孫麗麗

浙江大學(xué) 浙江杭州 310028

信息時(shí)代下的高校檔案管理創(chuàng)新分析

孫麗麗

浙江大學(xué) 浙江杭州 310028

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，高校的檔案管理模式也發(fā)生了很大的變化。為了保證檔案管理更加科學(xué)和有效，高校就要重視在管理檔案時(shí)與信息技術(shù)相結(jié)合，使高校的檔案管理更加精確和方便。因此，促進(jìn)高校檔案管理的信息化，為高校的發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，有利于整個(gè)高校更加有效率的發(fā)展。

信息時(shí)代；高校；檔案管理；創(chuàng)新

高校檔案管理與學(xué)生的信息有密切的關(guān)系，同時(shí)對于整個(gè)學(xué)校效率的提升也有很大的作用。高校大部分的檔案都與學(xué)生的信息有關(guān)，如果能夠創(chuàng)新高校檔案管理，將檔案的管理與信息技術(shù)相結(jié)合，就會更加方便對于學(xué)生的管理，同時(shí)也能夠跟隨當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展，使檔案管理實(shí)現(xiàn)電子化，提升高校整體的檔案管理效率。

一、檔案管理信息化

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，高校的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。當(dāng)前檔案是高校管理中最主要的一部分，檔案管理的好壞關(guān)系著整個(gè)學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r。為了保證檔案的完整性、連貫性，高校必須要充分與時(shí)代接軌，將學(xué)生的信息整體錄入到電子檔案當(dāng)中，雖然有一些高校在傳統(tǒng)的檔案整體中相對較為完整，但是隨著高校人員的增加，隨著檔案復(fù)雜程度的增加，學(xué)生的檔案管理也呈現(xiàn)了很多的現(xiàn)實(shí)問題。比如，有些高校畢業(yè)生在畢業(yè)以后回學(xué)校有可能找不到自己的檔案，也有可能找檔案信息的時(shí)候需要花費(fèi)很長的時(shí)間。因此，檔案管理電子化迫在眉睫，高校的檔案管理必須要從實(shí)際情況出發(fā)，提早錄入到電子信息系統(tǒng)當(dāng)中。首先，高校要做的就是將在校的所有師生的檔案完整錄入到電子信息系統(tǒng)，并對電子信息系統(tǒng)的信息進(jìn)行核對。其次，在完成好數(shù)據(jù)錄入之后，還要對整體的數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)的調(diào)整、分析、矯正與歸納，對于一些重要的檔案還要進(jìn)行標(biāo)注。例如，哪些人的檔案是不完整的，那些人的檔案缺少哪些資料，哪些人已經(jīng)畢業(yè)，哪些人的檔案暫時(shí)不在學(xué)校等一些特殊情況，檔案管理人員都要一一做出比對，并進(jìn)行標(biāo)注，以保證所有師生檔案的完整性與延續(xù)性。同時(shí)還要注重電子檔案的信息保密以及數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全，建成完整的數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。只有這樣，高校的檔案信息才能實(shí)現(xiàn)管理的發(fā)展與創(chuàng)新，與當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展緊密結(jié)合。因此，作為高校檔案的管理人員要重視將檔案管理信息化，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理，形成較為完整的合理的檔案管理體系，從而更加方便高效的管理工作，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上平臺的信息化數(shù)字檔案管理，最終減少不必要的程序，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范運(yùn)行，從而大大提升高校的檔案管理效率。

二、檔案管理系統(tǒng)化

檔案管理除了要實(shí)現(xiàn)電子信息化，將所有師生的資料都要錄入到系統(tǒng)之外，還要重視將學(xué)生的信息系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化與準(zhǔn)確化，從而保證高校學(xué)生的檔案更加安全、方便。電子檔案的發(fā)展已經(jīng)有一段時(shí)間，很多的高校單位雖然也進(jìn)行了電子檔案的錄入與管理，但是由于檔案錄入人員沒有專門的計(jì)算機(jī)技術(shù)以及知識的更新等導(dǎo)致電子信息的錄入出現(xiàn)差錯(cuò)、漏洞或者不規(guī)范等情況。因此，檔案管理的系統(tǒng)化對于高校有效率的查找檔案以及整理檔案都具有一定的幫助。例如，高校要根據(jù)自身的管理要求進(jìn)行檔案的電子整理，比如制定一個(gè)整理的檔案規(guī)則，按照年份對每個(gè)班級的學(xué)生進(jìn)行檔案的整理，按照專業(yè)的劃分對教師的隊(duì)伍進(jìn)行檔案的電子輸入與管理，同時(shí)將學(xué)生與教師的檔案分別進(jìn)行相關(guān)的整理，從而使整個(gè)檔案系統(tǒng)有序化。對于檔案系統(tǒng)的整理而言，高校的管理者要重視培訓(xùn)檔案的整理人員，讓他們了解并且熟練計(jì)算機(jī)信息的各項(xiàng)技術(shù)，從而快速、有效的整理好相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)，保證高校檔案數(shù)據(jù)的合理性與系統(tǒng)性，這樣不論是教師或者學(xué)生，他們的檔案信息都能在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下一目了然。因此，學(xué)校的檔案在信息化的基礎(chǔ)上進(jìn)行系統(tǒng)化，有助于使檔案管理更加有序和規(guī)范。隨著信息技術(shù)的廣泛使用，越來越多的學(xué)校更加注重信息技術(shù)的使用，當(dāng)前很多的高校已經(jīng)使用電子檔案來管理學(xué)生的信息，為了進(jìn)一步突出信息技術(shù)的優(yōu)勢，學(xué)校就要在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上更加重視系統(tǒng)化，從而保證高校檔案管理的有序性。

三、檔案管理規(guī)范化

檔案管理的電子信息化需要更加的完善和規(guī)范，才能保證整個(gè)高校師生信息的相對稱。例如，雖然一些學(xué)校已經(jīng)把紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理，但是忽視了其中很多的檔案管理的細(xì)節(jié)，有可能導(dǎo)致整個(gè)檔案管理的雜亂以及信息遺漏等現(xiàn)象。因此，作為高校的檔案管理者，要在信息化、系統(tǒng)化的基礎(chǔ)上保證檔案管理的規(guī)范性。比如，對于電子檔案的資料整理來說是一個(gè)相對而言巨大的工程，如果管理人員不認(rèn)真、不規(guī)范就很有可能漏掉學(xué)生的信息，造成信息混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致學(xué)生檔案混亂，對于畢業(yè)和以后參加工作來說都是一件非常麻煩的事，而且不利于高校工作整體效率的提升，讓管理工作更加困難。對于電子檔案的管理來說，如果沒有專門的人員進(jìn)行規(guī)范性的管理，就會造成電子檔案的失真，使電子檔案的完整性與可靠性受到質(zhì)疑，影響高校檔案管理的正常工作。因此，在知識經(jīng)濟(jì)信息產(chǎn)業(yè)的帶領(lǐng)下，雖然方便了高校檔案的管理，加快了檔案的查找工作。但是如果沒有規(guī)范的管理工作，也會導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)各種各樣的問題。為了保證高校檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、創(chuàng)新性與規(guī)范性，就必須要對檔案進(jìn)行歸納、整理以及核對，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確性，使電子檔案的管理更加廣泛化和人性化，促進(jìn)高校電子檔案的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)電子檔案的創(chuàng)新管理，保證高校在電子檔案的管理中更加游刃有余。

四、結(jié)語

隨著科技的發(fā)展，信息管理技術(shù)逐漸成熟。對于高校的檔案管理來說，如何有效率的管理一直是一個(gè)難題。當(dāng)前高校的檔案管理要想突破以前傳統(tǒng)的管理模式，就要重視創(chuàng)新管理模式，充分與當(dāng)前的電子信息相結(jié)合，注重高校檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、規(guī)范化，合理利用電子檔案的優(yōu)勢，從而努力實(shí)現(xiàn)高校電子檔案的準(zhǔn)確性，使高校檔案的管理更加有效率。

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