黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業(yè)人事檔案管理問題與優(yōu)化方式探索

黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業(yè)人事檔案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是記載企業(yè)發(fā)展歷史，發(fā)現(xiàn)人才，使用人才和管理人才的重要途徑，為企業(yè)的人力資源開發(fā)和預(yù)測提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。本文對現(xiàn)有的企業(yè)人事檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，闡述了加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的具體對策。

企業(yè)人事檔案；管理；問題；對策

人事檔案管理既記載了工作人員的具體信息，也體現(xiàn)了一個企業(yè)的人事變動情況，為企業(yè)人力資源的配置提供有效的依據(jù)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)向市場化發(fā)展。但是，其中仍然存在很多問題，不能滿足現(xiàn)代化管理的要求。所以，如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中的重要任務(wù)。

一、我國企業(yè)中人事檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)人事檔案管理模式的單一性與企業(yè)職工層次多樣性不相符。在我國的企業(yè)人事檔案管理中，職工檔案的存放和管理是由具有專門檔案管理能力的企業(yè)或是企業(yè)的上級主管部門來管理的，這些部門都是被政府認(rèn)可的。這種管理模式被稱為封閉式的管理模式，它比較適用于本單位人員，檔案的組成比較單一，涉及的范圍較小，具有很強(qiáng)的保密性。但是，隨著市場經(jīng)濟(jì)帶發(fā)展，體制改革的不斷深入，使企業(yè)類型多樣化。這些企業(yè)中，既有董事會領(lǐng)導(dǎo)，又有聘任經(jīng)理的中層管理人員，在國企中，還有黨委組織部門直接任命的領(lǐng)導(dǎo)。這些領(lǐng)導(dǎo)層次的不同要求有新的人事檔案管理模式與之相適應(yīng)。當(dāng)前這種集中統(tǒng)一，分級管理的方法已經(jīng)不能滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，束縛了企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）企業(yè)人事檔案中的信息不全面。人事檔案是對個人成長的詳細(xì)記錄，體現(xiàn)了一個人的生活經(jīng)歷和工作狀況。在當(dāng)前的許多企業(yè)，特別是國企中，雖然建立了人事檔案管理制度，但是還不夠完善。當(dāng)前的人事檔案中，包括了個人的履歷材料，考核材料，學(xué)歷狀況，政審材料，獎勵，處分材料等。企業(yè)存在的基本目的就是發(fā)揮員工的最大創(chuàng)造力，使經(jīng)濟(jì)利益最大化，但是在國企中，機(jī)關(guān)干部的做法與這個目的存在著很大的差別。因此，在企業(yè)人事檔案中，應(yīng)該進(jìn)行不斷的完善。企業(yè)可以根據(jù)自身的需求，增加信用報告等信息。對于老牌的國企，由于原有的人事管理較為落后，很多老員工的信息不全，而中間很多信息都無從查詢，致使在辦理退休審批時會出現(xiàn)很多問題。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。尤其是對于在沒有實行個人繳納養(yǎng)老保險費之前的參加工作的職工，在退休審批時勞動和社會保障部門只掌握每一個職工的實際繳費情況，無法了解每一個職工的視同繳費情況，視同繳費年限的認(rèn)定只能依據(jù)職工個人人事檔案材料中的原始記載。這就要求檔案材料必須真實、有效，也促使單位做好人事檔案的收集、整理和鑒別工作，從而避免發(fā)生因檔案材料不完整造成的職工視同繳費年限認(rèn)定誤差。

（三）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備陳舊。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國已經(jīng)步入信息化時代。當(dāng)前很多企業(yè)因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的不重視，使得現(xiàn)在企業(yè)中的人事檔案管理的設(shè)備還處于最為基礎(chǔ)的階段，有些單位甚至還在使用手寫紙質(zhì)的方式記錄人事檔案，有的使用著較為陳舊的計算機(jī)，人事檔案管理系統(tǒng)落后，與現(xiàn)代化的人事檔案管理要求不相符合，信息記錄缺乏科學(xué)性，進(jìn)行人力信息查找時過程較為復(fù)雜，使工作人員的缺乏工作積極性，大大降低了企業(yè)人事檔案管理效率。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的對策

（一）進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，實現(xiàn)社會化的企業(yè)人事檔案管理制度。在企業(yè)管理中，人事檔案管理對企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的推動作用。在企業(yè)流動人員不斷增加的情況下，企業(yè)必須適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對自身的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。使用開放的，社會化的方式進(jìn)行檔案管理，從而實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。首先，建立專業(yè)的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)流動人員人事檔案管理力度，在相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，建立專業(yè)的流動人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，正確行使其職能，規(guī)范和明確收費標(biāo)準(zhǔn)。同時，須統(tǒng)一由黨委組織部門，政府人事檔案管理或者其所屬的人才流動服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。對于不符合要求的機(jī)構(gòu)，必須進(jìn)行徹底的清理，杜絕流動人員檔案管理混亂的現(xiàn)象。

（二）完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度。現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理制度要求人事檔案記載的內(nèi)容能夠充分的體現(xiàn)出個人的成長經(jīng)歷和從事的社會活動。既要包括個人的基本信息，也需加入個人的信用情況。傳統(tǒng)的人事檔案管理具有較強(qiáng)的政治色彩，內(nèi)容較為單一，與當(dāng)前時代發(fā)展的要求不相符?，F(xiàn)代企業(yè)人事檔案應(yīng)摒棄這種現(xiàn)象，使其向個性化檔案記錄的方向發(fā)展，能夠有效的體現(xiàn)出人力資源管理的能力和使用效率，將個人的業(yè)務(wù)水平，技術(shù)專長，個人信用，職業(yè)培訓(xùn)，違法等現(xiàn)象都計入到檔案中，并根據(jù)個人的能力和業(yè)績表現(xiàn)對其進(jìn)行綜合考評，使人力資源得到充分的利用。

（三）加大企業(yè)人事管理科技投入，更換陳舊的檔案管理設(shè)備。當(dāng)前，很多企業(yè)因領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理的不重視，致使企業(yè)的人事檔案管理無論在管理模式上，還是管理系統(tǒng)和設(shè)備上都缺少現(xiàn)代化技術(shù)的支持。人事檔案管理使用的設(shè)備比較陳舊，與現(xiàn)代化的管理設(shè)備有很大的差距，不能與現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)相匹配，很多技術(shù)不能應(yīng)用到其中，從而導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)仍然存在復(fù)雜的管理形式，工作效率相對較低。因此，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)提高重視程度，加大人事檔案管理的科技投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和現(xiàn)代化的專業(yè)管理系統(tǒng)，提高企業(yè)人事檔案管理效率。同時，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)先進(jìn)設(shè)備和管理知識，提高工作人員的積極性，從而促進(jìn)企業(yè)人事管理向科學(xué)化，現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)人事檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)部門必須加強(qiáng)對企業(yè)人事檔案管理的重視程度，不斷的完善企業(yè)人事檔案，加大科技投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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[2]任勝云.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案,2012(02).