文/寶清縣農(nóng)村社會保險管理局 魏一偉

?

信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

文/寶清縣農(nóng)村社會保險管理局 魏一偉

【摘要】目前，很多行政事業(yè)單位對檔案管理不重視，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。在當(dāng)前信息化的大背景下，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化已經(jīng)成為行政事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。本文作者結(jié)合工作實(shí)踐，對當(dāng)前信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的問題進(jìn)行了有益的探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；行政事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化

行政事業(yè)單位的檔案記錄了與國家政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)相關(guān)的關(guān)鍵信息，對國家發(fā)展有著至關(guān)重要的影響。隨著社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)也得到迅猛發(fā)展，人們開始進(jìn)入信息時代，信息技術(shù)也廣泛應(yīng)用于行政事業(yè)單位檔案管理中，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，還可以提高檔案管理工作效率，保證檔案信息的完整性和安全性。

一、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義分析

目前，行政事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性，改變了傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的科學(xué)化。行政事業(yè)單位要結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況合理制定信息化檔案管理方案，適應(yīng)國家發(fā)展，保證檔案管理工作的有序開展。但是，從行政事業(yè)單位信息化檔案管理現(xiàn)狀可以看出，行政事業(yè)單位信息化檔案管理中還存在很多問題，需要管理人員詳細(xì)分析問題存在的原因，并針對存在的問題及時采取調(diào)整對策。行政事業(yè)單位的檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，需要涉及的內(nèi)容非常多。檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：一是管理性，二是服務(wù)性，三是政治性。如今，行政事業(yè)單位正在快速發(fā)展，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化已經(jīng)成為行政事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案管理科學(xué)化是國家發(fā)展的必然要求，二是檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵保證，三是檔案管理科學(xué)化是行政事業(yè)單位改革的保證。

二、行政事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的問題分析

（一）檔案管理制度不健全。如今，很多行政事業(yè)單位管理人員對檔案管理不重視，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理制度不健全，管理體系不完善，檔案管理過于形式化，而且監(jiān)管部門也沒有在檔案管理中發(fā)揮作用，監(jiān)管不到位。檔案管理屬于行政事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，無法直接提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，往往會被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。由于行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理不予重視，導(dǎo)致檔案管理人員也對檔案管理工作不重視，認(rèn)為檔案管理就是資料的抄寫和保管，工作積極性和熱情較低。

（二）管理資金較少。很多行政事業(yè)單位管理人員認(rèn)為不需要在檔案管理上投入過多的資金，會增加單位運(yùn)營的成本，是對資金的浪費(fèi)，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備過于陳舊，根本無法滿足檔案管理工作需求，而且很多行政事業(yè)單位還在采用手寫檔案管理方式，紙張?jiān)诒４婧驼砩隙即嬖谝欢ǖ碾y度，很容易導(dǎo)致檔案的丟失和破損，給行政事業(yè)單位造成巨大的損失，阻礙了行政事業(yè)單位的快速發(fā)展。

（三）檔案管理人員專業(yè)水平較低。行政事業(yè)單位檔案管理信息化對檔案管理人員提出了更高的要求，如果行政事業(yè)單位不配備專業(yè)的檔案管理人員，根本無法滿足檔案管理需求。但是，我國行政事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案管理人員，現(xiàn)有人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)較低，而且隨著行政事業(yè)單位的不斷改革，人員的流動性非常大，人員的工作積極性和熱情比較低。很多檔案管理人員無法熟練操作信息化設(shè)備，接受新事物的能力較差。除此之外，在檔案管理人員上崗之前行政事業(yè)單位并未對人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，管理人員的專業(yè)化水平有待提高。

（四）信息化水平低。如今，國家要求行政事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化，但是很多行政事業(yè)單位還未建立內(nèi)部檔案管理平臺和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，也未設(shè)置專門的檔案管理部門和管理人員，檔案管理信息化水平比較低。

三、信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化對策

（一）健全檔案管理制度。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，相關(guān)部門必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作提供支持。行政事業(yè)單位還要加大檔案管理工作的宣傳力度，讓單位員工認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。單位還要明確檔案管理職責(zé)，把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。

（二）完善管理環(huán)境。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，行政事業(yè)單位還必須加大檔案管理方面的資金投入，定期更換檔案管理設(shè)施，為員工提供優(yōu)質(zhì)的工作環(huán)境，提供檔案管理人員的工作積極性和熱情。

（三）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，行政事業(yè)單位需要定期派遣人員外出學(xué)習(xí)專業(yè)知識和信息化知識，提高員工接受新知識和新事物的能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。

四、結(jié)語

如今，很多行政事業(yè)單位管理人員對檔案管理不重視，沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。行政事業(yè)單位正在快速發(fā)展，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化已經(jīng)成為行政事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)。檔案管理屬于行政事業(yè)單位的基層性工作，無法直接提高行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，往往會被單位領(lǐng)導(dǎo)忽視。行政事業(yè)單位還在采用手寫檔案管理方式，紙張?jiān)诒４婧驼砩隙即嬖谝欢ǖ碾y度，甚至?xí)璧K了行政事業(yè)單位的快速發(fā)展。要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化，相關(guān)部門必須健全檔案管理制度，加大檔案管理方面的資金投入。

【參考文獻(xiàn)】

［1］談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考［J］. 檔案與建設(shè)，2015（03）：88-89.

［2］徐金梅.信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理研究［J］. 中國管理信息化，2015（12）：200.