文/濱州市婦幼保健院 劉麗麗

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事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用研究

文/濱州市婦幼保健院 劉麗麗

【摘要】檔案管理工作，是事業(yè)單位工作的重要內(nèi)容。將現(xiàn)代化元素引入事業(yè)單位的檔案管理工作中，通過計算機與網(wǎng)絡技術(shù)去充實檔案管理工作，有利于提高檔案管理工作的自動化水平。關(guān)注社會發(fā)展的新形勢，改革事業(yè)單位的檔案管理工作，有利于檔案管理工作的進步。

【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化；優(yōu)化

一、事業(yè)單位檔案管理中應用現(xiàn)代化方式的意義

首先，利用傳統(tǒng)的方式開展事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅要加大管理人員的工作量，還會因為檔案種類與內(nèi)容的繁多而出現(xiàn)工作效率不足與質(zhì)量不高的問題。在進行檔案的建檔、查詢以及檢索的過程中，傳統(tǒng)的工作模式都會影響效率。完全人工化的檔案管理工作在質(zhì)量上并不利于事業(yè)的發(fā)展。

其次，傳統(tǒng)的檔案管理模式所針對的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案所占的保存空間較大，并且在查詢上具有諸多不便，無論是檔案的歸類還是收集，都較為麻煩，加長了檔案管理的周期。

利用現(xiàn)代化方式開展檔案管理工作，在提高工作效率的同時，也減小了檔案管理工作人員的工作負擔，有利于工作質(zhì)量的提升?，F(xiàn)代化管理讓事業(yè)單位的檔案管理工作實現(xiàn)了無紙化，有利于檔案的管理與查底，也有利于檔案資料的便捷使用。因此，于事業(yè)單位檔案管理工作中應用現(xiàn)代化方式，有利于促進單位管理工作的升級。

二、事業(yè)單位檔案管理中應用現(xiàn)代化方式的途徑

現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理工作中的應用途徑不只一種，將現(xiàn)代化方式落實到檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)，才能促進檔案管理工作現(xiàn)代化。

（一）應用于檔案檢索與目錄管理中。在檔案管理工作中，檔案目錄的建立是十分重要的。在計算機快速發(fā)展的今天，檔案管理者不需要再手寫檔案，可以利用計算機進行打印。目前，市面上已經(jīng)開發(fā)出針對檔案管理工作的專業(yè)工作軟件，這些軟件可以針對檔案目錄與檔案資料的內(nèi)容進行有效地分類，制定科學的分類標準，將檔案資料錄入到計算機中，就可以利用軟件進行自動分類與統(tǒng)計。一旦有工作人員想要調(diào)用某份檔案，可以通過相關(guān)信息的輸入進行檢索。專業(yè)軟件會在很短的時間內(nèi)顯示檔案文件的具體存儲位置以及部分關(guān)鍵內(nèi)容。提高檔案的檢索時間以及做好檔案的分類與保存工作，還需要事業(yè)單位的檔案管理工作人員從事業(yè)單位的發(fā)展需求出發(fā)，對檔案目標進行特色化設置，從而讓檔案管理工作為事業(yè)單位的發(fā)展提供動力。

（二）應用于檔案庫房管理中。在計算機技術(shù)不斷更新的今天，事業(yè)單位檔案庫房管理中也應當加入計算機這個新的成員。檔案管理人員可以利用同時加強現(xiàn)代化庫房管理系統(tǒng)的建立，利用計算機設備對檔案庫房進行全方位、實時性地監(jiān)控。與此同時，更要對檔案庫房的空調(diào)設備以及空氣濕度控制設備進行監(jiān)控，一旦庫房的環(huán)境條件達不到檔案保存的標準，則需要進行報警。計算機的智能化特點，有利于檔案管理工作的智能化。將計算機利用于檔案庫房管理工作中，是促進事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化的重要手段。

（三）應用于檔案管理輔助業(yè)務中。檔案管理工作的內(nèi)容較為豐富，許多輔助性的業(yè)務存在于檔案管理工作中。檔案的收集與整理工作、鑒定與保管、利用與統(tǒng)計分析，都是檔案管理業(yè)務。在檔案管理工作的整個過程中，不僅涉及這些管理類的工作，還有檔案信息的處理工作。檔案管理過程中，會產(chǎn)生許多檔案信息，利用計算機對這些信息進行處理，有利于檔案輔助工作質(zhì)量的提高，更能給檔案管理人員帶來較多的便利。目前，在檔案管理工作中應用較為廣泛的就是檔案管理軟件，這些軟件可以針對檔案的借閱與歸還進行有效地統(tǒng)計，促進檔案存儲與利用工作效率的提高。

（四）應用于檔案形式轉(zhuǎn)變中。目前，電子文件已經(jīng)成為檔案的主要形式，在進行檔案的保存時，檔案管理者需要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成為電子檔案。將現(xiàn)代化方式應用于檔案形式的轉(zhuǎn)化中，有利于檔案管理效率的提高。

首先，檔案管理者需要加強檔案數(shù)據(jù)庫的建立，利用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)促進檔案形式的規(guī)范化與標準化。其次，要對多媒體技術(shù)的優(yōu)勢加以利用，通過靜態(tài)圖片、音頻與視頻等內(nèi)容的整合，促進檔案的一體化管理，提升檔案管理工作的統(tǒng)一度。光盤，也是檔案管理工作的重要現(xiàn)代化工具之一。光盤的讀寫速度較快，且具有較大的容量，檔案管理者可以將檔案原始文件放入其中，方便保存，不僅節(jié)省了文件的保存空間，更有利于文件的安全。在檔案管理工作中，要特別注意將具有較大價值的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，存檔于計算機，方便進行查詢。最后，計算機設備的使用要進行授權(quán)限制，只有相關(guān)工作人員才可以進入檔案系統(tǒng)查找與調(diào)用檔案，以此來保證檔案的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然有許多可以提高的方面，正確分析現(xiàn)代化檔案管理方式的優(yōu)勢，了解其在事業(yè)單位檔案管理工作中的切入點，有利于進行檔案管理工作的優(yōu)化。社會發(fā)展的新形勢，給事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求。無論是事業(yè)單位的領(lǐng)導者，還是檔案管理工作人員，都要建立現(xiàn)代化的工作觀念，利用創(chuàng)新的方法進行檔案管理工作改革，從而促進檔案管理手段的優(yōu)化。

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