白 楊

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

關(guān)于加強(qiáng)文書檔案收集工作的探討

白 楊

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文書檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織在開展管理活動中所保存的具有一定價值的文件資料，對于各個團(tuán)體組織單位具有重要的意義。因為文書檔案具有一定的共性，所以在收集整理時便于統(tǒng)一操作，但是由于文書檔案涵蓋的種類較多，覆蓋范圍較大，所以也為檔案資料的收集工作帶來了一定的難度。加強(qiáng)文書檔案收集工作是事業(yè)單位檔案管理工作中的一項重要內(nèi)容，需要制定完善的管理體系，根據(jù)單位的發(fā)展形勢及時調(diào)整和改進(jìn)工作方法，從而確保文書檔案收集質(zhì)量。

文書檔案；收集與整理；重要性

在事業(yè)單位開展日常工作的過程中，各個組織、機(jī)構(gòu)、個人之間相互聯(lián)系以及處理事務(wù)時，會形成各種文字或者圖表等文件資料，這些文件資料能夠?qū)I(yè)務(wù)處理的過程完整的記錄下來，將這些文件資料進(jìn)行收集整理，最終以文書檔案的形式保存下來，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。檔案信息資料的收集是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以檔案信息資料的收集質(zhì)量直接關(guān)系到文書檔案管理工作的效率。為了更好的開展文書檔案收集工作，需要明確收集工作的主要目標(biāo)和內(nèi)容，然后遵循規(guī)定的程序進(jìn)行收集，以確保文書檔案信息資料收集工作的完整性、全面性和高效性，為文書檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造有利的條件。

一、文書檔案收集工作的重要性

加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案收集工作具有重要的意義，首先，檔案收集是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，只有通過檔案收集才能夠獲取檔案信息資料，為檔案管理工作提供管理的對象，所以在事業(yè)單位各個部門進(jìn)行行政管理以及黨務(wù)管理的過程中所形成的具有一定價值的資料，都會被收集起來以檔案的形式整理保存。其次，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到文書檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案管理工作的對象就是收集工作所獲取的各種信息資料，所以檔案收集工作是衡量一個單位檔案管理工作水平的重要依據(jù)。在檔案收集環(huán)節(jié)，收集到的信息資料越完整、全面且具有很強(qiáng)的價值，就為檔案管理后續(xù)工作的開展提供了有利的條件，有利于對檔案信息資源的開發(fā)利用，而如果收集工作的鑒選不當(dāng)或者不完整，就會為檔案管理工作的開展帶來很大的難度，所以檔案收集工作至關(guān)重要。

二、文書檔案收集工作的內(nèi)容

文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國家的規(guī)定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個人手中的文書檔案集中到檔案，實行集中統(tǒng)一管理的工作。在大多數(shù)單位尤其是黨政機(jī)關(guān)，公文是文書檔案的主要來源。通常，公文在辦理完畢后，經(jīng)過初步整理，履行必要的手續(xù)移交到檔案部門便成為文書檔案。因此，接收歸檔文件是文書文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了使具有保存價值的文件材料都能在檔案室集中保管，檔案部門在開展收集工作時，首先要制定文書檔案的歸檔制度，對歸檔文件的范圍、歸檔時間和歸檔要求作出明確規(guī)定。需要強(qiáng)調(diào)的是，為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時，要增強(qiáng)收集工作的針對性，要按照國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實際，將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動的文件材料列為收集重點。

三、文書檔案收集工作的要求

（一）保證歸檔文件材料的完整性

因為檔案收集工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，所以一定要保證檔案收集資料的完整性、真實性、全面性。因為文書檔案的信息資料比較分散，有時一套完整的文件材料需要通過很多個環(huán)節(jié)才能夠收集完整，比如一套完整的公文需要每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，只有將對應(yīng)的文件材料收集齊全才能夠算是一套完整的文書文件材料，才能夠成為文書檔案收集的對象。同時還要注意文件材料的種類、份數(shù)、頁數(shù)等，都要經(jīng)過認(rèn)真的核對，保證其完整性。而在文書檔案收集的過程中，一定要保證文件材料的真實性和客觀性，能夠真實的反映出事件的過程，以便為后期的研究利用提供有價值的信息。因為文書檔案管理工作是一項長久性的工作，所以在檔案資料收集的過程中，還應(yīng)該考慮到其是否便于長期保存的特性，所以應(yīng)該以適宜的方式進(jìn)行收集整理，為后續(xù)工作的開展提供有利的條件。

（二）保證歸檔文件材料的質(zhì)量

每個單位在日常工作中會形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

（三）加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

檔案收集工作實際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動、管理和使用等方面的信息。特別是對業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點，確保歸檔文件齊全完整。

四、結(jié)束語

文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，其是在事業(yè)單位進(jìn)行黨務(wù)、行政管理工作的過程中所形成的具有一定的價值的文件材料，對于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。由于文書材料大多為文字性材料，并且在收集時需要保證材料的完整性，所以需要管理人員嚴(yán)肅認(rèn)真對待。一方面要保證文書檔案收集資料的完整性、客觀性、真實性、全面性，另一方面還要注重收集材料的質(zhì)量，以確保文書檔案管理工作的高效開展，為促進(jìn)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

[1]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理,2016-03-22.

[2]肖存軍.文書檔案收集工作中存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013-10-05.