喬亞曉

淺談文書(shū)檔案在中專(zhuān)學(xué)校管理工作中的重要性

喬亞曉

文書(shū)檔案是各部門(mén)、機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的，它們是工作中的重要依據(jù)。在中專(zhuān)學(xué)校中，文書(shū)檔案也有著不可或缺的地位，它能夠讓學(xué)校的管理工作良性循環(huán)，提高學(xué)校工作效率以及提高教職工及學(xué)生的綜合素質(zhì)。本文主要講述了文書(shū)檔案在中專(zhuān)學(xué)校管理工作中的重要性。

學(xué)校 文書(shū)檔案 重要性

中專(zhuān)學(xué)校的文書(shū)檔案指的是學(xué)校在平時(shí)行政工作中所產(chǎn)生的那些請(qǐng)示、報(bào)告、通知等內(nèi)容的檔案。它們?cè)谄綍r(shí)學(xué)校的工作中起著舉足輕重的作用。但是目前，部分中專(zhuān)學(xué)校對(duì)文書(shū)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)其管理嚴(yán)重缺失，造成了學(xué)校在日常工作時(shí)沒(méi)有規(guī)范的條例進(jìn)行參考。所以，管理文書(shū)檔案首先要做到的就是充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案在中專(zhuān)學(xué)校管理工作中的重要性。

一、文書(shū)檔案的建立讓學(xué)校管理工作良性循環(huán)

文書(shū)檔案在中專(zhuān)學(xué)校中并不是單單涉及到某一個(gè)人或是某一個(gè)部門(mén)，它是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，與學(xué)校的每一個(gè)人員都有關(guān)系，甚至可以說(shuō)，每個(gè)文書(shū)檔案之間也存在著聯(lián)系。而文書(shū)檔案對(duì)學(xué)校的管理工作來(lái)說(shuō)有著重要的作用。

文書(shū)檔案會(huì)涉及到學(xué)校日常的工作，為學(xué)校的管理者提供重要的依據(jù)，也為學(xué)校的各個(gè)部門(mén)提供了工作中的重要借鑒。換句話說(shuō)，文書(shū)檔案工作是中專(zhuān)學(xué)校各項(xiàng)工作的前期準(zhǔn)備，無(wú)論是教學(xué)還是行政、人事等管理工作，文書(shū)檔案都存在其內(nèi)在的價(jià)值。合理的利用文書(shū)檔案，協(xié)調(diào)好它與人、事之間的關(guān)系，才能夠更好地開(kāi)展學(xué)校的管理工作。

文書(shū)檔案和學(xué)校的管理工作可以說(shuō)是相輔相成的，文書(shū)檔案的建立為學(xué)校的管理工作提供依據(jù)，而學(xué)校完善管理工作也是建立文書(shū)檔案的基礎(chǔ)。

二、文書(shū)檔案可以提高中專(zhuān)學(xué)校工作效率

建立健全的文書(shū)檔案可以為中專(zhuān)學(xué)校的工作帶來(lái)極大的方便：

（1）完善的文書(shū)檔案制度讓文書(shū)檔案的含金量大大增加。部分中專(zhuān)學(xué)校在文書(shū)檔案管理工作上，會(huì)讓專(zhuān)業(yè)的管理人對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于價(jià)值不高或壽命不長(zhǎng)的文書(shū)檔案進(jìn)行歸屬，然后再將剩余文書(shū)檔案分類(lèi)整理。這樣做可以讓后期的工作有序進(jìn)行，大大提高日常的工作效率。

（2）在中專(zhuān)學(xué)校的日常中，完善的文書(shū)檔案可以讓工作人員精準(zhǔn)查找，快速查閱。讓自己在工作中所遇到的問(wèn)題立刻做到有條可依，避免浪費(fèi)大量的時(shí)間用來(lái)查找相關(guān)規(guī)定。例如學(xué)校對(duì)犯錯(cuò)學(xué)生的處分，在完善的文書(shū)檔案之前，是由學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)進(jìn)行討論決定，而現(xiàn)在可以根據(jù)現(xiàn)行的文書(shū)檔案依條例處置，節(jié)約時(shí)間的同時(shí)更能容易讓其他人員信服。

（3）在網(wǎng)絡(luò)化迅速發(fā)展的現(xiàn)在，一些中專(zhuān)學(xué)校已經(jīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完善了文書(shū)檔案信息，讓學(xué)校的教職工在工作時(shí)不用再去專(zhuān)門(mén)的檔案室查找相關(guān)文件。一方面節(jié)省了大量查找文件的時(shí)間，另一方面還大大提高了文書(shū)檔案的閱讀量。

（4）文書(shū)檔案在日常的管理中，會(huì)不斷地進(jìn)行更新，測(cè)評(píng)，從而不斷地完善，并對(duì)之前的管理方法進(jìn)行比較，總結(jié)。有效的完善了中專(zhuān)學(xué)校的管理方式，形成一個(gè)良性循環(huán)，提高學(xué)校管理效率。

三、文書(shū)檔案可以有效提高中專(zhuān)學(xué)校學(xué)生及教職工素質(zhì)

文書(shū)檔案雖然是學(xué)校教職工在日常工作中所建立的，但是它也是教職工在工作中的依據(jù)，目的是讓所有教師或?qū)W生都能夠在學(xué)校中按照基本原則發(fā)揮自己的潛力，總之，就是讓所有學(xué)校中的教師在工作中提高自身素質(zhì)。

首先，文書(shū)檔案是在學(xué)校日常教學(xué)工作中建立的，是根據(jù)職位的不同，工作內(nèi)容的不同設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)。教職工和學(xué)生在學(xué)習(xí)工作過(guò)程中，依據(jù)文書(shū)檔案內(nèi)的相關(guān)規(guī)定也是提高他們專(zhuān)業(yè)化、水平化的表現(xiàn)。

其次，在工作和學(xué)習(xí)中，文書(shū)檔案可以有效地協(xié)調(diào)人與人之間的關(guān)系，規(guī)定每個(gè)人的工作范圍，但是又讓他們相互配合，共同完善。這點(diǎn)可以有效地提高學(xué)校中教職工工作的積極性。對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，也可以讓學(xué)生之間為了相同的目標(biāo)一起努力，共同學(xué)習(xí)，生活。

再次，文書(shū)檔案可以提高教師與教師之間、學(xué)生與學(xué)生之間的競(jìng)爭(zhēng)能力。一些鼓勵(lì)方面的文書(shū)檔案讓教師不斷地提高自己的教學(xué)質(zhì)量，例如教師之間的評(píng)優(yōu)評(píng)先、獎(jiǎng)勵(lì)制度。而對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)也是鼓勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的有效手段，例如學(xué)校的獎(jiǎng)學(xué)金制度。而在要求綜合素質(zhì)的今天，這對(duì)于相關(guān)人員綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力的提高也是一種有效的手段。

中專(zhuān)學(xué)校中文書(shū)檔案的管理有著重要的地位，但是并沒(méi)有引起所有人的重視。有些學(xué)校對(duì)于文書(shū)檔案的管理還是相對(duì)混亂。所以，目前在中專(zhuān)學(xué)校里，我們可以根據(jù)學(xué)校的自身情況完善相關(guān)文書(shū)檔案的管理制度，例如用專(zhuān)業(yè)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行文書(shū)檔案管理，提高管理人員素質(zhì)，建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工作中對(duì)已有的文書(shū)檔案不斷地更新、完善等等。

總之，建立完善文書(shū)檔案，對(duì)中專(zhuān)學(xué)校日常的工作、學(xué)習(xí)提供了良好的基礎(chǔ)，是學(xué)校工作中的重要組成部分，切不可敷衍了事或是直接忽視其重要性。

［1］陳慶杰.辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的意義體會(huì)［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2016（18）.

［2］和興蘭.醫(yī)院文書(shū)檔案管理存在的問(wèn)題及措施［J］.中國(guó)醫(yī)院建筑與裝備，2016（08）.

（作者單位：河南省平頂山市工業(yè)學(xué)校）