何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

如何改進(jìn)水利工程檔案管理工作

何曉青

杭州市河道管理總站 浙江杭州 310014

近些年以來，伴隨水利工程實施工作與質(zhì)量管理的持續(xù)規(guī)范，管理手段與管理模式的持續(xù)更新，使水利工程檔案管理的工作質(zhì)量得到了極大的提升。然而，當(dāng)前還是存在有些水利工程檔案的內(nèi)容不全、整理速度慢、質(zhì)量不高、不規(guī)范等問題。對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，不斷的開發(fā)水利工程檔案的信息資源，多形式、多方位、多層次的向社會與水利部門提供利用是實現(xiàn)水利工程檔案工作與檔案自身價值的最主要的目的。因此，認(rèn)真做好水利工程檔案管理工作是非常重要的。所以，針對當(dāng)前的現(xiàn)狀，對改進(jìn)水利工程檔案管理工作提出了有關(guān)的要求。

水利工程；檔案；管理

一、齊抓共管，密切聯(lián)合，建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

想要保證水利工程的檔案規(guī)范、完整、齊全，需要對檔案工作的集中統(tǒng)一管理進(jìn)行強(qiáng)化。我們應(yīng)該遵循統(tǒng)一制度、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，建立一個項目建設(shè)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)。由領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案工作進(jìn)行管理，并且設(shè)立專門的檔案管理員，在各個參加方都指定專門的技術(shù)工作人員為專業(yè)或者兼職的檔案管理員，構(gòu)成完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

二、改變觀念，超前管理

一直以來，我們對工作的范圍與檔案內(nèi)容的理解太過于簡單，而且沒有足夠開闊的思想和持續(xù)創(chuàng)新工作能力，近些年以來，我們已經(jīng)認(rèn)識到檔案工作并不是一個臨時性的工作，所以漸漸開始改變了觀念，并制定了一系列的對策，增強(qiáng)了對水利工程檔案進(jìn)行超前的管理意識。

（一）按照水利工程復(fù)雜性的特征，對檔案收集的渠道進(jìn)行拓寬

從現(xiàn)實看來，建設(shè)水利工程是非常復(fù)雜的，從申報項目一直到工程完工的流程是非常多的。此類工程形成的文件內(nèi)容復(fù)雜、材料觸及面較廣、經(jīng)歷的時間較長、觸及的人員與部門較多，稍不注意就可能會有遺漏。但是小型水利工程大部分的施工要求較急、形成的文件數(shù)量較少、建設(shè)的周期也較短，很難使檔案人員對其做到足夠的重視；再加上施工人員的構(gòu)成較為復(fù)雜，常常導(dǎo)致工程任務(wù)只要一完成，臨時機(jī)構(gòu)就會解散，而且檔案材料也會因此而消失。為了保障檔案資料能夠被完整、齊全的收集，我們應(yīng)該拋棄以前等人把檔案送上門的做法；檔案管理人員首先需要清楚水利工程建設(shè)工作的詳細(xì)操作程序與工作的流程以及分階段的工作安排，并掌握每個階段在工作中需要對各種資料的數(shù)量與內(nèi)容做到心中有數(shù)、形成哪些檔案資料。在此基礎(chǔ)上，采用下面的收集方式：

1、追蹤收集。該種方式對于工程周期較短、形成檔案材料較快的工程比較適用。兼職檔案人員或者檔案人員自動到現(xiàn)場進(jìn)行詢問并且清楚工程進(jìn)展的情況，迅速的掌控著工程信息，并且督促與指導(dǎo)技術(shù)部門有針對性地對檔案資料進(jìn)行收集。這一方式的檔案資料能收集齊全、收集速度快、質(zhì)量也非常高，但需要花費較大物力與人力。

2、分流程的收集。該種方式對建設(shè)周期較長的工程比較適用。對于跨年度的水利工程與大型水利工程，我們需要一直保持和兼職檔案員以及建設(shè)、施工部門的聯(lián)系，迅速掌控工程的進(jìn)展?fàn)顩r，并及時加強(qiáng)催收，盡量防止檔案的初始材料丟失，這樣才可以對工程檔案的完整性、連續(xù)性進(jìn)行保證。

3、強(qiáng)制性的收集。對部分臨時機(jī)構(gòu)較多與人員分散的施工單位，我們應(yīng)該采用收取檔案資料押金的方式。在某項水利工程報建以后，施工單位需要先預(yù)交相對金額的資料押金，一直到工程的最后階段，施工單位把完好無缺的檔案資料移交到檔案部門之后才能夠退回這些押金。該類方式對部分內(nèi)部較復(fù)雜的施工單位有著一定程度的約束力，能夠保障檔案資料不會因為人為因素而丟失。

三、提高檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、加強(qiáng)檔案管理的水平

水利工程檔案有著不可回復(fù)性與“次性”的特點，客觀上對有關(guān)檔案工作人員的素質(zhì)作出了更高的要求。從事水利工程檔案的工作人員，專業(yè)技能與知識通常比普通單位的檔案人員更加的全面，他們不但要對文書檔案非常了解，而且應(yīng)該更加懂科技檔案、懂種類各異的檔案的分類整理、懂和水利工程有聯(lián)系的部分專業(yè)類型的檔案。所以，為了到達(dá)水利工程檔案整理的規(guī)范化要求，需要大量培訓(xùn)所有兼職或者專職檔案管理的人員，講述水利工程建設(shè)工作當(dāng)中會有哪種類型的文件材料形成，有哪部分是屬于擁有保存價值的檔案需要從今以后對其進(jìn)行歸檔，并且講述詳細(xì)的歸檔范圍。

四、經(jīng)過開發(fā)利用檔案的信息，促進(jìn)檔案管理的工作

想要更好地開發(fā)利用檔案的信息，需要把檔案資料的收集、歸檔工作與積累貯存檔案等工作做好，而且其也能促進(jìn)檔案管理的工作。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動的智慧結(jié)晶，通過文件材料的收集歸檔把它轉(zhuǎn)化為檔案的信息資源，而且這些資源又會通過檔案工作者提供給水利工作者運(yùn)用；對那些檔案工作人員而言，只要可以及時的把檔案信息提供給相關(guān)水利工作人員與業(yè)務(wù)部門，讓他們親自體驗到檔案信息中的價值，就可能會促進(jìn)他們更加積極主動地配合相關(guān)檔案部門把建檔的工作做好。最近一些年以來，我們實施了電腦化的管理，及時的把檔案資料輸進(jìn)了電腦，隨時隨地為相關(guān)業(yè)務(wù)部門供應(yīng)更加完整的信息資源，此類檔案信息毫無疑問為我們的水利事業(yè)提供了非常大的幫助。每次，只要業(yè)務(wù)部門的專門技術(shù)人員從運(yùn)用檔案過程中取得信息時候，他們都會更加積極主動的向檔案室歸檔文件材料，因此使工程檔案的完整性得到了保障，促進(jìn)檔案的管理更上一層新臺階。

五、結(jié)束語

總而言之，水利工程檔案管理是加強(qiáng)水利設(shè)施單位檔案管理建設(shè)不可缺少的一個重要方面，在關(guān)鍵時刻可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供可靠的歷史依據(jù)。所以，根據(jù)水利工程檔案管理的特點，改進(jìn)管理現(xiàn)狀，才能從根本上保證水利工程檔案的完整性與安全性。因此，需要對水利工程檔案管理工作不斷進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高管理水平。

[1]財政部.國家檔案局.會計檔案管理辦法[Z].1998.

[2]水利工程檔案管理與發(fā)展.湖南水利水電.2008第4期.王曉莉.

[3]工程建設(shè)項目檔案管理工作存在的問題及對策.治淮.2008年5月.