趙佳玉

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關于民辦高校行政秘書職業(yè)素質(zhì)提升的若干思考

趙佳玉

【摘 要】行政工作在學校發(fā)展中處于重要地位，民辦高校因其自身發(fā)展的特殊性，導致行政隊伍不穩(wěn)定，工作人員積極性不高。行政隊伍的不穩(wěn)定勢必會制約高校行政管理效能，本文以高校行政人員職業(yè)素質(zhì)方面為基點，探討如何提高高校行政秘書職業(yè)素質(zhì)及發(fā)展路徑。

【關鍵詞】民辦高校 行政秘書 職業(yè)素質(zhì)

一名合格的行政秘書應具備良好的職業(yè)道德素質(zhì)，而職業(yè)道德與素質(zhì)并不是一蹴而就可以養(yǎng)成的，需要經(jīng)過幾年甚至更長時間從外到內(nèi)的轉(zhuǎn)化過程，所以必須了解所從事職業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀，清楚找出自身不足并運用科學的方法加以改正。

一、民辦高校行政秘書工作特點

（一）工作煩瑣

學校辦公室的行政秘書區(qū)別于其他行政部門的工作人員，他們每天一上班就會接觸到各種瑣碎的事情，從旁觀者的角度看，仿佛是一臺高速運轉(zhuǎn)的機器。工作中涉及的任務與內(nèi)容通常也會超過其崗位設置的工作范疇，例如在民辦高校一名行政秘書除了做好本職工作外，還要兼任辦公室固定資產(chǎn)管理員、網(wǎng)絡管理員、檔案員等超出本職范圍的眾多瑣碎工作內(nèi)容。所以行政秘書必須時刻保持清醒的頭腦，迅速從大量的事務中整理出頭緒，分清工作主次，將亟待解決的工作爭取早日完成。

（二）協(xié)調(diào)溝通

行政秘書除了要完成各種瑣碎的工作內(nèi)容外，還需要協(xié)助院領導與各個部門溝通、協(xié)作；行政秘書作為領導的助手，除了善于把握形勢，了解教育發(fā)展新動態(tài)，時刻關注教育改革新的發(fā)展方向，定期與領導匯報溝通新的工作方法與思路。除此之外行政秘書還需要具有較高的綜合協(xié)調(diào)能力和團隊意識，不單打獨斗、學會與各部門團隊協(xié)同工作，花最少的時間精力，將工作最高效的完成，在完成工作的同時也需要協(xié)調(diào)輔助領導處理好日常事務、突發(fā)事件，從而推動學校工作的正常有序開展[1]。

（三）紀律嚴格

由于行政秘書工作特殊性，會直接接觸學校很多重大決策事宜的商議討論，這就更需要行政人員具有嚴格的紀律性、具備敏銳的政治靈敏度，凡事以大局為重，做到有所言而有所不言，有所為而有所部位，做好各項工作的保密事宜。

二、民辦高校行政秘書應具備的職業(yè)素質(zhì)

（一）認清形勢，端正思想

目前民辦高校處于轉(zhuǎn)設轉(zhuǎn)型的“雙轉(zhuǎn)”時期，這一時期，需要行政秘書轉(zhuǎn)化固有的思想理念，變被動服務為主動服務，統(tǒng)一思想意識。堅持“高教強省”戰(zhàn)略方針，樹立正確的政治方向，將上級部門的文件讀透、吃透。同時在工作中不斷總結(jié)自己的不足，爭取每周一總結(jié)，每周一反思，增強工作的計劃性和預見性，變被動為主動，把自己的工作落到實處。

（二）實事求是敢于創(chuàng)新

行政工作除了要做到實事求是外，還需要從實際出發(fā)，做到理論聯(lián)系實際，以實事求是為基礎，以創(chuàng)新發(fā)展為導向。所謂創(chuàng)新，就是主體結(jié)合各方面的信息，形成特定目標，進而產(chǎn)生有社會價值新成果的過程[2]。民辦高校發(fā)展的獨特性就要求行政秘書不能閉門造車，不能故步自封，應該在實際工作中用創(chuàng)新觀念解決問題，盡快找到適合自己的工作特點與規(guī)律，提高工作效率。

三、民辦高校行政秘書養(yǎng)成策略

（一）完善行政管理培訓體系

行政秘書工作的好壞直接影響到學校行政工作正常開展與否，那么民辦高校就應為行政管理人員，尤其是行政秘書創(chuàng)造良好的工作環(huán)境與培訓體系。這種培訓體系不同于以往走馬觀花式的培訓，若想完善民辦高校行政秘書培訓體系應從校內(nèi)和校外培訓兩方面入手。例如可以定期組織有經(jīng)驗的高校行政管理人員對行政秘書培訓，培訓內(nèi)容可以從目前民辦高校的工作現(xiàn)狀和實際應用中展開。行政秘書也應該及時發(fā)現(xiàn)工作中遇到的問題、通過集體討論、研究的方式，探究解決問題的方案，進而提高自身的工作能力。校外培訓除了定期參加上級單位外，還可以與兄弟院校共同組織工作研討會，通過與各位同仁的接觸，交流信息，取長補短，學習借鑒兄弟院校的先進的行政管理工作經(jīng)驗。

（二）制定合理的量化考核機制

目前，高校對于教師有考核標準和獎勵機制，但是對于行政人員確沒有任何的考核量化機制，筆者認為這是導致行政人員工作熱情度不高、積極性不強的最主要原因。高校的行政秘書工作的煩瑣性導致全面的量化考核是不切合實際的，所以應該選擇部分核心指標對其考核，如部門職能和崗位職責的履行情況。而在年底的公開民主評議的工作會議中，可以通過各部門互評的方式進行質(zhì)化考核。

高校的行政工作在高校日常工作中發(fā)揮重要的作用，目前民辦高校行政工作環(huán)境不健全、隊伍構成不穩(wěn)定等方面導致其隊伍素質(zhì)普遍偏低，所以若想提高行政隊伍水平，就應從行政秘書的素質(zhì)提高做起，使行政人員都能積極樂觀地看待工作，把握自己的工作特點，不斷錘煉業(yè)務素質(zhì)，切實提高工作質(zhì)量，更加積極地適應新型民辦高校發(fā)展的需要。

參考文獻：

[1]宋立.關于轉(zhuǎn)型發(fā)展期高校行政秘書工作的思考[J].秘書工作,2009(4):11～12.

[2]肖榮英.淺析高校二級學院行政秘書工作的特點和現(xiàn)狀[J].湖北函授大學學報,2012(8)28～29.

(作者單位：長春大學）

作者簡介：趙佳玉(1993-)，女，滿族，實習研究員，本科，研究方向：行政管理與教育方向。