顏麗娟

新時期高校學(xué)生檔案管理改革初探

顏麗娟1、2

高校檔案是記錄學(xué)生在校生活及學(xué)習(xí)情況的重要內(nèi)容，需要保證其管理過程中的完整性。隨著教學(xué)改革的不斷深入，高校的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，隨之出現(xiàn)了許多的問題，為了適應(yīng)新時期對學(xué)生檔案的要求，需要切實(shí)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理改革。筆者就對新時期高校學(xué)生檔案管理改革存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了改善措施。

高校檔案管理 存在問題 改革措施

一、新時期高校學(xué)生檔案管理改革存在的問題

（一）學(xué)生檔案信息含量不齊全

就我國當(dāng)前大部分高校學(xué)生檔案管理情況來看，很多學(xué)生檔案都未能進(jìn)行科學(xué)有效的管理，在檔案管理過程中僅僅將材料歸類，未能進(jìn)行有效保存。針對學(xué)生政治表現(xiàn)的入黨申請書、政審材料、畢業(yè)鑒定、學(xué)籍材料、學(xué)位或?qū)W歷證明、學(xué)生體檢表等等都屬于學(xué)生檔案的一部分［1］。新時期下，高校教育制度不斷改革，很多檔案信息含量都不齊全，很多高校在檔案管理過程中過于突出政治材料與成績，缺少個性化內(nèi)容，這樣一來，對于學(xué)生的綜合素質(zhì)就無法通過學(xué)生檔案得到反饋。

（二）學(xué)生檔案信息缺失、失真

隨著各高校的不斷擴(kuò)招，學(xué)生數(shù)量大幅度增加，這對學(xué)生檔案的管理增加了難度。很多高校都實(shí)行網(wǎng)上招生政策，這樣一來，很多學(xué)生原始的紙質(zhì)檔案就無法得到保存，造成部分學(xué)生檔案資料缺失。此外，還有一部分學(xué)生在高中階段的檔案管理就存在缺漏，使得高校在進(jìn)行檔案整理時就存在很大的難度，無法全面地了解學(xué)生的整體情況，這對后期學(xué)生的各方面培養(yǎng)都造成了一定的阻礙［1］。由于學(xué)生檔案信息缺失或是失真，學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)生活以及后期畢業(yè)工作都會受到一定的限制，因此需要切實(shí)改善學(xué)生檔案信息缺失或失真的問題。

高校對學(xué)生檔案的收集不完整也是造成檔案管理信息失真的問題之一。通常情況下，高校的學(xué)生檔案收集與管理工作都是由各學(xué)院自行負(fù)責(zé)，學(xué)校缺乏統(tǒng)一的學(xué)生檔案管理制度，而不同學(xué)院學(xué)生檔案管理的制度不同也在一定程度上影響了學(xué)校整體檔案的統(tǒng)一性，在資料收集不完全的情況下，學(xué)生檔案就失去了原本的真實(shí)性，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作存在較大的問題。

（三）學(xué)生檔案管理手段落后

很多高校的學(xué)生檔案管理手段都比較落后，仍然沿用紙質(zhì)檔案管理方法，這在很大程度上限制了學(xué)生檔案管理的效率［2］。傳統(tǒng)手寫式的紙質(zhì)性檔案很容易出現(xiàn)字跡模糊的問題，且存放時間長就會引起紙張的破損，這在很大程度上增加了檔案管理的難度，因此，需要切實(shí)改進(jìn)學(xué)生檔案管理的手段，利用現(xiàn)階段的科學(xué)技術(shù)采用網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式。

二、新時期高校學(xué)生檔案管理改革的建議

（一）提高高校檔案管理意識

學(xué)生的檔案直接關(guān)系到學(xué)生的畢業(yè)與未來就業(yè)的原始文件記錄，其完整性與真實(shí)性是極為重要的。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)需要提高檔案管理意識，健全檔案管理機(jī)構(gòu)，完善檔案管理制度。加強(qiáng)學(xué)生檔案管理的宣傳力度，使教師與學(xué)生都能了解到檔案管理工作的重要意義，提高對檔案管理的重視程度，確保檔案管理工作的規(guī)范有效。

（二）轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案的管理模式

在新時期背景下，社會對人才的需求也在不斷變化，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理服務(wù)范圍相對較小，檔案管理部門只是被動提供服務(wù)，在檔案信息服務(wù)及功能等方面的認(rèn)識上存在很大的不足，為了適應(yīng)新時期下教育改革與社會發(fā)展的需要，高校需要結(jié)合實(shí)際情況轉(zhuǎn)變學(xué)生檔案的管理模式。當(dāng)前的學(xué)生檔案管理工作需要從人才的培養(yǎng)目標(biāo)及學(xué)生未來就業(yè)的角度出發(fā)，充分發(fā)揮檔案管理的社會職能，切實(shí)提高學(xué)生檔案管理的服務(wù)水平［1］。在信息時代，高校學(xué)生檔案管理也需要適應(yīng)新時期的要求，將檔案管理工作信息化，以提高檔案管理的效率。

（三）學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

隨著信息技術(shù)的普及與發(fā)展，高校錄取到畢業(yè)的整個過程都珠江向著網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。高校需要積極推廣電子檔案的使用，通過網(wǎng)絡(luò)化管理提高學(xué)生檔案管理的效率，計算機(jī)作為檔案管理的核心，需要充分發(fā)揮自身的高效自動化，按照相應(yīng)的計劃，對學(xué)生檔案信息分類歸檔［2］。同時，數(shù)字化管理的推廣也促進(jìn)了信息搜索的便捷性提高，通過數(shù)字化管理，學(xué)生檔案信息可以得到科學(xué)有效的利用。

（四）充分開發(fā)利用學(xué)生檔案資源

學(xué)生檔案管理的根本目的在于充分開發(fā)利用檔案，發(fā)揮檔案應(yīng)用的價值與作用。只有確保學(xué)生檔案的完善，才可以真正發(fā)揮檔案的價值，為社會提供服務(wù)。檔案管理過程中需要充分考慮多方面的因素，包括政治文化背景、現(xiàn)階段的社會文化等等，結(jié)合實(shí)際開展檔案管理工作，這樣才可以確保檔案管理的高效性與完整性。

三、結(jié)語

學(xué)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活和社會實(shí)踐的情況，是人力資源的重要參考依據(jù)，具有重要的參考價值。因此，高校的學(xué)生檔案管理作為高校管理的重要組成部分需要給予充足的重視。高校在進(jìn)行學(xué)生檔案管理時需要對學(xué)生的在校情況做出完整記錄，保證檔案信息收集、歸檔等各環(huán)節(jié)的科學(xué)有效，只有從多個方面加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，才可以確保學(xué)生檔案管理的完善，才可以保證學(xué)生檔案發(fā)揮其真正的價值。

［1］邴如全.淺析新時期高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策［J］.甘肅廣播電視大學(xué)學(xué)報，2012（02）：78～79.

［2］尹晶華，姜秀華.改革高校學(xué)生檔案管理的方案及展望［J］.吉林省教育學(xué)院學(xué)報（中旬），2013（10）：109～110.

（作者單位：1.齊齊哈爾市農(nóng)民科技培訓(xùn)中心；2.齊齊哈爾市成人農(nóng)業(yè)中等專業(yè)學(xué)校）