余艷芳

漳州市科技咨詢服務中心 363000

檔案管理現代化的意義及其推進策略

余艷芳

漳州市科技咨詢服務中心 363000

依托現代化檔案管理模式，能夠改變以往檔案管理工作中存在的管理效率低下，難以及時對檔案資源實現收集、整理和歸檔等問題，以便切實推進檔案工作實現信息化，讓公眾開發(fā)、利用檔案資源的訴求得以滿足。為此，本文將就檔案管理現代化的意義展開研究，并對其推進策略進行論述，以供參考。

檔案管理；現代化；信息化

一、引言

在現代信息化技術高速發(fā)展并得以普遍應用的基礎上，信息化管理已經成為檔案管理工作的發(fā)展目標?？梢哉f，依托現代信息技術實現檔案資源信息化管理，將大大提升檔案管理工作的效率，使檔案信息資源得以充分開發(fā)和利用。對于檔案管理部門而言，必須積極更新觀念，實現檔案信息化建設，這是目前檔案部門的重要工作內容之一。

二、檔案管理現代化的意義

在我國社會經濟高速發(fā)展以及各類新型的現代信息技術得以廣泛應用的基礎上，日后的檔案管理工作必然實現信息化建設的轉向。因此，各級檔案部門必須對檔案信息化建設工作的重要性給予高度重視，在人力、物力等方面加大投入。本選題以這一問題的分析為研究切入點，以期為我國各級檔案管理部門的信息化建設提供有益的參考。

（一）是檔案管理發(fā)展的必然途徑

從發(fā)展的角度來看，現代化檔案管理是檔案工作未來發(fā)展的必由之路。受檔案事業(yè)發(fā)展的直接影響，檔案的規(guī)模、數量等處于不斷攀升狀態(tài)，從而使得檔案管理工作面臨諸多的考驗。與此同時，社會公眾對于檔案資源的開發(fā)、利用訴求也對傳統(tǒng)檔案工作提出了更高的要求，公眾期望檔案部門能夠在其有開發(fā)、利用需要時，能夠為其提供所需的檔案資源，以便滿足其檔案開發(fā)、利用訴求。傳統(tǒng)以人工為主的檔案資源收集、整理的方式，難以有效應對現階段檔案工作的實際發(fā)展要求，進而對檔案事業(yè)整體的良性發(fā)展產生阻滯性影響。有鑒于此，各級檔案管理部門應當積極著手進行檔案管理模式的創(chuàng)新。同時，檔案管理部門應當立足于當前信息技術的發(fā)展水平，將各類新型的信息技術應用于檔案管理工作之中，從而使檔案工作步入新的階段。

（二）是社會主義市場經濟對檔案工作的要求

從市場經濟發(fā)展的角度來看，檔案管理工作必須實現現代化轉向。具體而言，作為檔案管理部門必須正視社會經濟發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理工作的創(chuàng)新要求，進而積極制定和出臺與之相匹配的應對策略，使檔案工作實現全新的發(fā)展。從以往檔案管理工作的模式來看，其與現代公眾對檔案資源的開發(fā)、利用訴求存在不小的差距，有鑒于此，檔案部門應當充分依托現代信息技術，使公眾的檔案開發(fā)、利用訴求在最短的時間內得以滿足。因此，實現檔案管理現代化建設，既是我國現代化建設的重要組成部分，同時也決定著我國檔案工作在新時期能否發(fā)揮應有的作用和價值。

三、檔案管理現代化的推進策略

檔案管理現代化推進過程中，要不斷強化檔案管理人員的培訓，注重現代化管理模式的應用，以便提高檔案管理現代化水平。

（一）強化檔案管理人員的培訓

從人力資源建設角度來看，檔案管理工作者所從事的工作為知識管理活動，因此各級檔案管理部門應當注重對檔案管理工作者信息化技術應用能力的培養(yǎng)，通過這樣的方式，使檔案管理人員具備扎實的信息化處理和應用能力。此外，考慮到計算機對數據的高速處理能力，為從業(yè)人員提供了先進的技術手段和管理模式。從檔案資源保管的角度來看，從業(yè)人員應當依托現代化信息存儲技術，盡可能地延長檔案資源的使用壽命，所以，檔案管理從業(yè)人員必須進行自身知識與技能的同步更新和提升。因此，檔案管理工作者應積極提升自身計算機水平，以適應信息技術發(fā)展對傳統(tǒng)檔案管理工作帶來的全新機遇和挑戰(zhàn)。如若不然，則將導致檔案管理工作停滯不前。

（二）注重現代化管理方式的推進

檔案部門應當充分依托現代信息技術，實現檔案管理模式與管理方式的創(chuàng)新，唯有如此，方可切實向檔案管理現代化邁出堅實的一步，進而確保檔案管理工作同當前社會發(fā)展相契合。從以往檔案管理工作的情況來看，個別單位領導長期忽視該項工作，未能創(chuàng)設規(guī)范化的檔案管理制度，因此難以使本單位的檔案工作達到現代社會發(fā)展的內在要求。有鑒于此，各單位應當積極進行檔案工作規(guī)范化建設。另外，部分檔案從業(yè)者未能形成現代化檔案管理意識，在日常工作中因循守舊，進而影響到現代化檔案管理工作建設的進程。作為檔案從業(yè)人員，應當注重管理服務理念的創(chuàng)新，同時從個人職業(yè)發(fā)展層面積極進行現代信息技術手段的學習和應用，并對域外先進國家和地區(qū)的檔案管理工作模式進行大膽的借鑒，這樣一來，將保證現代化檔案管理工作取得預期的成效。

（三）加大投入力度，提高檔案管理現代化水平

受長期以來公眾檔案意識薄弱的影響，傳統(tǒng)的檔案管理工作往往面臨經費不足、管理層重視程度不高等問題，而這些問題的存在，使得檔案資源保管的安全性受到一定程度的影響。經費不足是檔案管理走向現代化的最大問題。 為此，應關心和支持檔案管理現代化工作，給予檔案工作人力、物力、財力保證，培養(yǎng)現代化檔案管理人才，將檔案現代化管理納入到單位的工作計劃并對其進行考核；再次建議各單位要按標準、按要求建設好規(guī)范化的綜合檔案室，加大硬件投入，提升檔案資源保管安全系數。

四、結語

隨著我國社會經濟的高速發(fā)展以及國家綜合國力的提升，各級檔案管理部門必須積極進行工作理念創(chuàng)新，通過現代化信息技術的應用，以及從業(yè)人員電子信息技術應用能力的培養(yǎng)，推動我國檔案管理工作實現現代化發(fā)展。

［1］李艷.淺談檔案管理現代化與信息化［J］.中國管理信息化，2016（14）.

［2］王亞慶.提高檔案管理現代化水平的路徑選擇［J］.西部皮革，2016（14）.

［3］章萍.檔案管理現代化建設探析［J］.紹興文理學院學報（教育版），2016（02）.