趙明輝

山東青州市老年大學(xué) 262500

老年大學(xué)的文書檔案管理工作探討

趙明輝

山東青州市老年大學(xué) 262500

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們生活質(zhì)量的不斷提高。因此人們對文書檔案管理的要求也越來越高。在老年大學(xué)中，文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率對老年大學(xué)的辦學(xué)效益有著重要的影響。本文對我國當(dāng)前老年大學(xué)中文書檔案管理工作存在的問題進(jìn)行了探討，并針對存在的問題提出相應(yīng)的措施，希望對提高我國老年大學(xué)文書檔案管理工作具有借鑒意義。

老年大學(xué)；文書檔案管理；問題；策略

在學(xué)校各種類檔案中，文書檔案是最為重要的檔案。因此，做好文書檔案管理工作能夠有效的發(fā)揮檔案利用價(jià)值，為檔案使用者帶來方便，為其檔案檢索帶來巨大幫助。特別是老年大學(xué)，其文書檔案的管理工作非常值得重視。本文對老年大學(xué)文書檔案管理工作進(jìn)行探究。

一、我國老年大學(xué)文書檔案管理工作中存在的問題

第一，我國老年大學(xué)文書檔案管理制度還不夠完善。目前，很多企事業(yè)單位都沒有對文書檔案管理工作引起高度重視，沒有制定健全和完善的文書檔案管理制度。即使制定了相關(guān)制度，也不具有創(chuàng)新特點(diǎn)，與我國的市場經(jīng)濟(jì)、信息化時(shí)代的國情不符合。主要是因?yàn)槲覈糠謾n案管理人員沒有對文書檔案管理工作不夠重視，其所采取的工作模式還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理墨水，這種模式在一定程度上有著強(qiáng)烈的機(jī)關(guān)檔案管理色彩。這種現(xiàn)象對我國檔案管理的制度化、規(guī)劃化以及科學(xué)化建設(shè)非常不利，因此必須要做好對老年大學(xué)文書檔案管理制度的創(chuàng)新。

第二，我國老年大學(xué)文書檔案管理工作人員積極性不高。經(jīng)過調(diào)查顯示，我國很多文書檔案管理工作人員積極性不高，在具體工作中責(zé)任性不高，缺乏對檔案管理的意識。另外，文書檔案管理需要較強(qiáng)的專業(yè)知識，部分工作人員并非出自檔案管理相關(guān)專業(yè)，只是臨時(shí)調(diào)用而來。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理工作非常簡單，只要初中學(xué)歷即可勝任，導(dǎo)致了在文書立卷的過程中出現(xiàn)了太多的不規(guī)范情況，在工作方法和工作質(zhì)量上都難以達(dá)到相關(guān)要求。在立卷的過程中，部分檔案管理人員對于全宗檔案沒有收集齊全，在對案卷保管期限上的劃分太過混亂。另外，部分檔案管理人員沒有基本的檔案意識，在工作過程中將已經(jīng)完成工作的資料順手扔掉，不仔細(xì)保存。除此之外，部分檔案工作人員認(rèn)為檔案收集是檔案室的工作，與自己沒關(guān)系，因此忽略對其的重視。

第三，我國老年大學(xué)文書檔案管理工作沒有較強(qiáng)的水平。在信息化時(shí)代下，將電子信息技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，從而促進(jìn)文書檔案管理工作的高效率、高質(zhì)量。然而在實(shí)際應(yīng)用過程中，部分工作人員在應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)中沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在具體檔案管理實(shí)踐中，通用性不夠，其標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平不足。一些檔案管理軟件只是立足于檔案專業(yè)流程加以研究，卻沒有考慮到文件和檔案之間的聯(lián)系。特別是我國辦公自動化方式廣泛應(yīng)用之后，檔案管理軟件和OA系統(tǒng)不能有效銜接，從而造成了在歸檔過程中，存在著大量電子文件歸檔處理不準(zhǔn)確、不及時(shí)的情況。

二、加強(qiáng)老年大學(xué)文書檔案管理水平的策略

第一，要提高老年大學(xué)文書檔案管理制度建設(shè)的進(jìn)程，強(qiáng)化檔案管理能力。老年大學(xué)應(yīng)該針對原來的規(guī)章制度，立足于此，從而對原有制度有效的梳理和完善。一方面保證遵循了相關(guān)法律規(guī)定，另一方面，要落實(shí)到文書管理的實(shí)際上來，從而制定好完善健全的規(guī)章制度。針對檔案管理、歸檔統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、檔案鑒定以及文件處理等內(nèi)容都需要加強(qiáng)規(guī)范，保證在操作程序中要求統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、使用統(tǒng)一。將過去的規(guī)章制度中不適宜的規(guī)則進(jìn)行廢除，對相關(guān)制度中不完善的內(nèi)容加以修繕，保證制定出的文書檔案管理制度能夠充分符合實(shí)際。老年人因?yàn)橥砟旯陋?dú)或者需要接觸新領(lǐng)域，想在晚年培養(yǎng)興趣、陶冶情操，希望通過學(xué)籍檔案來記錄自己晚年充實(shí)的生活，教師也希望通過老年人的檔案來發(fā)掘其年輕時(shí)的經(jīng)歷，從而有針對性制定培養(yǎng)計(jì)劃。因此制定好文書檔案管理制度，保證對文書檔案有效管理避免檔案丟失和記錄錯(cuò)誤的情況發(fā)生，為老年人的晚年生活帶來慰藉，也為教師發(fā)揮老人的優(yōu)勢和長處帶來幫助。

第二，要提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)以及工作積極性。首先，學(xué)校要對檔案管理工作的重要性加以重視，對文書檔案管理工作加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，并對文書檔案管理加強(qiáng)宣傳，從而提高文書檔案管理工作人員的工作思想和意識，從而努力收集和管理文件檔案。其次，學(xué)校應(yīng)該提高檔案管理工作人員的工作責(zé)任感，在員工的調(diào)入和變動上嚴(yán)格把關(guān)，落實(shí)好考核工作。通過績效調(diào)整和崗位升遷制度完善的方式來調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。再次，學(xué)校應(yīng)該培養(yǎng)員工的工作熱情，告訴他們文書檔案管理的質(zhì)量對于老人的重要性，從而讓檔案管理人員從情感上落實(shí)工作態(tài)度和作風(fēng)。最后，企業(yè)應(yīng)該對檔案管理人員的素質(zhì)嚴(yán)格把關(guān)，保證檔案管理人員的基本素質(zhì)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。目前信息化時(shí)代下，各項(xiàng)技術(shù)和理念都在快速更新，一旦跟不上時(shí)代潮流，將會面臨淘汰風(fēng)險(xiǎn)。因此，要向檔案管理人員培訓(xùn)新技術(shù)，加強(qiáng)考核，從而提高文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。

第三，采用先進(jìn)手段提高文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著人們對辦公自動化技術(shù)的普遍應(yīng)用。通過OA系統(tǒng)能夠自動完成收文和發(fā)文工作，如果采用過去的管理模式，難以做好文書檔案的管理工作，因此要對傳統(tǒng)的管理模式進(jìn)行改變。首先，要采用適宜的文書檔案管理軟件，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升檔案立卷、整理、編號、存儲、檢索及查閱等工序的效率。應(yīng)用OA系統(tǒng)軟件和檔案管理軟件接口，保證OA系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫連接，把OA系統(tǒng)中的電子文件并入檔案系統(tǒng)。另外，要增加檔案檢索效率，建立多層次、多角度的檔案檢索體系，保證檔案材料的管理和利用能夠系統(tǒng)化、準(zhǔn)確化、迅速化和全面化，從而保證檔案管理的工作效率。為老年人查閱檔案帶來方便。

三、總結(jié)

老年大學(xué)要想落實(shí)好科學(xué)化、制度化和規(guī)范化管理，就必須要對文檔管理制度進(jìn)行完善，提高文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作積極性，采用信息化檔案管理技術(shù)，才能極可能提高文書檔案管理水平，為老年人檔案查閱提供便利，并保證老年人檔案安全。

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