李 婷 吳 潔
淺談關(guān)于如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考
李 婷 吳 潔
我國大部分高校對教學(xué)檔案管理工作的重視程度隨著高校教學(xué)改革的深入而不斷提高。而對教學(xué)檔案進(jìn)行管理是高校管理工作所必不可少的一部分,所以隨著教學(xué)改革的深入,教學(xué)檔案的管理也應(yīng)該隨之不斷地更新。本文首先指出了當(dāng)前我國高校在教學(xué)檔案管理工作中存在的普遍問題,并針對這些問題,提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施,希望能夠為我國各大高校相關(guān)教學(xué)檔案管理工作的開展提供一定的參考意見,進(jìn)而促進(jìn)高校又好又快的發(fā)展。
高校 教學(xué)檔案 管理 問題 措施
(一)管理人員的綜合素質(zhì)偏低
我國目前大部分高校的教學(xué)檔案管理工作人員都并非是專業(yè)的檔案學(xué)人才,其檔案管理水平相對較低,具體表現(xiàn)在如下兩個方面:一方面,許多教職工的家屬因其進(jìn)入高校工作而直接獲得了一些行政崗位,但在上崗之前,他們并沒有任何相關(guān)的經(jīng)驗,也沒進(jìn)行崗前培訓(xùn),加之業(yè)務(wù)水平也不夠高,所以在短期內(nèi),他們很難適應(yīng)高校的教學(xué)檔案管理工作;另一方面,大部分高校都是由教學(xué)秘書來擔(dān)任教學(xué)檔案管理人員的,而這些教學(xué)秘書的日常工作也比較繁忙,包括行政、教務(wù)與學(xué)務(wù)等。與此同時,教學(xué)秘書的工作波動性較強(qiáng),這也就不可避免地對教學(xué)檔案管理連續(xù)性造成了一定的影響,同時相關(guān)人員對其管理工作的流程與熟悉程度也會受到影響,這些都使得教學(xué)檔案管理的水平一直得不到有效提升。
(二)管理制度的完善程度不高
雖然我國的大部分高校都已經(jīng)制定了一些與教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度,可是從目前的狀況來看,管理制度的不健全問題仍舊還存在從普遍的情況來看,教學(xué)檔案管理制度都缺少一套較為完整的、健全的規(guī)章制度來對其進(jìn)行管理,而大部分高校都只是對一些教材與內(nèi)容進(jìn)行了歸檔,并沒有對其歸檔時間與范圍等加以明確。對教學(xué)檔案的查閱和借閱等行為的登記措施也做得不夠完善,這些都極易造成教學(xué)檔案的流失。如此一來,每當(dāng)一遇到教學(xué)評估,高校就只能夠通過大量的人力、物力和財力投入來補(bǔ)充教學(xué)檔案材料缺口,這對教學(xué)檔案利用價值造成了極為嚴(yán)重的影響。
(三)對教學(xué)檔案管理工作的重視程度不夠
一方面,高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全地認(rèn)識到教學(xué)檔案管理這一工作的重要性,所以至今未將其列入到高校的日常工作事項,在其眼中,教學(xué)檔案管理是可有可無的,并不會對學(xué)校的教學(xué)活動產(chǎn)生任何較大影響;另一方面,我國目前的大部分高校都特別重視對科研項目的研究,所以將大部分經(jīng)費都投入到了其中,加之對教學(xué)檔案管理工作的不重視,對其的經(jīng)費投入就相對較少,所以造成了檔案管理的設(shè)備落后、管理條件差等問題,嚴(yán)重影響了教學(xué)當(dāng)檔案管理的有效性。
(一)通過加強(qiáng)教育來提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)
從整體上看,是檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)決定了教學(xué)檔案管理的水平,所以要想高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量得到提升,首先要做的就就是要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì),具體可從如下兩個方面入手:第一,加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的繼續(xù)教育學(xué)習(xí),包括專業(yè)知識以及其他學(xué)科知識的教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)、信息化技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等,為其提供更多的培訓(xùn)機(jī)會,從整體上提高其知識水平與管理能力。第二,適當(dāng)提高相關(guān)管理人員的福利待遇,以加強(qiáng)管理人員的職位穩(wěn)定性,減少人員的流動性。與此同時,還要更加積極地鼓勵相關(guān)管理人員去申報相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱,以使其工作更有方向和動力,提高其職業(yè)成就感。
(二)制定并完善與教學(xué)檔案相關(guān)的管理制度
作為高校教學(xué)管理的一個重要的組成部分,教學(xué)檔案的管理工作的開展就必須要將本校的實際情況結(jié)合起來,以此來制定出更加科學(xué)合理的規(guī)章制度。其中包括教學(xué)檔案建設(shè)的目標(biāo)、管理人員的相應(yīng)職權(quán)范圍等。除此之外,還要分院系地建立起檔案管理責(zé)任制,做到讓每一位教師都參與到教學(xué)檔案的收集與整理當(dāng)中,教師整理好自己的教學(xué)檔案之后,再交給檔案館的管理人員,檔案管理人員在統(tǒng)一匯總之后便可存檔保留。與此同時,還有必要定期地對教學(xué)檔案資料進(jìn)行檢查與評比,并制定出相應(yīng)的獎懲制度,已從思想上強(qiáng)化教職員工對自己教學(xué)檔案的重視。
(三)強(qiáng)化相關(guān)人員的教學(xué)檔案管理意識
教學(xué)檔案的管理并非是檔案管理人員的一己之責(zé),除了教師本身要重視之外,高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員扮演著更為重要的角色,對教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量所造成的影響更加直接和明顯。首先,作為高校領(lǐng)導(dǎo),要將教學(xué)檔案管理這一工作和其他工作一樣列入到會議日程當(dāng)中,定期地對其進(jìn)行督查,堅決地杜絕各種被動應(yīng)付行為的差生;其次,檔案管理者自身也要端正自己的工作態(tài)度,主動積極地聯(lián)系教師,與其協(xié)作,相互配合,做好相關(guān)教學(xué)材料與文件的立卷、歸檔工作。
近年來,隨著高校的擴(kuò)招,大量的新教職工也被引入,那么隨之而來的,教學(xué)檔案也就會不斷增加。而傳統(tǒng)的管理方法與作業(yè)手段已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前這一信息時代的各種發(fā)展需要了,這就使得高校的教學(xué)檔案管理工作面臨了更大的挑戰(zhàn)與壓力。所以,無論是高校領(lǐng)導(dǎo)、教師,還是檔案工作者,都要能夠正確地面對這一形式,積極主動地去克服現(xiàn)存問題,采取行之有效的措施來將其解決。
[1]嚴(yán)瑛,楊永潔.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建設(shè)和管理的意義及途徑[J].青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院學(xué)報,2012(02):177~179.
[2]尹翔.高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及其原因探析[J].文史月刊,2012(08):35~36.
(作者單位:江西理工大學(xué))