大于200元每噸時(shí)即要調(diào)整最低價(jià)。通過產(chǎn)品價(jià)格確定的聯(lián)動(dòng)機(jī)制,保證了產(chǎn)品銷售始終處于既定的利潤率范圍內(nèi)。

        (2)建立了銷售折讓的分權(quán)管理模式,按一般銷售人員、銷售部長和公司分管銷售副總制定了不同的價(jià)格下浮權(quán)限,下浮以后的價(jià)格不得低于最低保本價(jià)。

        (3)建立用戶信用評(píng)價(jià)制度,對(duì)一般用戶,明確公司的一般付款條件為貨到之前不低于90%;對(duì)老用戶、大型企業(yè)集團(tuán)可根據(jù)信用評(píng)級(jí)適當(dāng)放寬;對(duì)個(gè)體戶、規(guī)模不大的民營企業(yè)、邊遠(yuǎn)地區(qū)企業(yè)原則上全款提貨。

        (4)建立合同評(píng)審制度,明確合同簽訂前合同條款要先經(jīng)公司評(píng)審,審核通過后方可加蓋合同專用章,對(duì)于特殊意義的重大項(xiàng)目,對(duì)因?yàn)楦犊顥l件差、履約條款苛刻等給企業(yè)帶來的風(fēng)險(xiǎn),由公司法律顧問一起參加評(píng)審并進(jìn)行集體決策;對(duì)于傳統(tǒng)工業(yè)鍋爐銷售,筆者所在公司在律師的參與下設(shè)計(jì)并統(tǒng)一印制了公司對(duì)外銷售的格式合同,注明用戶必須取得公司開具的收款收據(jù)方可支付現(xiàn)金、銀行承兌匯票;解決合同糾紛的地址統(tǒng)一為原告方所在地。

        (5)強(qiáng)化銷售發(fā)貨的流程控制,財(cái)務(wù)部是公司發(fā)貨的控制部門,設(shè)專人審查合同發(fā)貨前的到款情況,審查無誤方可簽發(fā)銷售提貨單和出門證;特殊用戶未按合同付款而銷售部門要求發(fā)貨的需經(jīng)總經(jīng)理特批,財(cái)務(wù)方可放行,但一個(gè)用戶只可特批一次以防止風(fēng)險(xiǎn)疊加;同時(shí)產(chǎn)品質(zhì)量保證書規(guī)定由財(cái)務(wù)部門根據(jù)貨到款的支付情況審查批準(zhǔn)后方可發(fā)放。

        對(duì)因用戶原因不能嚴(yán)格按照合同履行的,銷售人員應(yīng)提請(qǐng)對(duì)方書面出具公函說明緣由,該來函應(yīng)作為重要的證據(jù)材料連同銷貨記錄、質(zhì)量驗(yàn)收記錄收入銷售檔案。

        (6)強(qiáng)化票據(jù)傳遞的流程控制,銷售發(fā)票及運(yùn)輸發(fā)票由銷售人員到財(cái)務(wù)部銷售崗位會(huì)計(jì)人員處領(lǐng)取,領(lǐng)取時(shí)除在專用登記簿簽字外還要填制“發(fā)票交接單”,銷售人員將發(fā)票送交用戶時(shí)需由用戶接收人簽字并加蓋公章,銷售人員回到公司需將“發(fā)票交接單”交給銷售崗位會(huì)計(jì)人員,財(cái)務(wù)部收單以后注銷原簽字記錄。

        (7)建立應(yīng)收賬款的定期對(duì)賬制度,公司規(guī)定銷售人員對(duì)經(jīng)辦銷售業(yè)務(wù)的欠款需每年對(duì)賬一次,由財(cái)務(wù)部門定期提供對(duì)賬催款函交銷售人員,對(duì)方核對(duì)無誤蓋章確認(rèn)后銷售人員帶回交還財(cái)務(wù)部。對(duì)貨款存有異議的銷售人員要及時(shí)反映,財(cái)務(wù)及時(shí)派人處理;對(duì)用戶不予配合拒絕蓋章的銷售人員要及時(shí)向財(cái)務(wù)反映,財(cái)務(wù)可根據(jù)情況決定另發(fā)公證催款函或直接起訴。

        (8)建立應(yīng)收賬款的分析管理制度,實(shí)行對(duì)責(zé)任人的計(jì)息考核,財(cái)務(wù)除了對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)行分用戶的會(huì)計(jì)明細(xì)核算外,還建立輔助核算,每月一號(hào),及時(shí)向營銷中心和公司主要領(lǐng)導(dǎo)提供分項(xiàng)目、分銷售人員的應(yīng)收賬款清單,該清單包括合同總額、發(fā)貨時(shí)間、欠款額、欠款性質(zhì)等信息,根據(jù)應(yīng)收款清單財(cái)務(wù)部要撰寫應(yīng)收賬款分析報(bào)告,財(cái)務(wù)、營銷及公司主要領(lǐng)導(dǎo)要定期開會(huì),逐一過堂,具體研究,對(duì)正常情況下的應(yīng)收款,落實(shí)經(jīng)辦銷售人員的催款責(zé)任,每月進(jìn)行計(jì)息考核;對(duì)問題大收款難銷售人員已無能力解決的應(yīng)收款,落實(shí)公司領(lǐng)導(dǎo)掛帥處理。

        (9)嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)紀(jì)律,公司按業(yè)務(wù)需要核定銷售人員的最高借款限額,前賬不清后賬不借,在報(bào)銷結(jié)賬或營銷費(fèi)用結(jié)算時(shí)首先扣還個(gè)人借款;公司建立了企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度,明確銷售確認(rèn)的條件、銷售成本的結(jié)轉(zhuǎn)、壞賬準(zhǔn)備的計(jì)提標(biāo)準(zhǔn)等會(huì)計(jì)政策,對(duì)由于用戶要求提前開票所導(dǎo)致的納稅前置進(jìn)行了特殊規(guī)定。

        (10)實(shí)行銷售承包,對(duì)銷售人員實(shí)行營銷承包管理,銷售人員按銷售業(yè)績(jī)、資金回籠、指標(biāo)完成率、輔機(jī)配套率等指標(biāo)進(jìn)行承包結(jié)算,銷售人員結(jié)賬收入可作為營銷費(fèi)用,也可作為工資收入。對(duì)作為費(fèi)用的,公司明確要憑真實(shí)發(fā)生的、合法有效的票據(jù)進(jìn)行結(jié)算;作為工資發(fā)放的,按稅法規(guī)定公司代扣代繳個(gè)人所得稅。營銷承包管理不僅極大地激發(fā)了銷售人員的積極性,同時(shí)也規(guī)避了企業(yè)在經(jīng)營活動(dòng)中的法律風(fēng)險(xiǎn)。

        三、關(guān)于銷售內(nèi)部控制策略的幾點(diǎn)思考

        (一)在原材料波動(dòng)幅度很大的情況下,遠(yuǎn)期合同的簽訂問題

        在原材料波動(dòng)幅度很大的情況下,簽訂遠(yuǎn)期交貨合同將面臨極大的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn),主要策略是:①簽訂敞口合同,以合同簽訂時(shí)主要原材料的市價(jià)為參照,當(dāng)材料漲跌超出一定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)約定,材料漲價(jià)產(chǎn)品也漲價(jià),材料跌價(jià)產(chǎn)品也跌價(jià);②在業(yè)主不同意簽訂敞口合同的前提下,提前鎖定主要原材料資源價(jià)格,抵銷市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

        (二)保護(hù)銷售人員的積極性與風(fēng)險(xiǎn)控制二者的取舍權(quán)衡

        銷售人員花費(fèi)很大的財(cái)力和精力所拿到的訂單,而評(píng)審認(rèn)為風(fēng)險(xiǎn)很大,筆者認(rèn)為此時(shí)不能簡(jiǎn)單化否決,主要做法是:與銷售人員交談,了解其對(duì)于用戶的信心,了解用戶企業(yè)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人的誠信情況,和銷售人員探討當(dāng)出現(xiàn)收款風(fēng)險(xiǎn)時(shí)的解決思路,可能對(duì)企業(yè)和個(gè)人帶來的影響,并在此基礎(chǔ)上根據(jù)用戶的企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、行業(yè)和經(jīng)營情況做出綜合判斷。

        (三)在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)低迷形勢(shì)下,訂單、價(jià)格和風(fēng)險(xiǎn)控制這三者的決策

        筆者認(rèn)為,企業(yè)要在激勵(lì)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得主動(dòng),獲得價(jià)格、付款及合同條款的話語權(quán),關(guān)鍵還在于企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。所以,企業(yè)一定要加快技術(shù)進(jìn)步、加大研發(fā)投入,實(shí)行差異化戰(zhàn)略,否則,如果產(chǎn)品的同質(zhì)化很嚴(yán)重,在當(dāng)前市場(chǎng)不景氣的狀態(tài)下,應(yīng)在風(fēng)險(xiǎn)可控或低風(fēng)險(xiǎn)的前提下盡量以低價(jià)搶占市場(chǎng)。

        總之,銷售與收款內(nèi)部控制需要企業(yè)各部門共同參與,齊心協(xié)力,才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用,企業(yè)才能持續(xù)健康地向前發(fā)展。

        (作者單位:南通萬達(dá)鍋爐有限公司)

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