李 婷 吳 潔

淺談關(guān)于如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作的思考

李 婷 吳 潔

我國大部分高校對教學(xué)檔案管理工作的重視程度隨著高校教學(xué)改革的深入而不斷提高。而對教學(xué)檔案進(jìn)行管理是高校管理工作所必不可少的一部分，所以隨著教學(xué)改革的深入，教學(xué)檔案的管理也應(yīng)該隨之不斷地更新。本文首先指出了當(dāng)前我國高校在教學(xué)檔案管理工作中存在的普遍問題，并針對這些問題，提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，希望能夠為我國各大高校相關(guān)教學(xué)檔案管理工作的開展提供一定的參考意見，進(jìn)而促進(jìn)高校又好又快的發(fā)展。

高校 教學(xué)檔案 管理 問題 措施

一、高校在目前教學(xué)檔案的管理工作中存在的問題

（一）管理人員的綜合素質(zhì)偏低

我國目前大部分高校的教學(xué)檔案管理工作人員都并非是專業(yè)的檔案學(xué)人才，其檔案管理水平相對較低，具體表現(xiàn)在如下兩個方面：一方面，許多教職工的家屬因其進(jìn)入高校工作而直接獲得了一些行政崗位，但在上崗之前，他們并沒有任何相關(guān)的經(jīng)驗，也沒進(jìn)行崗前培訓(xùn)，加之業(yè)務(wù)水平也不夠高，所以在短期內(nèi)，他們很難適應(yīng)高校的教學(xué)檔案管理工作；另一方面，大部分高校都是由教學(xué)秘書來擔(dān)任教學(xué)檔案管理人員的，而這些教學(xué)秘書的日常工作也比較繁忙，包括行政、教務(wù)與學(xué)務(wù)等。與此同時，教學(xué)秘書的工作波動性較強(qiáng)，這也就不可避免地對教學(xué)檔案管理連續(xù)性造成了一定的影響，同時相關(guān)人員對其管理工作的流程與熟悉程度也會受到影響，這些都使得教學(xué)檔案管理的水平一直得不到有效提升。

（二）管理制度的完善程度不高

雖然我國的大部分高校都已經(jīng)制定了一些與教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，可是從目前的狀況來看，管理制度的不健全問題仍舊還存在從普遍的情況來看，教學(xué)檔案管理制度都缺少一套較為完整的、健全的規(guī)章制度來對其進(jìn)行管理，而大部分高校都只是對一些教材與內(nèi)容進(jìn)行了歸檔，并沒有對其歸檔時間與范圍等加以明確。對教學(xué)檔案的查閱和借閱等行為的登記措施也做得不夠完善，這些都極易造成教學(xué)檔案的流失。如此一來，每當(dāng)一遇到教學(xué)評估，高校就只能夠通過大量的人力、物力和財力投入來補(bǔ)充教學(xué)檔案材料缺口，這對教學(xué)檔案利用價值造成了極為嚴(yán)重的影響。

（三）對教學(xué)檔案管理工作的重視程度不夠

一方面，高校的領(lǐng)導(dǎo)并沒有完全地認(rèn)識到教學(xué)檔案管理這一工作的重要性，所以至今未將其列入到高校的日常工作事項，在其眼中，教學(xué)檔案管理是可有可無的，并不會對學(xué)校的教學(xué)活動產(chǎn)生任何較大影響；另一方面，我國目前的大部分高校都特別重視對科研項目的研究，所以將大部分經(jīng)費都投入到了其中，加之對教學(xué)檔案管理工作的不重視，對其的經(jīng)費投入就相對較少，所以造成了檔案管理的設(shè)備落后、管理條件差等問題，嚴(yán)重影響了教學(xué)當(dāng)檔案管理的有效性。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理工作的具體措施

（一）通過加強(qiáng)教育來提高相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)

從整體上看，是檔案管理人員的整體綜合素質(zhì)決定了教學(xué)檔案管理的水平，所以要想高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量得到提升，首先要做的就就是要提高相關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，具體可從如下兩個方面入手：第一，加強(qiáng)對相關(guān)管理人員的繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，包括專業(yè)知識以及其他學(xué)科知識的教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)、信息化技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)等，為其提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，從整體上提高其知識水平與管理能力。第二，適當(dāng)提高相關(guān)管理人員的福利待遇，以加強(qiáng)管理人員的職位穩(wěn)定性，減少人員的流動性。與此同時，還要更加積極地鼓勵相關(guān)管理人員去申報相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職稱，以使其工作更有方向和動力，提高其職業(yè)成就感。

（二）制定并完善與教學(xué)檔案相關(guān)的管理制度

作為高校教學(xué)管理的一個重要的組成部分，教學(xué)檔案的管理工作的開展就必須要將本校的實際情況結(jié)合起來，以此來制定出更加科學(xué)合理的規(guī)章制度。其中包括教學(xué)檔案建設(shè)的目標(biāo)、管理人員的相應(yīng)職權(quán)范圍等。除此之外，還要分院系地建立起檔案管理責(zé)任制，做到讓每一位教師都參與到教學(xué)檔案的收集與整理當(dāng)中，教師整理好自己的教學(xué)檔案之后，再交給檔案館的管理人員，檔案管理人員在統(tǒng)一匯總之后便可存檔保留。與此同時，還有必要定期地對教學(xué)檔案資料進(jìn)行檢查與評比，并制定出相應(yīng)的獎懲制度，已從思想上強(qiáng)化教職員工對自己教學(xué)檔案的重視。

（三）強(qiáng)化相關(guān)人員的教學(xué)檔案管理意識

教學(xué)檔案的管理并非是檔案管理人員的一己之責(zé)，除了教師本身要重視之外，高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員扮演著更為重要的角色，對教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量所造成的影響更加直接和明顯。首先，作為高校領(lǐng)導(dǎo)，要將教學(xué)檔案管理這一工作和其他工作一樣列入到會議日程當(dāng)中，定期地對其進(jìn)行督查，堅決地杜絕各種被動應(yīng)付行為的差生；其次，檔案管理者自身也要端正自己的工作態(tài)度，主動積極地聯(lián)系教師，與其協(xié)作，相互配合，做好相關(guān)教學(xué)材料與文件的立卷、歸檔工作。

三、結(jié)語

近年來，隨著高校的擴(kuò)招，大量的新教職工也被引入，那么隨之而來的，教學(xué)檔案也就會不斷增加。而傳統(tǒng)的管理方法與作業(yè)手段已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前這一信息時代的各種發(fā)展需要了，這就使得高校的教學(xué)檔案管理工作面臨了更大的挑戰(zhàn)與壓力。所以，無論是高校領(lǐng)導(dǎo)、教師，還是檔案工作者，都要能夠正確地面對這一形式，積極主動地去克服現(xiàn)存問題，采取行之有效的措施來將其解決。

［1］嚴(yán)瑛，楊永潔.加強(qiáng)高校教學(xué)檔案建設(shè)和管理的意義及途徑［J］.青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院學(xué)報，2012（02）：177～179.

［2］尹翔.高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題及其原因探析［J］.文史月刊，2012（08）：35～36.

（作者單位：江西理工大學(xué)）