張 健

試析單位檔案管理所面臨的問題及解決對策

張 健

現(xiàn)在幾乎所有的大中型企業(yè)或者單位都在慢慢進(jìn)行檔案管理方法和模式的更新，電子檔案已經(jīng)逐漸成為檔案管理的主流，各種應(yīng)運(yùn)而生的檔案管理的軟件和工具的實(shí)效也在越來越明顯地體現(xiàn)出來，這使得檔案管理工作的整體質(zhì)量和效率都得到了極大更新。本文對此進(jìn)行了分析研究。

單位 檔案管理 問題 對策

一、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變

在管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

二、檔案管理工作中面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實(shí)性問題

筆者所在的抽水站管理所在檔案管理上已經(jīng)全面采取了電子檔案的管理形式，但是，在實(shí)際管理中還是會(huì)存在各種問題。首先，電子檔案的原件的真實(shí)性是一個(gè)難以分辨的問題，這也給實(shí)際的檔案管理工作帶來了一些阻礙。電子文件被刪除的概率會(huì)更大，一旦那些原始文件以電子文檔的形式存檔后，文檔的原件將無法查找，檔案撰寫人的筆跡、簽字等都不可能再核實(shí)，這就給以電子形式留存下來的檔案的真實(shí)性在鑒定上帶來了難關(guān)。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題

電子檔案在內(nèi)容的保密性上也容易產(chǎn)生問題。一般來說，電子檔案可以被不同的網(wǎng)絡(luò)終端搜索到，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端上的電子文件也可以同時(shí)發(fā)送給其他的多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，這在提升了文件共享效率的基礎(chǔ)上也給電子檔案的保密性帶來了挑戰(zhàn)。一些不需要或者不應(yīng)當(dāng)對外公布的檔案在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下很難真正保持其私密性，如果外界有意進(jìn)攻，各種病毒乃至網(wǎng)絡(luò)黑客都可以肆意侵襲企業(yè)或單位的電腦設(shè)備，能夠獲取這些電子檔案資源，這種私密性的難以保障很容易帶來很多隱性問題。

（三）電子檔案保留的長久性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖說非常麻煩，管理效率上非常低，但是總體來說，只要檔案還存在，檔案保留的長久性問題就不用過多的擔(dān)憂。但是，以電子形式存在的檔案在這一點(diǎn)上卻并不樂觀。一方面，電子檔案在保存方便，占有存儲(chǔ)空間小等優(yōu)勢的基礎(chǔ)上也會(huì)存在容易丟失或者是難以找尋的各種問題，這會(huì)直接影響到檔案管理的長久性。另一方面，一旦企業(yè)或者單位的電子設(shè)備或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭到外來力量的攻擊，比如，遇到黑客的侵襲，這不僅會(huì)讓單位的大量信息資源和電子檔案都被竊取，黑客也可以輕易將這些檔案資料刪除，這些資料就很難再找回來，這也是檔案管理長久性問題上的一個(gè)挑戰(zhàn)。

三、完善策略

（一）培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才

電子檔案在管理上首先需要有一批專業(yè)化的管理人才作為依托，檔案管理人員首先要非常熟悉電子檔案的搜集、錄入、歸檔與管理等各方面的工作事宜，也要具備非常嫻熟的操作與應(yīng)用管理軟件的能力。目前，筆者所在的抽水站管理所已經(jīng)在慢慢嘗試對于專業(yè)的檔案管理人員的培訓(xùn)，檔案管理部門在不斷引入那些優(yōu)質(zhì)且高效的管理軟件的同時(shí)，也會(huì)有意識地培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和操作技能，讓管理人員能夠更好地適應(yīng)這種新型管理模式，并且將檔案管理工作中的各項(xiàng)事務(wù)都落到實(shí)處。

（二）建立健全安全管理法規(guī)

以電子形式存在的企業(yè)檔案在管理中最大的一個(gè)挑戰(zhàn)就是檔案的安全性問題，在化解這個(gè)問題的過程中必須首先從本質(zhì)環(huán)節(jié)上進(jìn)行加強(qiáng)，那便是建立健全企業(yè)檔案管理的安全性法規(guī)。國家首先應(yīng)當(dāng)在立法層面給企業(yè)在電子檔案管理的方法模式上進(jìn)行限定，并且要致力于建立更加安全和諧的整體互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，這一點(diǎn)非常重要。另一方面，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的防范，可以在企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)安全管理問題上進(jìn)行加強(qiáng)，讓企業(yè)的電子檔案能夠更妥善的得到保管。

（三）完善電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)要有意識地完善自身的電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)與流程，要建立一個(gè)更為明確的電子檔案管理體系，讓管理人員能夠熟悉檔案管理工作的正確展開流程，明晰每一個(gè)環(huán)節(jié)需要落實(shí)的工作，并且知道碰到各類問題后應(yīng)當(dāng)如何處理與應(yīng)對。完善健全企業(yè)電子檔案管理的工作流程和制度很有必要，這不僅能夠讓檔案管理工作更加規(guī)范合理，管理的質(zhì)量也能夠有更大的保障。

（四）開發(fā)可以相互兼容的檔案管理軟件

研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點(diǎn)，以此帶動(dòng)全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

[1]張玉梅．高速公路電子檔案管理分析[J]．吉林交通科技,2010(04)．

[2]甘明．電子檔案管理與我見[J]．科技檔案,2004(03)．

（作者單位 ：江蘇省鹽城市濱?？h大套第一抽水站管理所）