張 蕾

陜西藝術(shù)職業(yè)學院 710054

試析職業(yè)學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設

張 蕾

陜西藝術(shù)職業(yè)學院 710054

對于職業(yè)學校來說，檔案管理工作是一項非常重要的工作，但是在管理檔案工作的過程中，卻出現(xiàn)了很多問題，如管理模式滯后、管理與查詢效率低等，這就需要職業(yè)學校對檔案的管理進行規(guī)范化創(chuàng)新以及信息化的建設。故本文將從檔案管理對于職業(yè)學?？梢园l(fā)揮的作用以及職業(yè)學校檔案管理中出現(xiàn)的問題入手展開分析，在此基礎(chǔ)上對職業(yè)學校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設展開較為深入的探討。

職業(yè)學校；檔案管理；規(guī)范創(chuàng)新；信息化建設

職業(yè)學校檔案指的是在職業(yè)學校中，教師職工和學生進行教學管理活動以及教育活動中形成的，用文字記錄的方式來表現(xiàn)其具有的參考價值和保存價值。所以學校的檔案管理工作對于學校的教學以及教研活動和教育都有著很大的作用。然而隨著時代的發(fā)展，科學的進步，以往檔案管理的模式與方法所存在的弊端也日益凸顯，這就需要職業(yè)學校與時俱進，利用科學的方法對檔案管理的模式進行信息化建設和規(guī)范創(chuàng)新。

一、檔案管理對于職業(yè)學校的影響

(一）可以推動職業(yè)學校的優(yōu)良校風。職業(yè)學校的檔案管理主要是對學校教師的教學能力、學生的學習成績以及大家的品德作風進行明確記錄，是對他們平時工作學習表現(xiàn)的重要書面憑證，能夠促使他們主動地遵守校規(guī)，養(yǎng)成正確積極的學習工作態(tài)度，確定明確的教學方向和學習規(guī)劃，形成健康的學習工作習慣，從而形成優(yōu)良的職業(yè)學校校風。

（二）可以為職業(yè)學校的發(fā)展提供信息依據(jù)。因為檔案中主要是對教職工和學生的真實情況進行記錄，所以擁有很多真實可靠的信息，而這些信息對于職業(yè)學校的發(fā)展可以提供真實的文字保障，所以應該對檔案進行加強管理，確保這些資料數(shù)據(jù)信息的真實性。

二、職業(yè)學校檔案管理存在的現(xiàn)狀

（一）職業(yè)學校相關(guān)領(lǐng)導負責人對于檔案管理不夠重視。在時代的發(fā)展和經(jīng)濟建設的加快中，職業(yè)學校的領(lǐng)導人還沒有意識到檔案管理的重要性，大部分檔案管理的負責人沒有意識到檔案管理的信息化建設可以為檔案管理帶來更多的便捷性，也沒有對檔案管理進行前景規(guī)劃。雖然在很多職業(yè)學校中雖然已經(jīng)知道了檔案管理的重要性，但是卻還沒有意識到信息化在職業(yè)管理中的重要性，沒有制定具體的規(guī)劃，沒有明確的目標，還處于比較盲目的階段。檔案管理工作目前還比較混亂，沒有充分利用信息化對其進行管理，管理人員的思想還比較落后，互相之間缺乏溝通，所以沒有實行檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新的觀念。

（二）職業(yè)學校檔案管理的人員專業(yè)素質(zhì)偏低。從目前職業(yè)學校的檔案管理需要的人才來看，應該是得具備信息處理和檔案規(guī)劃處理方面的人才，但是目前大部分職業(yè)學校的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低于應該需要的人才標準，人才的缺乏從根源上阻礙了職業(yè)學校檔案管理的信息化和先進科學技術(shù)對于學校檔案管理運行的發(fā)展。

（三）職業(yè)學校的基礎(chǔ)設施不足，硬件設施差。因為我國教育現(xiàn)在對于檔案管理不夠重視，所以很多學校沒有足夠的經(jīng)費來購買相應的硬件設施，從目前我國發(fā)展教育的現(xiàn)狀來看，基本上沒有學校可以做到學校與學校之間檔案互相查閱的檔案系統(tǒng)。因為檔案系統(tǒng)沒有規(guī)范性，所以檔案的信息不能相通。而且在很多職業(yè)學校中，管理員使用的管理軟件不一樣，這也阻礙著檔案系統(tǒng)的互通性。所以這些問題都不利于實現(xiàn)檔案信息化管理和規(guī)范性創(chuàng)新的發(fā)展。

三、怎樣改善檔案管理中的問題

（一）加強對于學校檔案的管理。對于加大對職業(yè)學校檔案管理的改善，首先得從資金方面著手，因為大部分職業(yè)學校對于檔案管理的硬件設施不重視，缺乏信息化管理，所以需要資金來改變硬件設施缺乏的現(xiàn)狀。而且當系統(tǒng)出現(xiàn)問題需要維修時，就需要相關(guān)的技術(shù)人員來處理，這就產(chǎn)生了一定的費用。作為學校的管理層，為了檔案管理的便捷性，應該與有關(guān)部門進行一定的協(xié)調(diào)溝通，在政策上為檔案管理者提供方便，使得檔案管理的信息化和規(guī)范創(chuàng)新得到更好發(fā)展，而且還要對檔案管理后期進行科學的計劃，使之能夠更加方便快捷地提高工作效率。

（二）對于職業(yè)學校的檔案管理進行信息化體系建設。在對職業(yè)學校進行檔案管理信息化建設中，需要對檔案管理有影響的各種因素進行不斷地改進和管理，保證檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新和信息化穩(wěn)定發(fā)展。所以在檔案管理系統(tǒng)中，要改變原有的陳舊觀念，傳統(tǒng)的檔案管理思想意識，積極地完善檔案管理的信息系統(tǒng)，以此來適應時代的變化和面臨的現(xiàn)實狀況。

（三）對于檔案管理團隊隊伍的建設加強。在經(jīng)濟全球化和競爭日漸激烈的時代，信息化已經(jīng)成為了現(xiàn)在世界不可缺少的元素，它給人們帶來了更加方便快捷的生活工作方式，所以檔案管理者應該跟隨世界發(fā)展的腳步，利用信息化來管理檔案，而且在管理檔案的過程中，必須使用科學可行的管理方法，應該具有實際操作能力和創(chuàng)新能力，能熟練操作檔案管理系統(tǒng)，成為一個復合型的創(chuàng)新技術(shù)管理人員。檔案管理員在提升自己工作領(lǐng)域的操作技能水平之外，還應該注意利用信息化的技術(shù)，樹立長遠的信息化建設的目標，使得檔案管理員同時提升軟硬件方面的能力，還能掌握檔案管理領(lǐng)域先進的硬件設施，進而提高自己的專業(yè)水平和綜合能力。使其能更方便快捷地掌握對檔案管理的軟件技術(shù)，優(yōu)化對檔案管理的處理方式，提高對檔案管理的處理效果，同時還應該適應一些全新的觀念，比如開放意識，創(chuàng)新意識，科技意識，檔案工作的信息和系統(tǒng)意識，形成對檔案管理創(chuàng)新的工作觀念。

四、結(jié)束語

在發(fā)展職業(yè)學校檔案管理的過程中，因為檔案管理對于職業(yè)學校發(fā)展具有重要的意義，所以要看清時代的變化和發(fā)展趨勢，認識到以前老舊的思想和所存在的錯誤，對硬件軟件設施進行加強，對檔案管理人員進行調(diào)整，最好選擇專業(yè)化的技術(shù)人員進行檔案管理，然后有關(guān)部門頒發(fā)相關(guān)政策使得檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新變得更便捷，還有就是轉(zhuǎn)變我國相關(guān)部門和職業(yè)學校負責人的觀念，強調(diào)信息化管理，采取有效的方法進行多方位管理，提升檔案管理信息化和規(guī)范創(chuàng)新的可行性以及它的有效性。希望這篇論文可以引起相關(guān)人士的重視，從而提高檔案管理在職業(yè)學校的重視程度，為職業(yè)學校的發(fā)展奠定一定基礎(chǔ)。

[1]徐立.實現(xiàn)中職學校檔案管理規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設的方法[J].才智,2013,(29):136-136.