趙　揚哈爾濱好民居建設投資發(fā)展有限公司　黑龍江哈爾濱　150026

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試論電子檔案的存儲及維護

趙揚
哈爾濱好民居建設投資發(fā)展有限公司黑龍江哈爾濱150026

【摘要】隨著檔案信息化的發(fā)展， 社會各行業(yè)的檔案資料從原有單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為包括紙張、電子文件、聲、像、視頻等各種類型的多媒體檔案，檔案數(shù)字化已成為趨勢。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，在存儲、查詢、利用等方面有著非常明顯的優(yōu)勢。大量具有保存價值的電子文件需要做好保存工作以備不時之需，這就要求將這些電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案進行保存。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化；電子；保管

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和計算機的廣泛使用、電子政務、電子商務等工作的開展，產(chǎn)生了許多電子文件。具體地說，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案里的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成以二進制數(shù)字代碼形式記錄，成為計算機網(wǎng)絡所能識別的數(shù)字信息。因此，對檔案資料進行數(shù)字化綜合處理、電子文件網(wǎng)絡化歸檔、存儲和查詢是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

一、電子檔案的存儲分析

（一）電子檔案存儲特性。電子檔案是存儲在某種載體上的電子文件，它將紙質(zhì)檔案中直觀的文字圖形，甚至包括一定的語音視頻信息全部存儲在光盤、磁盤等存儲設備上。形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁面的整潔。并且電子檔案具有高度的標準性，使之對電子檔案的檢索更加方便。電子檔案的特性不同于紙質(zhì)擋案，決定其在保存與維護方面的復雜性。如何保存、維護電子檔案，使之安全、可靠并永久處于可準確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。

（二）存儲應保證其物理載體的質(zhì)量符合國家標準。電子檔案一般存儲在磁、光介質(zhì)載體上，如磁帶、磁盤和光盤等，這些介質(zhì)對于磁和光的影響非常敏感。磁性物質(zhì)容易受到外界磁場的影響而導致消磁、退磁，因此對于磁盤磁帶的保存要遠離磁場和強熱源。對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)等加以保管，或采用其他方法和技術(shù)加以轉(zhuǎn)換，以確保今后利用時能夠及時、準確地還原成直接閱讀的格式，真正發(fā)揮電子檔案的保管、利用價值。電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立—個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形要求，遠離強磁場和有害氣體等。

（三）數(shù)據(jù)必須要備份。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴干電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容，還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。這對于電子檔案而言是一個較為復雜的過程。備份就是我們在現(xiàn)時使用的數(shù)據(jù)之外，實現(xiàn)或設置另外一份不同物理體現(xiàn)的、內(nèi)容相同的有效數(shù)據(jù)拷貝，把數(shù)據(jù)復制一份保存在另一個位置，這個位置可以是本地計算機的磁盤，也可以是其它計算機磁盤，還可以是其它的媒體，如磁帶，光盤等，一旦正在使用的磁盤發(fā)生故障，或者數(shù)據(jù)丟失時，備份數(shù)據(jù)可以通過相應得工具軟件最大限度地恢復原有系統(tǒng)或數(shù)據(jù)。要對計算機的硬、軟、光盤進行及時收集整理、更新變換，以便適應新一代電子設備對已保存檔案的利用。

二、電子檔案的維護新途徑

（一）對所保存的電子檔案載體，必須進行定期有效的檢測與維護。電子檔案是把企業(yè)或個人有價值的資料作為電子文檔，在任何需要的時候都能快速查看。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立—個適合于磁，光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制，存放載體的柜、架及庫房應達到的有關(guān)標準的要求，載體應直立排放、并滿足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場和有害氣體等。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，對電子檔案的維護也有了更高的要求，以確保電子檔案信息的可靠性、完整性。電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性和完整性。定期檢測，應每年一次，可采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數(shù)量以不少于20%為宜。

（二）對電子檔案進行規(guī)范、科學的維護。使之安全、可靠，并永久處于準確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者亟需解決的問題。加強對電子文件制作和管理人員的管理，避免人為原因更改電子檔案原始信息；建立電子文件全過程管理的制度，建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)，對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動進行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。還要對各類載體進行有效的檢測與維護。必須建立健全相應的保管維護電子檔案規(guī)章制度，對電子檔案的檢測、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的錯誤操作或不必要的重復勞動。執(zhí)行好每一步程序，從檔案的生成、使用到保管都要嚴格遵守相應的規(guī)定。在實踐中總結(jié)經(jīng)驗和教訓，不斷完善電子檔案的管理制度，促進檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

（三）提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。檔案人員綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案業(yè)務工作的效率、水平和質(zhì)量，因而對檔案工作整體效能的發(fā)揮有著不可替代的作用。作為檔案人員除了要掌握歸檔的專業(yè)基本知識和操作規(guī)程，還要知曉文秘學、歷史學、目錄學、計算機等相關(guān)知識，并貫穿至檔案管理的各個環(huán)節(jié)中去。從事檔案管理人員要具備良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案工作是一項專業(yè)性較強，勞動強度大，但又很容易被人忽視的工作，這就要求我們的檔案人員要具有默默無聞的奉獻精神。同時，必須加強對電子文件的電子檔案管理知識的培訓.提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。只有這樣，才能較好地解決我院多個網(wǎng)絡系統(tǒng)無法鏈接.不能兼容.多數(shù)職能科室只是使用計算機單機辦公.時形成的電子文件未能進行統(tǒng)一管理等問題。

三、結(jié)束語

總之，電子檔案是一種具有歸檔保存、備查和憑證作用的電子文件，憑借其方便、快捷和高效的特點取得了突飛猛進的發(fā)展，大有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢。因此，對電子檔案的有效保存與維護，是—項極其重要而復雜的工作。如何采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，這對于檔案工作者來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。

參考文獻

［1］李應珍.檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)工作要點解析［J］.中國科教創(chuàng)新導刊，2009年15期.

［2］趙芳.電子文檔長期保存格式分析［J］.檔案管理，2009年04期.