喻士榮 欒 斌

漣水縣人民檢察院

論人民檢察院檔案信息化建設過程中存在的問題與解決措施

喻士榮 欒 斌

漣水縣人民檢察院

在信息化時代背景下，對社會各行各業(yè)的信息化建設有較高要求，只有加快信息化建設步伐，才能使行業(yè)發(fā)展與時俱進，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。人民檢察院是我國重要的法律監(jiān)督機關，為維護社會公平與伸張正義發(fā)揮著重要作用。在人民檢察院工作實踐中，產(chǎn)生的檔案信息較多，為信息管理者增加工作難度。加快檔案信息化建設尤為重要。但是，在信息化建設中，存在一定的問題，阻礙檔案信息化建設進程。對此，本文主要分析其問題和提出解決問題的措施。

人民檢察院；檔案信息化建設；問題；解決措施

一、前言

隨著人民檢察院的快速發(fā)展，檔案管理工作越來越發(fā)揮著重要作用。新時期，加快檔案信息化建設，是人民檢察院發(fā)展的必然趨勢，有助于提高檔案管理效率。然而，在人民檢察院檔案信息化建設過程中，存在著一定的問題，直接阻礙檔案信息化發(fā)展進程。因此，有關人員應針對人民檢察院檔案信息化建設中的問題而加強研究，并提出解決問題的有效措施，以推進人民檢察院檔案信息化的建設進程，提高檔案管理效率和彰顯檔案信息價值。

二、人民檢察院檔案信息化建設中的問題

（一）檔案管理不善

人民檢察院在檔案信息化建設中，存在著檔案管理不善的問題，在一定程度上阻礙檔案信息化建設進程。首先，檢察院檔案資源呈現(xiàn)分散管理趨勢。在檢察院辦公自動化發(fā)展中，電子公文逐漸增多，但主要集中在各部門辦公軟件系統(tǒng)中，導致工作者未能及時將其融入檔案管理系統(tǒng)中。長期以往，檔案資源越來越分散，為檔案管理工作增加難度。其次，電子檔案文件雖然具有一定的優(yōu)勢，但由于電子文件具有容易拷貝、篡改等特征，使人民檢察院部分檔案管理者產(chǎn)生不信任心理，仍然對傳統(tǒng)紙質檔案文件有著較多的使用。基于此，阻礙檢察院的檔案信息化建設進程。

（二）檔案管理的基礎工作不到位

人民檢察院在檔案信息化建設中，其基礎工作相對不到位。首先，檔案信息系統(tǒng)是檔案信息化實現(xiàn)的有力保障，但諸多地區(qū)人民檢察院的檔案信息系統(tǒng)建設水平相對較低，難以充分發(fā)揮檔案管理作用。其次，檢察院方面未能針對檔案信息化建設和檔案管理制定完善的制度，導致制度保障缺失。如，在檔案信息化建設初期，檢察院方面必須將傳統(tǒng)紙質卷宗檔案轉化為電子文檔，但在工作實踐中，相關人員未能對卷宗加以有效整理而錄入，導致信息錄入混亂問題較為嚴重。甚至錄入信息后，未能將檔案重新裝訂和妥善保管，造成紙質檔案缺失，可能為后期檔案管理工作增加難度。

（三）未能實現(xiàn)檔案信息的價值

人民檢察院檔案信息化建設實踐中，主要以歸檔制度而開展工作，重視對檔案信息數(shù)據(jù)的采集和收納，而對其利用率十分低，導致檔案信息的價值未能深刻體現(xiàn)。首先，檢察院方面重視對檔案管理部門的組織和管理，未能督促管理者對檔案信息價值的開發(fā)。其次，檢察院檔案管理工作人員雖然能夠明確檔案信息化的服務功能，但未能深入挖掘深層次的信息內容，降低其信息服務能力。由此可見，人民檢察院檔案信息化建設中，未能將檔案信息的價值有效發(fā)揮，與檔案信息化建設的初衷背道而馳。

三、人民檢察院檔案信息化建設的有效措施

（一）設立專門的檔案管理部門

對于人民檢察院而言，檔案信息占據(jù)重要地位，因而必須加強檔案信息的管理。加快檔案信息化建設步伐是人民檢察院發(fā)展的必然趨勢，加大檔案管理力度尤為重要。對此，人民檢察院可設立專門的檔案管理部門，全權負責檔案管理工作。首先，在人民檢察院人才隊伍中抽調骨干人員而組建專門的檔案管理小組，使其領導檔案管理部門工作人員而開展工作，將檔案管理工作提升至發(fā)展戰(zhàn)略的高度。其次，對檔案管理部門給予大力支持，包括資金、技術、人員、時間、組織等方面的保障，為提高檔案管理效率奠定堅實的基礎條件。最后，針對檔案管理部門工作人員而制定一系列規(guī)范性制度，對工作人員的思想行為方式加以正確規(guī)范和引導。

（二）加快檔案信息化基礎設施建設

由于人民檢察院檔案信息化建設是需要長期堅持的工程，所以在其信息化建設中，應為其提供充足的基礎設施保障，而加快檔案信息化基礎設施建設是前提條件。信息系統(tǒng)、數(shù)字化設備是檔案信息化建設的重要要素，能夠滿足人民檢察院內部檔案信息傳輸、共享、交換等需求，對提高檔案管理效率有利。在完善基礎設施過程中，可從兩方面著手：首先，加快檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)建設。在實現(xiàn)檔案信息化建設中，信息網(wǎng)絡系統(tǒng)是基礎保障，通過完善系統(tǒng)，能夠使人民檢察院檔案管理部門工作人員更好開展檔案管理工作，實現(xiàn)整體效益的最大化。其次，為檔案管理部門工作人員提供必要的數(shù)字化設備支持，以推進檔案信息化建設進程。

（三）優(yōu)化檔案信息化處理流程

新時期，人民檢察院雖然處于不斷加強檔案信息化建設中，但其信息化建設水平仍然相對較低，不能適應人民檢察院未來發(fā)展趨勢。尤其在檔案信息化建設初期，相關人員處理檢察檔案時存在諸多不足，阻礙信息化建設。對此，相關人員有必要對檔案信息化處理流程加以優(yōu)化，為檔案信息化建設創(chuàng)造有利條件。首先，在錄入檔案信息之前，相關人員應保持謹慎認真的工作態(tài)度，進行拿取檔案、分類歸納檔案、拆除檔案裝訂等操作，對系列檔案信息加以妥善處理。其次，在錄入檔案信息時，人民檢察院工作者可根據(jù)一份案卷檔案信息量而選擇錄入方式，或獨立存儲，或放置于某一圖像文件中。最后，將紙質檔案重新裝訂，并妥善保存；將電子版檔案信息進行有效歸檔、查驗、注冊，有利于實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)工作的最優(yōu)化。

（四）加強人員培訓

人民檢察院加快檔案信息化建設中，應重視人才的重要性，并針對工作人員而加強必要的培訓活動。首先，加強思想培訓，使檔案管理工作者對檔案信息化給予高度認同和重視。與此同時，將檔案工作人員結構加以合理調整，充分發(fā)揮人才優(yōu)勢。其次，采取分層次培養(yǎng)的方式而開展培訓工作，使培訓工作更具針對性，可對不同對象加以必要的培訓。例如，在檔案信息安全管理中，應對工作者加強信息安全培訓，使其能夠對信息系統(tǒng)采取有效的殺毒措施、防火墻配置等，確保電子案卷檔案的安全性。最后，對檔案管理工作者加強技能培訓，使工作人員能夠對新技術、新設備有著全面的了解和掌握，對推進人民檢察院檔案信息化建設進程發(fā)揮著重要作用。

四、結論

就人民檢察院的檔案信息化建設工作而言，是一項較為系統(tǒng)的、復雜的工程，其涉及內容相對較多，如信息數(shù)據(jù)庫建設、信息資源有序整理、信息資源開發(fā)和利用等，對相關工作人員提出較高的要求。在人民檢察院檔案信息化實踐中，存在諸多問題，如檔案管理不善、基礎工作不到位、未能體現(xiàn)檔案信息價值等，不僅阻礙人民檢察院檔案信息化建設進程，而且對其發(fā)展不利。對此，設立專屬部門、加快基礎設施建設、優(yōu)化檔案信息化處理流程、加強人員培訓等措施能夠有效解決上述問題，推進人民檢察院的持續(xù)發(fā)展。

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