胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心 黑龍江哈爾濱 150036

如何做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作

胡桂萍

黑龍江省殘疾人康復(fù)中心 黑龍江哈爾濱 150036

檔案種類較多，而且涉及的領(lǐng)域較廣，內(nèi)容十分繁瑣，因此需要做好檔案管理基礎(chǔ)工作，并充分認(rèn)識(shí)到檔案管理基本工作對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的重要性。殘疾兒童作為弱勢(shì)群體，為了能夠更好的開(kāi)展殘疾兒童救助工作，需要做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，通過(guò)對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，進(jìn)一步對(duì)殘疾兒童的基本生活保障和福利服務(wù)進(jìn)行完善，使其成為殘疾兒童合法權(quán)益得以保障的重要依據(jù)。

殘疾兒童；檔案管理基礎(chǔ)工作；現(xiàn)狀；措施

為了能夠更好的規(guī)范殘疾兒童檔案管理工作，需要從基本工作抓起，檔案管理人員要從日?；A(chǔ)工作入手，及時(shí)對(duì)工作中存在的不足之處進(jìn)行補(bǔ)充，強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作，以此來(lái)有效的提高殘疾兒童檔案工作的質(zhì)量和效率，為殘疾兒童檔案工作的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)，使其成為保障殘疾兒童合法權(quán)益的重要依據(jù)。

一、高度重視，加強(qiáng)組織管理

殘疾兒童檔案工作需要給予充分的重視，并將其納入到重要的工作日程上來(lái)，進(jìn)一步做好殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作，從思想認(rèn)識(shí)、到人員及組織等各個(gè)方面都要到位，做好檔案收集工作，對(duì)檔案歸檔范圍和保管期限進(jìn)行明確。歸檔范圍包括殘疾兒童的出生年月、性別、體驗(yàn)表、父母相關(guān)的信息，同時(shí)殘疾兒童康復(fù)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種資料也應(yīng)納到歸檔范圍。

二、殘疾兒童檔案管理的規(guī)范化

首先，需要做好殘疾兒童檔案收集工作，利用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋來(lái)對(duì)采集到的檔案信息進(jìn)行包裝和密封，而且在對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行調(diào)集時(shí)，要有相關(guān)的憑證作為依據(jù)，檔案要具有統(tǒng)一的格式，收集的檔案要確保操作步驟的規(guī)范化。

其次，殘疾兒童檔案整理和歸類工作需要由專門的檔案管理人員進(jìn)行，可以采用編碼形式來(lái)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理和歸類，以此來(lái)提高檔案管理的有序化，為檔案查找效率的提高奠定良好的基礎(chǔ)。

最后，在對(duì)殘疾兒童檔案進(jìn)行保管過(guò)程中，需要保證檔案室環(huán)境的適宜性，不僅要具備良好的通風(fēng)，而且進(jìn)行除灰處理，控制好檔案室內(nèi)空氣的溫度和濕度，保證檔案信息資源的安全。

三、加強(qiáng)對(duì)殘疾兒童檔案形成過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查

殘疾兒童檔案文件形成時(shí)，在嚴(yán)格對(duì)殘疾兒童申請(qǐng)、入戶調(diào)查等過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行審核，確保所收集到的檔案資料的真實(shí)性和齊全性。檔案管理人員要定期和不定期對(duì)檔案文件形成的過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，控制好檔案形成過(guò)程中的質(zhì)量。不僅在確保檔案文件資料的齊全性和完整性，同時(shí)還要確保文件材料的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保案卷質(zhì)量的全面提高，這對(duì)檔案后期的整理、加工和利用會(huì)帶來(lái)積極的促進(jìn)作用。目前在相關(guān)部門和單位中，文字資料形成過(guò)程中和檔案管理工作存在相互脫節(jié)的問(wèn)題，兩者各自為政，彼此分割，這對(duì)檔案管理工作帶來(lái)了不利影響。文件資料形成過(guò)程中和檔案管理工作相互關(guān)聯(lián)，具有不可分割性，檔案管理人員需要參與到殘疾兒童相關(guān)文件資料形成的整個(gè)過(guò)程，同時(shí)檔案人員還要積極參與到單位各項(xiàng)行政及業(yè)務(wù)活動(dòng)中，對(duì)工作的內(nèi)涵進(jìn)行了解和掌握，并在工作中做好指導(dǎo)工作，使相關(guān)人員在書寫文件資料時(shí)要嚴(yán)格按照規(guī)范的要求進(jìn)行，為檔案編輯加工工作提供更多的便利條件。對(duì)于各科室形成的文件資料要積極主動(dòng)收集，確保歸檔材料的齊全性和完整性，為檔案后期的加工利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、完善檔案管理設(shè)施

檔案管理工作效率會(huì)受到檔案管理設(shè)備的直接影響，殘疾兒童檔案的管理也是一樣的。目前，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化信息管理的模式前進(jìn)，這不僅能提高檔案的安全性，同時(shí)也避免紙質(zhì)檔案的過(guò)渡消耗，并且相比傳統(tǒng)的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，應(yīng)緊緊貼近時(shí)代潮流，引入最新的管理方法與設(shè)備，配備檔案現(xiàn)代化管理所需要的各種設(shè)施，加大檔案管理設(shè)施的投入力度，培養(yǎng)檔案管理人員努力提高自身的操作能力，并使其能夠熟練的對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用，使檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)到的理論知識(shí)與實(shí)際工作有效的聯(lián)系起來(lái)，從而進(jìn)一步提高殘疾兒童檔案管理基礎(chǔ)工作的效率。

五、建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

殘疾兒童檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，就必須建立檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，因此，在實(shí)際工作中，需要進(jìn)一步改進(jìn)和規(guī)范計(jì)算機(jī)條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息化管理的需要。依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)。在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

在電子檔案使用過(guò)程中，應(yīng)注意到電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。同時(shí)還要重視電子檔案的真實(shí)性。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。另外，電子檔案的法律效力問(wèn)題也不容忽視，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

六、結(jié)束語(yǔ)

殘疾兒童作為弱勢(shì)群體，受到全社會(huì)的普遍關(guān)注，因此需要做好殘疾兒童檔案管理基本工作，特雖是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，更需要根據(jù)殘疾兒童檔案自身的特點(diǎn)，進(jìn)一步對(duì)殘疾兒童檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，充分的利用各種先進(jìn)的技術(shù)來(lái)加快推動(dòng)殘疾兒童檔案信息化建設(shè)，更好的實(shí)現(xiàn)殘疾兒童檔案的重要價(jià)值，有效的保障殘疾兒童的合法權(quán)益，使全社會(huì)能夠更關(guān)心弱勢(shì)群體，促進(jìn)和諧社會(huì)的建設(shè)。

［1］閆亞平，高建軍.孤殘兒童檔案建立及規(guī)范化管理［J］.陜西檔案，2012，02：38-39.

［2］馮潔嫣兒童福利院孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理［J］.上海檔案，2010-10-15.

［3］曹霞.殘疾兒童康復(fù)訓(xùn)練檔案的形成與管理［J］.檔案與建設(shè)，2015-10-15.