朱建寶

論高校學生公寓管理服務的信息化建設

朱建寶

中國教育事業(yè)的快速發(fā)展，讓大學教育由精英教育逐步轉(zhuǎn)變成大眾教育，近年來各高校不斷擴大招生，高校在校學生人數(shù)急速增長。高校后勤部門對學生公寓的管理正在經(jīng)歷一場深刻的變革，信息技術(shù)將廣泛地運用到學生生活的各個鄰域，故加快信息化建設步伐是推進高校發(fā)展的必經(jīng)之路。本文對高校學生公寓信息建設的背景及意義做了詳盡的闡述，本文對中國計量大學學生公寓在推行管理服務信息化過程中遇到的問題及取得的成果作了深入分析，并總結(jié)提出推進高校公寓管理服務信息化應遵循的原則。

高校 學生公寓 信息技術(shù)

隨著中國教育體制不斷改革，大學教育由精英教育逐漸轉(zhuǎn)變成大眾教育，近年各高校不斷擴大招生，在校學生人數(shù)激增。學生公寓作為學校的部門，對學生公寓的管理機制上正在經(jīng)歷一場深刻的變革。這次變革要求學生公寓管理必須改變陳舊的工作方式，提高管理效率，提升服務質(zhì)量，逐步完善公寓的育人功能，最終滿足當前高等教育對保障提出的高水平要求。如何實現(xiàn)這一目標是當前學生公寓管理過程中極其重要的問題。有效解決問題的途徑之一，是在公寓管理服務各個環(huán)節(jié)廣泛運用各種先進技術(shù)，并形成統(tǒng)一管理系統(tǒng)，加快完善公寓管理的信息化建設步伐，推進規(guī)范管理和優(yōu)質(zhì)服務?？梢?，全面提升學生公寓管理服務信息化水平，勢在必行。

一、學生公寓管理服務中信息化建設的背景和意義

（一）學生公寓管理服務中信息化建設的背景

信息技術(shù)的發(fā)展給人們的生活帶來很大的便利，各種電子化解決方案已經(jīng)在企業(yè)管理和服務中發(fā)揮了重要的作用。同樣在教育領域，信息化手段也日益顯示處其重要性。信息技術(shù)在高校的廣泛應用必將有效地促進教育現(xiàn)代化及管理信息化，高校本身的信息化建設也是培養(yǎng)面向信息化社會創(chuàng)新人才的要求。

高校后勤作為高等教育事業(yè)的組成部分，也充分意識到信息化給日常管理及服務帶來的益處，其中學生公寓管理部的信息化建設是學校后勤信息化建設中重要的一環(huán)。近年來高校學生公寓管理的機制、體制已經(jīng)發(fā)生了根本性的變革。提高管理效率，提升服務質(zhì)量，逐步完善學生公寓的育人功能，滿足當前高等教育對后勤保障提出的高水平要求，是當前高校對學生公寓管理的具體要求，而解決問題的有效途徑是在公寓管理各個環(huán)節(jié)廣泛運用計算機技術(shù)為基礎的各種先進技術(shù)，加快推進學生公寓管理的信息化建設步伐。

（二）學生公寓管理服務中信息化建設的意義

學生公寓信息化建設的意義在于：1、通過技術(shù)手段實現(xiàn)管理與服務信息化，使信息系統(tǒng)成為部門與部門關系的紐帶和服務學校服務師生的橋梁，相應的數(shù)據(jù)報表將成為學生管理的決策依據(jù)。通過信息化建設實現(xiàn)科學運行管理、合理利用資源、提高管理效率、降低運行成本、確保師生生命財產(chǎn)安全、確保學校安全穩(wěn)定。2、運用計算機網(wǎng)絡技術(shù)能很好地解決工作中原來都無法解決的難題，信息化建設的過程就是引進新思路、新設備解決新問題的過程。3、信息化將帶動組織機構(gòu)、崗位人員優(yōu)化。以中國計量大學為例，學生在學校日常事務的辦理，如：水、電、飯卡充值、退費、報修、開網(wǎng)、寢室調(diào)整等需要去很多的部門辦，為了減少學生辦事的時間和路程，后勤服務中心專門在生活區(qū)建設了后勤服務大廳，實現(xiàn)了一站式服務。定制并開通了“計量微報修”服務平臺，專門設立了報修接單員崗位和專職工作人員，負責線上線下接單工作，這些都是信息化給組織機構(gòu)帶來的優(yōu)化措施。

二、學生公寓管理服務信息化的實際應用

各大高校在學生公寓管理服務信息化建設中，都有一些實踐與探索，公寓管理與服務涉及的內(nèi)容很多，許多領域已經(jīng)逐步引進使用信息技術(shù)。中國計量大學后勤服務中心公寓管理部在信息化過程中，廣泛引進利用計算機技術(shù)、電子通信技術(shù)、自動控制技術(shù)等先進技術(shù)對管理與服務的諸多環(huán)節(jié)進行了改造提升。

（一）學生公寓的住宿管理

中國計量大學在校生從幾千人到現(xiàn)在的幾萬人規(guī)模，學生公寓也達到了21幢，原有的學生公寓信息系管理模式已不適用于現(xiàn)在的學生規(guī)模，公寓管理部引進計算機技術(shù)，并研發(fā)了“公寓學生信息管理軟件”，實現(xiàn)了在電腦上查詢學生住宿信息，如：寢室床位查找、換寢操作、退寢操作等功能。這幾年內(nèi)，該軟件發(fā)揮了較大的作用。但這個軟件需要人工錄入信息，同時也不能與學工部、分院、共享信息，成為了信息孤島，逐漸不適應現(xiàn)代的管理需求。

現(xiàn)校學工部聯(lián)合各分院及公寓管理部，結(jié)合學校信息化的建設要求，設計了一套學生宿舍信息綜合管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包括學生基本資料庫，根據(jù)實際宿舍安排的原則，實現(xiàn)對學生入住寢室的自動安排，并可記錄學生在宿舍里的一切情況，并具備統(tǒng)計、查詢和分析等功能。從而準確、快速地了解到整個學生公寓的住宿情況、房間和床位的安排情況，為以后的發(fā)展規(guī)劃提供科學的依據(jù)。

（二）學生公寓的資產(chǎn)設備管理

校后勤資產(chǎn)管理處，根據(jù)工作需要，引進了資產(chǎn)設備管理軟件，首先，在采購入庫時，將設備信息錄入信息庫，并打印條碼標簽，張貼在實物上。同時管理者可以通過計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，查詢家具設備等資產(chǎn)使用情況及安裝時間、地點、使用年限、規(guī)格、單價等。使用部門也可以通過辦公網(wǎng)，查看本部門家具設備的使用情況，并且可以在網(wǎng)上申請報廢、更新、調(diào)整歸屬部門等工作，基本實現(xiàn)了專項工作網(wǎng)上辦公。

（三）學生公寓的水電消費自動化管理

我校學生公寓開始使用的是人工抄表的電表和水表，新校區(qū)建成后采用了插卡式電表和水表，在公寓信息化推進過程中，分批更新為網(wǎng)絡充值自動扣繳的電表。計算機控制和管理系統(tǒng)可以自動對公寓內(nèi)各宿舍的電表、水表消耗量進行動態(tài)計數(shù)并自動結(jié)算形成專用數(shù)據(jù)庫，水電管理人員可以隨時對水電的用量、費用等需要的數(shù)據(jù)進行打印報表。解決了學生排隊繳費的問題，解決欠費停電充電困難的問題，解決了收費員不足，加班加點的問題，解決了用電用水安全的問題，提升了管理服務水平。

（四）學生公寓的安全管理（門禁、監(jiān)控、消防報警等）

學生公寓安全管理關系到學生人身安全和財產(chǎn)安全，關系到學校和一方平安。學校和后勤領導非常重視標準化公寓建設和公寓信息化工作的推進，學生公寓借助標準化公寓建設的東風，引進了無障礙門禁系統(tǒng)，經(jīng)過一段時間試用后，進一步完善升級為有障礙通道和門磁鎖雙安全識別系統(tǒng)，白天和夜間均實現(xiàn)了刷卡識別出入公寓，解決了學生串樓和外來人員溜入樓內(nèi)行竊的問題，還實現(xiàn)了學生刷卡晚簽到，解決了學生代簽到和晚歸、不歸現(xiàn)象發(fā)現(xiàn)不了的問題。學校的21幢公寓樓，主副樓梯通道口都安裝了高清監(jiān)控探頭，沿街部分樓宇在各層樓道，也進行了安裝，實現(xiàn)了24小時全方位視頻監(jiān)控，同時在樓宇外圍安裝了紅外報警系統(tǒng)，進行夜間布控，有效防止了學生公寓盜竊案件的發(fā)生。學校高層學生公寓在設計建造時，就安裝了煙感報警系統(tǒng)和自動噴淋系統(tǒng)，能夠在第一時間發(fā)現(xiàn)并發(fā)出報警，有效降低了火災的發(fā)生，使學生公寓安全得到保障。

（五）學生公寓的檢修、報修管理

學生公寓基礎設施設備的好壞，關系到學生的住宿環(huán)境，更關系到學生的學習和生活。修不了、修不好、修不及時、是學生在公寓內(nèi)遇到的最鬧心、最頭痛、最影響生活的問題。學校和后勤領導為此也廢了很多腦筋，想了很多辦法。在后勤公寓信息化推進過程中，研發(fā)了網(wǎng)絡報修軟件，開通了“計量微生活”服務平臺。學生通過關注“計量微生活”進行簡單操作，就可實現(xiàn)在寢室內(nèi)，將問題通過網(wǎng)絡傳到維修部。改變了以往拿著報修單到處找維修部的現(xiàn)象，改變了見不到維修工而無法簽單確認的現(xiàn)象，改變了因修不好、修不了、修不及時而無處反映的現(xiàn)象。同時后勤還實行免材料、免人工服務費，并為此專門設置了“計量微生活”接單員崗位和人員，落實接單、派單、跟蹤、回訪等工作，確保工作措施落到實處。

（六）后勤服務大廳網(wǎng)上辦公系統(tǒng)

隨著規(guī)模擴大，宿舍面積也隨之擴大，學生公寓分布在不同的生活區(qū)，計算機和網(wǎng)絡技術(shù)使工作人員之間溝通不再困難，信息通過網(wǎng)絡很快傳遞到每個角落。工作效率有了質(zhì)的轉(zhuǎn)變。同時辦公自動化也大大節(jié)約了辦公經(jīng)費和成本，提高了經(jīng)濟效益。

三、學生公寓信息化建設需注重幾個階段

（一）需求分析階段

要對學生公寓管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀進行調(diào)查研究，即對管理部門的新型體制、信息交流渠道、各部門之間的聯(lián)系進行調(diào)查了解，收集整理各種原始數(shù)據(jù)找出其內(nèi)在的聯(lián)系和規(guī)律，而后轉(zhuǎn)化為相應的公寓管理問題，建立相應的管理模型。

（二）開發(fā)設計階段

通過對實際情況的調(diào)查研究，由專門開發(fā)設計人員通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)進行合理設計，各個子系統(tǒng)的設計都不一樣，大體分為硬件部分和軟件部分，如住宿管理主要是對數(shù)據(jù)庫和應用軟件的設計。整個設計應嚴格按照科學規(guī)范的流程進行，以便系統(tǒng)的維護。

（三）系統(tǒng)調(diào)試并投入運行階段

通過大量的測試和調(diào)試，得到一個功能完善、運行穩(wěn)定、操作方便的學生公寓管理系統(tǒng)。經(jīng)過一段時間的試運行，在確認系統(tǒng)正確可靠后，確定投入正式運行，并做好鑒定和檢驗工作。

（四）整理資料，規(guī)范工作流程

信息技術(shù)的更新和發(fā)展是非?？斓?，設計者可根據(jù)文檔快速實現(xiàn)系統(tǒng)的更新?lián)Q代，設計好系統(tǒng)后，應具備有關的文檔資料，如幫助文檔，以便使用者能夠快速掌握并按照規(guī)定的工作流程工作。

（五）推廣運用，為教育管理實現(xiàn)整體信息化創(chuàng)造條件

對整個學校而言，很多部門管理服務的對象都是學生，學生公寓管理系統(tǒng)已經(jīng)建立了一整套信息資料，這些資料都是可以互相共享的，為實現(xiàn)教育管理整體信息化創(chuàng)造條件。

四、學生公寓信息化建設應遵循幾個原則

（一）領導重視

領導者確立組織的宗旨和方向。要推進學生公寓信息化建設必須解決推進過程中遇到的一切問題，如資金不足、人才短缺等。

（二）全員參與

信息化建設的再好。如果大家都視作若有若無，平時不去宣傳它、使用它、依賴它，那我們的錢就浪費了。因此在建設和使用過程中就應倡導全員參與。

（三）持續(xù)改進

信息化技術(shù)不是一開發(fā)出來就能適應本校的實際情況，需要用實踐來檢驗其是否可行。在實際運用過程中肯定會遇到一些不完善的功能，因此應建立一套改進機制，使整個系統(tǒng)逐步完善。

經(jīng)許多高校實踐證明，學生公寓管理服務實現(xiàn)信息化大大推動了高校后勤服務的改革，提高了公寓管理水平。因此，作為高校公寓管理者，應該充分認識到信息技術(shù)給我們帶來的好處，積極探索，把學生公寓建設成為現(xiàn)代化家園。

［1］李敏.王海亮高校后勤信息化建設現(xiàn)狀與對策研究［J］.中北大學學報（社會科學版），2007，23（SI）.

［2］于璞.高校后勤信息化改革探索與實踐［J］.中央民族大學學報（自然科學版），2008：17（01）.

［3］劉建萍.高校后勤管理信息化探索［J］.高校后勤研究，2008（04）.

（作者單位：中國計量大學）

朱建寶（1973-），男，漢族，浙江杭州人，本科，助理經(jīng)濟師，研究方向：高校后勤管理。